Внедрение ПП "Трактиръ: Front-Office v.3. БИЗНЕС" у ИП Светланова Александра Владимировича (ресторан "Большой" сети "Итальянский дворик")

К списку

ИП Светланов Александр Владимирович

Воронеж, Март 2014

Вариант работы

Файловый

Общее число автоматизированных рабочих мест

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 3

Партнер

Компания "АНТ-ХИЛЛ"

Другие внедрения партнера 547

Продукт

1С:Бухгалтерия 8

Внедрения продукта всеми партнерами "1С" 434530

Отрасль / Функциональная задача

Рестораны и общественное питание

Первый ресторан сети «Итальянский дворик» открылся в 2004 году и очень быстро стал популярным и любимым местом для отдыха горожан. Это был один из немногих ресторанов итальянской кухни в Воронеже. Далее сеть ресторанов постепенно расширялась, завоевывая все большую признательность посетителей. За эти годы рестораны стали неотъемлемой частью города и настоящей достопримечательностью.

Сегодня «Итальянский Дворик» – это сеть современных демократичных ресторанов в центре города Воронежа. Рестораны прекрасно подходят для делового обеда, романтического свидания и веселого семейного праздника. Здесь можно вкусно и недорого позавтракать, пообедать и прекрасно провести вечер после работы. Комфортную атмосферу обеспечивают не только великолепная кухня, уютный интерьер, негромкая классическая музыка и невысокие цены, но и внимательное и профессиональное обслуживание.

В настоящее время в Воронеже работает 6 ресторанов «Итальянский Дворик», 4 банкетных зала, Кафе-мороженое «Милан» - «ИД», «Трапезная». Численность сотрудников компании свыше 300 человек. Данная сеть является ведущей компанией в своем сегменте рынка.

В результате открытия первого ресторана и быстрого роста масштабов деятельности руководство сети столкнулось с проблемой автоматизации учета.

Для решения этой задачи рассматривалось несколько вариантов с использованием различных программных продуктов на базе 1С. В конечном итоге была выбрана линейка «Трактиръ: Front-Office» на платформе 1С:Предприятие 7.7. В качестве бэк-офиса использовался программный продукт «Трактиръ: Back-Office», также версии 7.7.

Таким образом, было автоматизировано 5 ресторанов, 2 банкетных зала, склад и производственный цех полуфабрикатов, а также центральный офис, куда поступала информация о деятельности всех ресторанов и производства.

Сеть «Итальянских двориков» продолжала развиваться и расти, соответственно, росли задачи и требования к учетной системе. К 2010 году стало понятно, что технических возможностей конфигурации и платформы 1С версии 7.7 недостаточно.

В связи с увеличением количества ресторанов, повышением конкуренции на рынке, требовалась все большая оперативность работы с гостями ресторанов, принятия правильных управленческих решений, работы с поставщиками и т.п.

Одной из важнейших поставленных задач была консолидация всех ресторанов в единую информационную сеть для возможности быстрого администрирования и управления всеми ресторанами из одного центра:

Управление нормативно-справочной информацией;
Управление меню;
Управление ценами;
Обмены данными с бэк-офисной системой;
Обмен данными по дисконтным картам (более 150 000 используемых карт);
Анализ деятельности как всей сети ресторанов, так и каждого ресторана в отдельности;
Администрирование доступа пользователей в систему (официантов, барменов, администраторов).

Соответственно, встал вопрос о смене программного продукта. Рассматривались программные решения совершенно разных производителей, сравнивались функциональные особенности, примеры внедрений, истории успешного внедрения продуктов и т.п. В результате на чаше весов остались 2 программных продукта: «Трактиръ: Front-Office v.3» и «R-Keeper» фирмы «UCS». Процесс выбора был достаточно тяжелым, т.к. необходимо было принимать решение на долгосрочную перспективу и ошибка означала бы серьезные финансовые потери, но еще более важно – потерянное время, которое не восстановить.

Поскольку разработчики программы «Трактиръ: Front-Office» в ближайшей перспективе планировали создать функционал распределенных информационных баз, окончательный выбор был сделан в пользу «Трактиръ».

Важными преимуществами программы оказались:

Знакомая логика программы (не требовалось тотальное переобучение персонала);
Перспективы объединения всех ресторанов в общую распределенную сеть;
Использование учетной системы и фронта на одной платформе;
Возможность интерактивного управления заказами (карта зала, визуализация занятых и забронированных столиков и т.п.);
Возможность в Head-Office вести учет номенклатурных позиций (продуктов, блюд, материалов, полуфабрикатов) без привязки к юридическим лицам;
Открытость платформы 1С и конфигурации, что позволяет добавлять (дорабатывать) необходимый функционал;
Успешное использование линейки «Трактиръ» на протяжении 5 лет.

В «Трактиръ: Front-Office» помимо стандартного функционала были разработаны следующие важные механизмы:

Ведение табелей учета рабочего времени администраторами каждого заведения, обмен данными с зарплатной системой;
Учет выпуска полуфабрикатов и готовых блюд кондитерского цеха, передача между ресторанами и последующий обмен с главным офисом;
Расчет премиальной части официантов непосредственно в каждом ресторане в зависимости от категорий блюд и обмен данными с зарплатной системой;
Учет чаевых и обмен данными с зарплатной системой;
Ведение заявок на банкет – был создан новый документ, в который вносятся данные по заявке с их последующей выгрузкой в Head-Office (ранее учет заявок велся в Excel);
Настроен общий учет накоплений по дисконтным картам;
Автоматизирована работа официантов с основным меню (теперь при выборе блюда из основного меню программа автоматически выводит список гарниров на выбор).

Теперь все данные из ресторанов выгружались в единую центральную базу ресторанов, где и происходил анализ деятельности как сети в целом, так и каждого ресторана в отдельности.

Также изменения претерпела и конфигурация «Трактиръ: Head-Office». Были произведены следующие доработки:

Ордерный учет продуктов и дополнительная детализация продуктов на складе;
Штрих-кодирование и использование торгового оборудования (весы, терминалы сбора данных) по дополнительной детализации продуктов и материалов;
Автоматизация обмена между ресторанами и управленческой системой в соответствии с требованиями заказчика;
Разработаны дополнительные механизмы для анализа и принятия правильных оперативных и управленческих решений.

Процесс перехода с «Трактиръ: Front-Office 7.7» на «Трактиръ: Front-Office 8» был достаточно трудоемок, т.к. необходимо было перевести уже работающие рестораны, останавливать работу которых было неприемлемо, на новый программный продукт.

На первом этапе был произведен поочередный переход в каждом ресторане с версии 7.7 на версию 8.

После перехода всех ресторанов на 8-ку и создания разработчиками «Трактира» функционала распределенных баз данных начался второй этап - поочередная консолидация всех ресторанов в единую распределенную сеть.

Параллельно осуществлялся переход с «Трактиръ: Back-Office 7.7» на «Трактиръ: Head-Office 8». Процесс перехода был достаточно сложным, т.к. во-первых, все механизмы перехода разрабатывались «с нуля», во-вторых, нельзя было допустить простоя в работе сети, в-третьих, нельзя было потерять уже введенные в старую систему данные.

Результат автоматизации:

На текущий момент 11 автономных заведений объединены в распределенную сеть на базе «Трактиръ: Front-Office».
Центральный офис с удаленным от него складом и производством объединены в распределенную сеть на базе «Трактиръ: Head-Office».
Осуществляются ежедневные обмены данными как между этими системами, так и с другими внешними.

Автоматизированы следующие функции:

Банк и касса
Налоговый учет
Нематериальные активы
Основные средства
Расчеты с контрагентами
Регламентированная отчетность
Товарно-материальные ценности
Торговые операции
Учет в обособленных подразделениях

Сопровождение:

Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Внедрен ПП "Трактиръ: Front-Office v.3. БИЗНЕС"

Выполнены следующие работы:

Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Обучение в группе в офисе заказчика
Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
Продажа выбранных программных продуктов
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

С целью автоматизации деятельности ресторана мы обратились в Компанию «АНТ-ХИЛЛ» (г. Воронеж) - официальному партнеру фирмы 1С, специалисты которой предложили использовать программный продукт «Трактиръ: Front-Office v.3. БИЗНЕС» на платформе «1С:Предприятие 8».
Специалисты Компании «АНТ-ХИЛЛ» провели демонстрацию возможностей продукта, рассказали обо всех преимуществах его использования. В кратчайшие сроки была произведена установка и первичная настройка «Трактиръ: Front-Office v.3. БИЗНЕС».
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С".
В результате внедрения программы время стало затрачиваться эффективней, механизм ввода данных ускорился, в целом повысился качественный уровень учета.
В результате внедрения руководство получило возможность видеть объективную оценку деятельности предприятия.
С помощью программы автоматизировано ведение следующих участков:
- бронирование посещений;
- контроль за состоянием зала;
- учет скидок;
- анализ деятельности ресторана;
- анализ структуры меню.