Автоматизация учета договоров в УФПС Липецкой области филиала ФГУП «Почта России» с помощью программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Управление Федеральной Почтовой Связи Липецкой области - филиал ФГУП "Почта России" в своем составе насчитывает 549 объектов почтовой связи, в том числе 13 почтамтов, 522 стационарных отделения почтовой связи. Услугами почтовой связи охвачены все населенные пункты Липецкой области

Основная задача проекта – повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам. Для этого в ходе проекта внедрена система электронного документооборота (СЭД) с установкой рабочих мест у руководителей, секретарей, в юридической службе и ответственных за документооборот в подразделениях.
Основные цели внедрения СЭД: обеспечение контроля документов и поручений, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

Выбор продукта:
"1С:Документооборот" – популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем. Использование системы для ведения бухгалтерского учета на базе "1С" послужили дополнительными аргументами в пользу выбора системы "1С:Документооборот".

Организация работы:
Для учета контрагентов и договоров использовалась система 1С:Бухгалтерия 7.7. При начале работы данные по контрагентам и договорам были перенесены в 1С:Документооборот 8. Для работы по проекту была выбрана технология внедрения, предполагающая разбивку внедряемого функционала на модули и последовательное внедрение каждого из них.

Всего в ходе работ внедрено 6 модулей:
- Учет договоров
- Входящие и исходящие документы,
- Организационно-распорядительные документы,
- Служебные записки,
- Контроль исполнения.

Описание внедрения.
1) Произведена начальная настройка системы
2) Настроены виды документов:
- входящие: Письмо, Приказ, Распоряжение
- исходящие: Письмо, Приказ, Распоряжение
- внутренние: Договора(Почтамтов), Банковская гарантия, Договор безвозмездный, Договор доходный, Договор комиссии, Договор расходный, Доп.соглашение, Котировки, Письмо, Положение, Приказы, Приложение к договору, Протокол разногласий, Распоряжение, СМК, Соглашение о взаимодействии, Соглашение о расторжении и типовые договора для почтамтов
3) Настроены шаблоны видов документов Договора. Настроены связи между документами Договор и доп. Соглашение, спецификация
4) В ходе выполнения проекта реализованы следующие процессы работы с договорами:
-подготовка проекта договора,
-ведение регистрационной карточки
-согласование договора
-ведение и контроль сопроводительных документов к договорам (дополнительных соглашений, протоколов разногласий, приложений)
5) Используются процессы, заложенные в стандартной поставке ПО, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов;
6) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов по подразделениям
7) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;
8) Проведено обучение пользователей.

Результаты:
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников. В настоящий момент настроена интеграция с программой 1С:Управление торговлей. Из 1С:Документооборот производится выгрузка контрагентов и договоров - для исключения двойного ввода.

Система введена в промышленную эксплуатацию

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента