Автоматизация документооборота в ООО "Издательско-полиграфический комплекс Парето-Принт", выпускающем полиграфическую продукцию, на базе ПП "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

В результате анализа существующей системы документооборота на предприятии были сформулированы основные задачи её преобразования:
• Стандартизировать внутренние процессы документооборота и формы документов.
• Обеспечить быстрый доступ сотрудников к нужным для их работы архивным документам.
• Ускорить процесс согласования договоров без ущерба для безопасности и финансовой стабильности предприятия.
• Взять под контроль возврат бумажных документов, переданных на подписание контрагентам.
• Организовать систему внутренней коммуникации между производством и другими службами, позволяющую оперативно уточнять и решать сложные технические вопросы.

Для решения этих задач было выбрано решение «1С:Документооборот 8». В качестве партнера по внедрению была выбрана компания «Визард-С», с которой у ИПК «Парето-Принт» уже имелся опыт взаимовыгодного сотрудничества - комплексная автоматизация предприятия на основе программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП).

На данный момент более 100 сотрудников ИПК «Парето-Принт» используют «1С:Документооборот 8» в ежедневной работе.
Это дало следующие результаты:
• На предприятии разработано и принято «Положение о делопроизводстве и документообороте».
Вся работа с документами, как бумажными, так и электронными, теперь регламентирована и ведётся в соответствии принятым «Положением». Это позволило исключить использование неутвержденных документов или их неактуальных форм и сократить связанные с этим финансовые, юридические и репутационные риски.
• Организован электронный и бумажный архив документов.
Оригиналы документов хранятся в архиве предприятия, сотрудники работают с электронными копиями документов, и имеют к ним мгновенный доступ в соответствии с установленными правами. Это позволило в разы ускорить выполнение сотрудниками любых задач, связанных с обработкой документов. При этом бумажные оригиналы документов не теряются и могут быть в кратчайшие сроки предоставлены по месту требования.
• Взят под контроль возврат документов, переданных на подпись контрагентам.
• Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других задач текущей деятельности предприятия.
• С помощью интеграции систем «1С:Документооборот 8» и «1С:УПП» производственный персонал теперь может по каждому заказу быстро уточнить условия, указанные в договоре и других сопровождающих заказ документах.
• Введены в опытную эксплуатацию база знаний и внутрикорпоративный форум по сложным производственным вопросам для мастеров и коммерческой службы.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика