Построение и автоматизация системы внутреннего документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП» в компании ЗАО «ЭКОМЕТ-С»

ОТЗЫВ О ВНЕДРЕНИИ
типовой автоматизированной системы
«1С:Документооборот КОРП»

ЗАО «ЭКОМЕТ-С» осуществляет свою деятельность с 1994 г. и занимается вопросами обращения с твердыми радиоактивными отходами (ТРО), образующимися при эксплуатации предприятий ядерно-топливного и нефтегазового комплекса.
Основным видом деятельности является оказание услуг по переработке и утилизации металлических отходов, загрязненных радиоактивными веществами (МОЗРВ), в целях уменьшения объема ТРО, направляемых на долговременное хранение (захоронение), и возврата металла в промышленность для неограниченного использования.
Другие виды деятельности:
– оказание услуг в области обращения с ТРО с объектов атомной энергетики и промышленности;
– оказание услуг по обращению с производственными отходами с повышенным содержанием природных радионуклидов с объектов нефтегазового комплекса и других неядерных отраслей;
– оказание услуг по транспортированию ТРО;
– реализация программ по выводу из эксплуатации радиационных объектов;
– проведение работ по мониторингу и реабилитации загрязненных территорий.

Требования Заказчика к системе автоматизации сформулированы на основании неполноты данных по договорам:
– ткущая система не позволяла проводить согласование договоров;
– не было возможности отследить взаимосвязи документов по договору;
– не было системного подхода в отработке входящей/исходящей документации;
– имели место сложности с формированием согласованных платежей.
Решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот КОРП» было принято на основании того, что функционал прикладного решения покрывает текущие и актуальные потребности в согласовании различных видов документов, а также хранению документов организации.
Для автоматизации внутреннего документооборота специалисты «Софт-Юнити» предложили
1. по методической части:
– создать регламенты по работе с каждым видом документа;
– разработать требуемые формы отчетности и шаблоны документов;
– написать инструкции, провести обучение;
– разработать права доступа к объектам;
2. по технологической части:
– создать процессы в системе: согласование, поручение, исполнение, ознакомление, комплексные процессы;
– доработать обмен с УПП в части синхронизации контрагентов;
– учет и хранение документов.
В ходе внедрения были выполнены следующие работы:
– консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;;
– продажа выбранных программных продуктов;
– доставка программных продуктов в офис Заказчика;
– установка программного обеспечения на компьютеры Заказчика;
– сбор и анализ требований Заказчика к АС;
– планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
– методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации);
– создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
– техническая реализация специфических особенностей учета и управление в системе автоматизации (адаптация);
– интеграция с другими системами на базе «1С:предприятия»;
– начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
– индивидуальное обучение в офисе Заказчика;
– обучение в группе в офисе Заказчика.
Также в рамках адаптации типового решения в соответствии с требованиями Заказчика были внесены корректировки по:
– форме карточек внутренних документов, связей документов;
– созданию комплексных процессов;
– отработке задач;
– расширению функционала блока «Мои задачи».
В ходе выполнения проекта были автоматизированы следующие участки:
– Учет рабочего времени
– Делопроизводство
– Учет и хранение документов
– Учет и контроль исполнения поручений
– Учет рабочего времени
– Учет договоров
В перспективе – расширение функционала по проектному направлению.

Система принята в эксплуатацию с 1 декабря 2014 года.
Автоматизировано рабочих мест – 30, одновременно работающих пользователей в «тонком» клиенте – 30.
Параметры проекта:
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников: 150.
Число автоматизированных рабочих мест: 30.
Количество документов, обрабатываемых в год: примерно 600 (около 50 в месяц).
Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
Обучение: проводилось индивидуальное и групповое обучение в офисе Заказчика.
Осуществляется ли сопровождение: да.

В рамках дальнейшего сопровождения автоматизированной системы были предприняты следующие шаги:
– оформлен платный договор «1С:ИТС»;
– осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С»;
– по запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы «1С:ИТС ПРОФ»;
– произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru;
– производится обновление платформы и типовых конфигураций «1С:Предприятие», диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий;
– ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий;
– осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами «1С».

Результатами проекта по внедрению «1С:Документооборот КОРП» стали:
1. Сокращение времени на согласование документов, обработку входящей/исходящей документации.
2. Регламентация процессов по внутреннему документообороту.
3. Появление контроля исполнения задач и поручений сотрудников.

Благодарим специалистов компании «Софт-Юнити» за проделанную работу. На всех этапах проекта они продемонстрировали профессионализм и глубокое понимание потребностей Клиента. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Не возражаем против размещения отзыва на сайте фирмы «1С».
Оценка внедренной информационной системы по 5-балльной шкале:
Соответствие потребностям организации
Удобство работы с программой
Оцените качество работы ГК «Софт-Юнити»
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности:

Да Скорее да Скорее нет Нет


Руководитель проекта со стороны Заказчика Руководитель проекта со стороны Исполнителя
Варежкин Вячеслав Владимирович Ростова Елена Валерьевна



Директор по внутреннему контролю
ЗАО «ЭКОМЕТ-С»
Варежкин В.В.

Подпись _________________/ Варежкин В.В.
М.П. «___» ____________________ 2015 года