Автоматизация документооборота в Открытом акционерном обществе «Авиационный комплекс им. С. В. Ильюшина» (ОАО «Ил»)

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Цели внедрения "1С:Документооборот".
Основная задача проекта – повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам. Для этого в ходе проекта внедрена система электронного документооборота (СЭД) с установкой рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях.
Основные цели внедрения СЭД: обеспечение контроля документов и поручений, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

Выбор продукта.
"1С:Документооборот" – популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем. Использование системы на базе "1С" для ведения бухгалтерского учета послужили дополнительными аргументами в пользу выбора данной системы.

Организация работы.
Для работы по проекту была выбрана технология внедрения, предполагающая разбивку внедряемого функционала на модули и последовательное внедрение каждого из них.

Всего в ходе работ внедрено 8 модулей:
- Входящие и исходящие документы,
- Организационно-распорядительные документы,
- Номенклатура дел,
- Служебные записки,
- Учет мероприятий,
- Контроль исполнения,
- Управление правами доступа,
- Электронная подпись.

Описание внедрения.
1) Произведена начальная настройка системы: загружены данные о пользователях из кадровой системы, загружены справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты из бухгалтерской системы;
2) Настроены виды документов:

- входящие: Входящее письмо, Факс, Авансовый отчет, Автореферат, Акт, Аттестат, Бюллетень, Входящее без штампа, Входящее ДСП, Договор (вх), Дополнительное соглашение к договору (вх), Заключение, Извещение, Исковое заявление, Исполнительный лист, Обращение граждан, Определение, Платежное требование, Повестка, Постановление, Претензия, Приказ сторонней организации, Протокол, Распоряжение сторонней организации, Расшифровка затрат, Рекламация, Рекламный лист, Решение Ил, Свидетельство, Сертификат, Спецификация, Справка, Счет, Счет-фактура, Телеграмма, Товарная накладная, Требование, Уведомление;

- исходящие: Акт, Договор, Извещение, Исходящее письмо, Решение, Справка, Товарная накладная;

- внутренние: Докладная записка, Приказ ГД-ГК, Приказ-А ГД-ГК, Протокол правления, Прочие, Рапорт, Распоряжение ГД-ГК, Распоряжение, Распоряжение ЗГД-ГК, Дир.по напр, Нач.произв, Гл.кон, Рук.отд, Гл.спец, Распоряжение-А ГД-ГК, Служебная записка;

3) Настроены шаблоны видов документов;
4) Используются процессы, заложенные в стандартной поставке ПО, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов;
5) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам;
6) Настроены отчеты: Справка по исполнительской дисциплине высшего руководства, Аналитическая справка по обобщенным результатам контроля, Сводка о состоянии исполнения документов, Список руководителей не исполнивших поручения в срок, Справка об исполнении контрольных документов;
7) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;
8) Проведено обучение 320 пользователей.

В 2017 году были проведены работы по обновлению прав доступа и настройке электронной подписи.

Результаты.
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента