Постановка системы документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП» в ООО «УК «МКАПИТАЛ»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ОАО «Седьмой континент» (ООО «УК «МКАПИТАЛ») – один из лидеров розничного рынка России. Магазины сети предлагают покупателям широкий ассортимент товаров и услуг высокого качества, гибкую ценовую политику, всегда отвечают требованиям рынка, являясь высокотехнологичными торговыми площадками. В активе компании «Седьмой континент» находятся более 200 объектов недвижимости различного формата. Компания предлагает в аренду торговые и офисные помещения в разных городах России.

На момент обращения в «Софт-Юнити» в организации существовал сложный процесс согласования договоров аренды между подразделениями компании и с собственными клиентами. Документы передавались в бумажном виде либо пересылались по электронной почте. Из-за большого объема документооборота возникали проблемы вследствие потери документов, увеличения времени согласования документов и т.п.

Перед проектной командой «Софт-Юнити» были поставлены следующие задачи:
– автоматизировать бизнес-процесс согласования договоров аренды с использованием системы «1С:Документооборот»;
– организовать единое хранилище электронных версий документов.

Программный продукт «1С:Документооборот КОРП» был выбран, потому что функционал прикладного решения покрывает текущие и актуальные потребности в согласовании различных видов документов, а также хранении документов организации.



Внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» привело к следующим эффектам:
1. Ускорение подготовки договоров аренды и субаренды.
2. Создание единой базы договоров аренды и субаренды.
3. Получение информации о текущем статусе согласования договоров.

Состояние проекта:

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОТЗЫВ О ВНЕДРЕНИИ

ОАО «Седьмой континент» (ООО «УК «МКАПИТАЛ») – один из лидеров розничного рынка России. Магазины сети предлагают покупателям широкий ассортимент товаров и услуг высокого качества, гибкую ценовую политику, всегда отвечают требованиям рынка, являясь высокотехнологичными торговыми площадками. В активе компании «Седьмой континент» находятся более 200 объектов недвижимости различного формата. Компания предлагает в аренду торговые и офисные помещения в разных городах России.

На момент обращения в «Софт-Юнити» в организации существовал сложный процесс согласования договоров аренды между подразделениями компании и с собственными клиентами. Документы передавались в бумажном виде либо пересылались по электронной почте. Из-за большого объема документооборота возникали проблемы вследствие потери документов, увеличения времени согласования документов и т.п.

Перед проектной командой «Софт-Юнити» были поставлены следующие задачи:
– автоматизировать бизнес-процесс согласования договоров аренды с использованием системы «1С:Документооборот»;
– организовать единое хранилище электронных версий документов.

Совместно со специалистами ООО «Софт-Юнити» в ООО «УК «МКАПИТАЛ» выполнена автоматизация процесса согласования договоров аренды с помощью программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 1.3».

В рамках проекта были выполнены следующие работы:
1. Обследование процесса согласования договоров.
2. Настройка обмена данными с основной информационной базой учета договоров аренды «1С:Аренда и управление недвижимостью + 1С:Бухгалтерия редакция 3.0».
3. Уточнение изменений бизнес-процесса согласования договоров, составление более точного регламента согласования.
4. Настройка и доработка конфигурации, необходимые для автоматизации процесса.
5. Обучение ключевых пользователей, подготовка пользовательских инструкций.
6. Первоначальный перенос справочников, настройка прав доступа.
7. Запуск системы в промышленную эксплуатацию.

В рамках проекта с помощью системы «1С:Документооборот 8 КОРП» было автоматизировано 75 рабочих мест.

Внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» привело к следующим эффектам:
1. Ускорение подготовки договоров аренды и субаренды.
2. Создание единой базы договоров аренды и субаренды.
3. Получение информации о текущем статусе согласования договоров.

В дальнейшем руководство ООО «УК «МКАПИТАЛ» планирует сотрудничать со специалистами ООО «Софт-Юнити» по сопровождению и расширению функционала внедренной системы, более тесной интеграции с другими информационными системами.

Благодарим компанию «Софт-Юнити» за проделанную работу. Специалисты компании на всех этапах проекта продемонстрировали профессионализм и глубокое понимание потребностей Клиента. Не возражаем против размещения отзыва на сайте фирмы «1С».
Оценка внедренной информационной системы по 5-балльной шкале:

Соответствие потребностям организации
Удобство работы с программой
Оцените качество работы ГК «Софт-Юнити»
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности:

Да Скорее да Скорее нет Нет



Руководитель проекта со стороны Заказчика: Солодчук Александр Степанович
Руководитель проекта со стороны Исполнителя: Пасечник Григорий Михайлович
Менеджер по коммуникациям со стороны Исполнителя: Калашников Денис Андреевич


Генеральный директор
ООО «УК «Мкапитал» Поляков О.В.

Дата Подпись
МП