Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" в ОАО "Череповецкий ЛВЗ"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Компания занимается производством и оптовой торговлей ликеро-водочной продукцией.

Задачи:
- автоматизация процессов управления документами;
- создание единого хранилища документов компании;
- контроль исполнительской дисциплины;
- обеспечение коллективной работы с документами;
- разграничение прав доступа к документам;
- оперативный поиск документов;

Выбор продукта был обусловлен тем, что сотрудники ОАО "Череповецкий ЛВЗ" уже работают с ПП 1С - "1С:Управление производственным предприятием"(1С:УПП) и "1С:Зарплата и управление персоналом", а также соотношением цены/функциональности продукта;

Решение:
В процессе внедрения системы электронного документооборота выполнены следующие работы:
- сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- разработка регламентирующих документов;
- разработка маршрутов движения документов;
- создание рабочей базы данных (настройка программы и заполнение нормативно-справочной информации);
- проектирование прав доступа;
- запуск системы электронного документооборота и обучение пользователей на рабочих местах и в группах;
- разработка инструкций для пользователей;
- поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

Автоматизированы следующие функции:
- согласование договоров, приказов;
- учет и хранение входящей и исходящей документации;
- учет и контроль исполнения поручений;
- потоковое сканирование всей корреспонденции;

Результаты проекта:
Внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота принесло Заказчику положительный результат – программа позволила сократить временные ресурсы на:
- разработку и согласование договоров, приказов;
- обработку заявлений, объяснительных, служебных записок и т.д.;
- поиск необходимых документов;
- поиск ответственных за изменение документов;
а так же исключить потерю документов всех видов.

Состояние проекта: Система передана в промышленную эксплуатацию.
В дальнейшем планируется:
- интеграция с 1С:УПП для связки сканированных копий договоров с учётными договорами.
- внедрение неквалифицированной ЭП для сотрудников
- внедрение квалифицированной ЭП для руководителей
- автоматизация сдачи счет-фактур в контролирующий орган (автоформирование и прикрепление к карточке отсканированного документа, xml файла установленного формата)

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика