Создание системы учета рабочего времени на ООО "УК Петропавловск"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ кадрового состава
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
• Планирование с учетом отраслевой специфики
• Управление обучением и повышением квалификации
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Группа компаний «Петропавловск» - это второе по объемам производства из шестнадцати ведущих золотодобывающих предприятий России. На данный момент предприятие разрабатывает четыре месторождения коренного золота на Дальнем Востоке России, а также месторождения россыпного золота. Общая мощность всех заводов составляет 5 млн. тонн руды ежегодно. В 2013 году ГК «Петропавловск» было произведено 741 200 унций золота, что укрепило позиции Группы в качестве одного из крупнейших производителей золота в России.

В Группу компаний входит порядка 30 дочерних и аффилированных лиц, это около 14 000 человек. Именно поэтому для оптимизации процедуры оперативного упорядочения всех данных о персонале нами был сделан вывод о необходимости создания инструмента для учета и контроля над результатами деятельности наших сотрудников, позволяющего повышать их производительность труда. В качестве такого инструмента решено было создать систему, которая позволила бы не только упростить получение информации для расчета заработной платы, но и контролировать


В Группу компаний входит порядка 30 дочерних и аффилированных лиц, это около 14 000 человек. Именно поэтому для оптимизации процедуры оперативного упорядочения всех данных о персонале руководством компании был сделан вывод о необходимости создания инструмента для учета и контроля над результатами деятельности сотрудников, позволяющего повышать их производительность труда. В качестве такого инструмента решено было создать систему, которая позволяла бы не только упростить получение информации для расчета заработной платы, но и контролировать выполнение задач сотрудниками, а также рационально распределять их рабочее время.

Для реализации данной задачи была приглашена компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД». После анализа основных требований, полученных от руководства компании, было принято решение разработать систему с нуля. В качестве первого шага решено было внедрять систему учета и контроля рабочего времени только на одном предприятии - ЗАО «Управляющая компания «Петропавловск», в компании, оказывающей юридические услуги. После того, как ожидаемый эффект был получен, разработку решено было внедрять внутри всех компаний, входящих в состав Группы.

Основной принцип работы системы – это возможность регистрировать в оперативном режиме фактические затраты при осуществлении той или иной деятельности, тарифицировать данные работы, анализировать результаты выполненных работ, а также автоматически формировать документы на оплату клиентам.

Для руководителей компании это стало инструментом, позволяющим не просто получать информацию о деятельности своих сотрудников, но и анализировать ее и принимать объективные решения в вопросах степени загруженности того или иного сотрудника, подвергать анализу результаты его деятельности, оценивать соответствие пропорций прочих дел и основной деятельности в течение рабочего дня. Этот вопрос занимает особое место для руководства абсолютно всех компаний, как в России, так и за рубежом: по статистическим данным офисные сотрудники склонны тратить рабочее время в личных целях (например, переписываясь в соцсетях или блуждая по просторам интернета). Так, по данным одного из соцопросов в среднем офисный сотрудник тратит примерно 40% рабочего времени на занятия, не относящиеся к его трудовой деятельности.

Полезность данного решения сумели оценить не только руководители подразделений, но и сами сотрудники, которые смогли контролировать и распределять свое рабочее время. Планирование позволило не упускать из внимания важные задачи, тем самым сделав работу команды слаженной и результативной.

Внедрение системы упростило процедуру расчета затраченного времени на предоставляемые услуги за счет того, что выполняемые задачи фиксируются в разрезе контрагентов и договоров, это позволяло компании сократить время на сбор информации для выставления счетов за оказанные услуги. Привязка к договорам позволяет контролировать сроки исполнения обязательств и не допускать их просрочки.
Кроме того в системе предусмотрен учет общего количества отработанных каждым сотрудником часов, командировок и отпусков, отгулов и больничных. Это позволяет экономить время бухгалтеру на сбор информации для расчета заработной платы и предоставления отчетности в головную организацию.

Уже на протяжении нескольких месяцев сотрудники ЗАО «Управляющая компания «Петропавловск» активно работают в системе, полезность которой они смогли оценить уже с первых месяцев ее использования.
Важность такого внедрения заключается именно в результатах, которые получила компания:

• Строгий контроль и соблюдение договорных обязательств;
• Повышение исполнительской дисциплины;
• Сокращение времени на расчет заработной платы для сотрудников;
• Возможность контролировать результаты деятельности сотрудников он-лайн;
• Возможность рационально распределять трудовые ресурсы;
• Сокращение времени на сбор информации об оказанных услугах;
• Повышение делового имиджа компании, за счет своевременного соблюдения всех условий сделки.

В настоящее время специалисты компании Неосистемы оказывают услуги по развитию программного продукта.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

«Петропавловск» - это второе из шестнадцати существующих золотодобывающих предприятий России. На данный момент предприятие разрабатывает четыре месторождения коренного золота на Дальнем Востоке России, а также месторождения россыпного золота. Общая мощность всех заводов составляет 5 млн. тонн руды ежегодно. В 2013 году «Петропавловском» было произведено 741 200 унций золота, что укрепило позиции Группы в качестве одного из крупнейших производителей золота в России.

В Группу компаний входит порядка 30 дочерних и аффилированных лиц, это около 14 000 человек. Именно поэтому для упрощения процедуры своевременного и оперативного упорядочения всех данных о персонале нами было принято решение о необходимости создания инструмента для учета и контроля над результатами деятельности наших сотрудников, позволяющего повышать их производительность труда. В качестве такого инструмента решено было создать систему, которая позволила бы не просто упростить получение информации для расчета заработной платы, но и контролировать исполнимость задач сотрудников и рационально распределять их рабочее время.

Для выполнения данной задачи была приглашена компания «Неосистемы Северо-Запад ЛТД», которая уже имела опыт внедрения подобных систем. После анализа основных требований, полученных от руководства компании, было принято решение разработать систему с нуля. Полученные данные стали начальной информацией для подготовки первоначальной системы, которая послужила инструментом для проведения этапа «Детальное обследование», в результате которого был составлен список пожеланий по адаптации программного продукта. После того как конечный вариант системы был согласован, специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» разработали инструкции по работе с программным продуктом, а также составили технические рекомендации по его установке и запуску.

С помощью системы контроля и учета рабочего времени, на предприятии:
• Ведется строгий контроль и соблюдение договорных обязательств;
• Повышена исполнительская дисциплина;
• Сокращено время на расчет заработной платы для сотрудников;
• Появилась возможность контролировать результаты деятельности сотрудников он-лайн;
• Появилась возможность рационально распределять трудовые ресурсы;
• Сокращено время на сбор информации об оказанных услугах;
• Повысился деловой имидж компании, за счет своевременного соблюдения всех условий сделки.

01.08.2013 года система была передана в промышленную эксплуатацию.

С компанией «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» мы сотрудничали впервые, полученный результат оправдал наши ожидания. Эффект и полезность внедрения смогли оценить не только руководство компании, которые получили мощный инструмент контроля над деятельностью персонала, но и сами сотрудники компании, для которых новая система стала удобным инструментом для управления своим рабочим временем. Мы решили не останавливаться на полученных результатах и поэтому в настоящее время специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» оказывают нам услуги по развитию созданной системы.