Автоматизация документооборота в ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Выбор «1С:Документооборот» в качестве системы электронного документооборота обусловлен тем, что «1С:Документооборот» реализован на платформе «1С:Предприятие», использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». В штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы, для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации, низкая стоимость владения продукта, полный функционал в одном решении, доступность материалов для самостоятельного изучения продукта, надежность вендора (фирмы «1С»), приемлемая цена при хорошем качестве решения.

Цели внедрения:
- Повышение эффективности корпоративных методов работы с документами путем перевода последних в систему электронного документооборота.
- Обеспечение эффективного контроля исполнения приказов, распоряжений, поручений по документам на каждом уровне исполнения.
- Повышение сохранности документов за счет создания единого электронного архива документов.

Описание внедрения.
В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, контроль сроков ответа на входящие письма и пакеты, хранение документов.
Установлен программный продукт «1С:Документооборот» на 500 рабочих мест.
Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, настроена интеграция с учетной системой «1С:Бугалтерия» и «1С:Зарплата и кадры», синхронизированы справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты, Сотрудники, подразделения; настроены виды документов: входящих (7), исходящих (11) и внутренних (88), включая договоры (25).
Настроены шаблоны видов документов (78), автозаполняемые шаблоны (3).
Настроены процессы обработки документов, такие как регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов (109 комплексных шаблонов процессов; 4 шаблона утверждения; 2 шаблона согласования; 3 шаблона регистрации; 3 шаблона рассмотрения; 5 шаблонов поручения; 11 шаблонов ознакомления; 3 шаблона исполнения).
Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам, по папкам документов.
Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой.
Проведено обучение 137 пользователей.

Результаты.
Теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращает время на работу с документами. Для руководителей появился инструмент контроля поставленных задач.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента