Автоматизация бухгалтерского учета и расчета зарплаты в фирме, оказывающей услуги абонентам сотовой связи

Партнер: 1С-Рарус

Автоматизированы следующие функции:

  • Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
  • Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
    • Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
      • Бухгалтерский учет

Описание

ООО «Мирмика» оказывает услуги клиентам, согласно заключенным договорам. Ежемесячно всем клиентам с действующими договорами выставляются счета, в которых указывается общая сумма долга клиента на момент выставления счета. Заключение договоров, выдачу счетов и прием оплаты осуществляют сотрудники фирмы. Перед специалистами была поставлена задача создать рабочие места операторов по работе с клиентами на базе "1С:Бухгалтерии 7.7" версии SQL и автоматизировать работу бухгалтерии с учетом объемного документооборота (более 25 000 в месяц).
При переходе на "1С:Бухгалтерию 7.7" была сделана выгрузка данных из другой программы, написанной специально для работы фирмы, но не дающей возможности работать с периодическими реквизитами.
1.В распоряжении фирмы есть «абонентские номера», которые получает клиент при заключении договора, после расторжения договора «номер» передается другому клиенту. Для учета «абонентских номеров» в разрезе клиентов и договоров был сделан новый справочник «Номера», где клиент и договор – периодические величины. Также указывается состояние «номера» в данный момент и список предоставляемых услуг.
2. Создан документ «Абонентский счет», который при заполнении его вручную автоматически заполняет информацию о клиенте, договоре, список услуг и их цены (цены в валюте, оплата в рублях), результирующую сумму долга клиента (включая сумму счета) после выбора «номера». Счет имеет печатную форму. Для хранения информации о взаиморасчетах с клиентами в валюте и в рублях создан дополнительный счет.
3. В связи с необходимостью выставлять в один фиксированный день каждого месяца огромное количество (более 6000) счетов, а затем по каждому из них формировать документы: оказание услуг, счета-фактуры и другие документы, были написаны обработки:
- Формирование абонентских счетов на указанную дату для всех действующих в этот момент клиентов;
- Формирование документов «Оказание услуг» на указанную дату на основании всех абонентских счетов, созданных в этот день;
- Формирование счетов-фактур на указанную дату на основании всех документов «Оказание услуг», созданных в этот день;
- Формирование счетов-фактур на аванс за указанный период времени (например, месяц);
- Обработка документа «Сторнирование авансов», которая формирует записи книги покупок (за месяц).
4. Оплата счетов частично производится через расчетный счет фирмы, а частично через кассу. При заполнении оплаты счета в «выписке» указывается дата абонентского счета, далее по каждой оплате выбирается «Номер», а клиент, договор и оплачиваемый счет подставляются автоматически. При проведении выписки оплата подставляется в соответствующие счетам документы «Оказание услуг», где хранится на дополнительной закладке информация (сумма оплаты в руб., в валюте по курсу, дата оплаты, документ оплаты). Аналогично настроен приходный ордер, при проведении его оплата также подставляется в «Оказание услуг».
5. Для работы с клиентами созданы рабочие места операционистов. Для их работы добавлены дополнительные отчеты:
- расшифровка «Номера» (долг и оплата помесячно);
- должники по оплате (с указанием границы долга);
- оплата клиента за период (по одному или всем его номерам);
- данные по оплате за период (по всем номерам);
- печать счетов клиента (по списку его номеров);
- отчет по сумме услуг в счетах (по видам услуг).
6. Также созданы дополнительные отчеты для бухгалтера:
- должники и кредиторы (физические и юридические лица);
- курсовые разницы, НДС по курсовым разницам;
- сумма пени;
- перерасчет (перенос долга);
Расчет зарплаты ведется в программе "1С:Зарплата и Кадры 7.7" Проф. Настроена выгрузка проводок в программу "1С:Бухгалтерия 7.7".
Cделаны дополнительные настройки, решающие задачи, которые возникали в процессе работы фирмы:
1. Добавлена возможность учета оплаты счета третьим способом (ранее это были только касса и расчетный счет фирмы), т.е. через фирму-партнера. Для этого создан документ «Другая оплата», при проведении которого оплата также попадает в соответствующий «Счету» документ «Оказание услуг». И оплата видна в отчетах для операторов: «Оплата клиента за период», «Оплата клиента за месяц» и т.д.
2. В приходном кассовом ордере реализована возможность выбора вида оплаты. Если клиентом оплачивается ежемесячный счет, то кассир в приходном ордере видит суммы долга в счете, уже оплаченные суммы, перерасчеты, сторнирования оплаты и конечную на момент заполнения приходного ордера сумму долга клиента в руб. и валюте.
3. При оплате ежемесячного счета через кассу с клиента взимается комиссионный сбор в размере 1,5% от суммы оплаты счета. В приходном кассовом ордере реализована возможность установить или снять комиссионный сбор при оплате счета. Если сбор взимается, то выводится также и сумма долга, увеличенная на 1,5%.
4. Реализована автоматическая обработка по формированию счетов-фактур выданных на комиссионный сбор 1,5% (на основании приходных ордеров). Период, за который формируются документы, выбирается в диалоге обработки.
Компания оказывает услуги клиентам, согласно заключенным договорам. Ежемесячно всем клиентам с действующими договорами выставляются счета, в которых указывается общая сумма долга клиента на момент выставления счета. Заключение договоров, выдачу счетов и прием оплаты осуществляют сотрудники фирмы.
Ранее была ранее выполнена и описана задача по созданию рабочих мест операторов по работе с клиентами на базе «1С:Бухгалтерии 7.7 SQL» и автоматизированию работы бухгалтерии в связи с огромным документооборотом (более 25 000 в месяц).
Фирма с 01.06.06 перешла на фиксированный курс в расчете с клиентами. В связи с этим возникла необходимость и были доработаны документы, отчеты и обработки по формированию документов, подставляющих при формировании новых документов нужный курс в зависимости от даты документа, т.к. в справочнике валют заполняется курс ЦБ.
Также решено было после установки фиксированного курса распечатывать счета клиентов в рублях, а также формировать отчеты по текущей задолженности и оплатам клиентов в рублях по фиксированному курсу (ранее отчеты формировались в валюте). Добавлена возможность в отчете выбирать рубли или валюту, а также установлена связь курса валюты со временем формирования отчета.

Внедрение

Москва, Июль 2006

Общее число автоматизированных рабочих мест: 10

Среднее число подключений к базе: 10

Параметры

"1С:Бухгалтерия 7.7" SQL, "1С:Зарплата и Кадры 7.7" Проф. (локальная). Кол-во раб. мест в бухгалтерии - 10, документов в месяц - более 25 000. Операционная система Win 98 - Win 2000.