Автоматизация обработки заявок на участие в тендерах и заявок на закупку товаров у поставщиков для ООО "Дорстройсервис-Уфа"

Отзыв клиента

ООО "Дорстройсервис-Уфа"
Уфа, Май 2014

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 59

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 40

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Описание

Общество с ограниченной ответственностью «Дорстройсервис-Уфа» с 1995 года занимается комплексным снабжением предприятий товарами хозяйственного назначения.

В конце 2013 года было принято решение внедрить систему управления бизнес-процессами. Для реализации задач заказчика был выбран продукт «1С:Документооборот».
К выбору подходили, ориентируясь на функциональность, стоимость внедрения и требование по интеграции с существующей системой «1С:Управление торговлей 8». Также на выбор повлияли правила лицензирования программ фирмы «1С», так как на рабочих местах уже была установлена программная платформа фирмы «1С» - «1С:Предприятие».
Реализация проекта была доверена группе компаний «Софт-Сервис», одному из партнеров фирмы «1С» в регионе, обладающего необходимым опытом и ресурсами для реализации данного проекта.

В ходе работ по проекту внедрения «1С:Документооборот 8» специалистами компании была выполнены следующие работы:
- регламентация бизнес-процессов обработки заявки на участие в тендере и заявки на закупку товаров у поставщиков;
- синхронизация нормативно-справочной информации о контрагентах с существующей системой «1С:Управление торговлей 8»;
- проектирование и внедрение процессов обработки заявки на участие в тендере и заявки на закупку;
- составление руководств пользователей и администратора;
- обучение руководителей подразделений работе в системе.

Результаты проекта:
- все заявки на участие в тендере и заявки на закупку товаров хранятся в системе в структурированном виде (в зависимости от результатов тендера);
- документы заполняются сотрудниками в необходимом объеме; сотрудники могут заполнить только свою часть документа, причем только на определенных этапах;
- в системе хранится вся информация по заявкам;
- появилась возможность получения информации о этапах обработки документа и определения ответственного за документ;
- уменьшилось время обработки документа сотрудниками (по некоторым отделам – значительно);
- появилась возможность контроля срока исполнения задач сотрудниками.

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Общество с ограниченной ответственностью «Дорстройсервис-Уфа» с 1995 года занимается комплексным снабжением предприятий товарами хозяйственного назначения, и на сегодняшний день наш ассортимент составляет более 5000 наименований. Качество предлагаемой продукции, оптимальные цены и удобство работы с нашим предприятием уже оценили многие наши заказчики, среди которых большинство учреждений здравоохранения, образования, общественного питания, жилищно-коммунального хозяйства, торговые фирмы и множество других муниципальных и коммерческих организаций. Обязательность в выполнении договоров, индивидуальный подход, широкая номенклатура товаров, прямые поставки от производителей и гибкая система скидок – все это позволяет нам расширять круг наших постоянных клиентов.

Большинство поставок хозяйственной продукции мы осуществляем на основании выигранных тендеров, организуемых на электронных площадках России. Для этого была разработана схема обработки заявки на торговой площадке, включающая расчет себестоимости закупки и доставки товаров, рассмотрение целесообразности поставки, оформление документации для участия в тендере, поставку товаров по выигранным тендерам. Вся собранная информация по заявке фиксируется на стандартном бланке, к которому прикрепляются дополнительные документы технического задания.

В процессе обработки заявки задействовано большинство персонала компании. В процессе подготовки документации для участия в тендере терялись бланки, задерживались сроки расчета себестоимости, необходимые данные предоставлялись не полностью или не вовремя. Как следствие по многим заявкам не успевали вовремя отработать, при этом не было статистики о причинах проигрыша.

В конце 2013 года было принято решение внедрить систему управления бизнес-процессами. К выбору подходили, ориентируясь на функциональность, стоимость внедрения и интеграцию с существующей системой «1С:Управление торговлей 8». Также на выбор повлияли правила лицензирования программ фирмы «1С», так как на всех рабочих местах уже был установлен программный продукт фирмы «1С».

Реализация проекта была доверена группе компаний «Софт-Сервис», одному из ведущих партнеров фирмы «1С» в регионе и обладающего необходимым опытом и ресурсами для реализации данного проекта.

В ходе работ по проекту внедрения «1С:Документооборот 8» специалистами компании была выполнены следующие работы:
- регламентация бизнес-процессов обработки заявки на участие в тендере и заявки на закупку товаров у поставщиков;
- синхронизация нормативно-справочной информации о контрагентах с существующей системой «1С:Управление торговлей 8»;
- проектирование и внедрение процессов обработки заявки на участие в тендере и заявки на закупку;
- составление руководств пользователей и администратора;
- обучение руководителей подразделений работе в системе.

Результаты проекта:
- все заявки на участие в тендере и заявки на закупку товаров хранятся в системе в структурированном виде (в зависимости от результатов тендера);
- документы заполняются сотрудниками в необходимом объеме; сотрудники могут заполнить только свою часть документа, причем только на определенных этапах;
- в системе хранится вся информация по заявкам;
- появилась возможность получения информации о этапах обработки документа и определения ответственного за документ;
- уменьшилось время обработки документа сотрудниками (по некоторым отделам – значительно);
- появилась возможность контроля срока исполнения задач сотрудниками.

Система запущена в промышленную эксплуатацию 12 мая 2014 года. В последующем проводились работы по оптимизации процессов.
Количество автоматизированных рабочих мест – 59. Среднее количество одновременно работающих пользователей – 40.

В настоящее время ведутся переговоры о дальнейшей оптимизации работы пользователей, а также по внедрению процесса обработки контрактов по выигранным тендерам.