Построение системы электронного документооборота в организации ООО "Приволжская лизинговая компания" на базе ПП "1С:Документооборот КОРП"

Для партнеров и клиентов
ООО «1С-Рарус НН»

ОТЗЫВ
ООО "Приволжская лизинговая компания" работает с 2001 года и имеет устойчивые позиции на рынке: по размеру лизингового портфеля компания входит в 50 крупнейших лизинговых компаний России и занимает 1-е место среди лизинговых компаний Нижегородской области. Наша компания осуществляет все виды лизинговых операций прямого и возвратного лизинга в Приволжском, Центральном и Северо-Западном федеральных округах.
В 2013 году акционерами компании было принято решение о необходимости автоматизации электронного документооборота. На это было несколько причин. Во-первых, все мы понимали, что существующий порядок хранения электронных версий документов и сведений о клиентах в виде общей сетевой папки и нескольких электронных таблиц – это, мягко говоря, прошлый век. Во-вторых, нам хотелось вместе с внедрением новой системы упорядочить процессы внутри компании, упорядочить взаимодействия с клиентами, постараться сделать бизнес-процессы более прозрачными и доступными для контроля. В-третьих, компания нередко получала штрафные санкции из-за несвоевременного предоставления ряда документов и сведений, поскольку механизмами контроля за подобными действиями мы не обладали.
В качестве основы для будущей информационной системы мы выбрали Документооборот КОРП, так как его функциональные возможности соответствовали большинству поставленных задач. Имея опыт работы с продуктами на платформе «1С:Предприятие 8», мы понимали, что сможем доработать систему под свои нужды.
Партнером по реализации данного проекта мы выбрали нижегородский филиал компании «1С-Рарус». Нас связывают давние партнерские отношения, кроме того, «1С-Рарус-НН» имеет богатый опыт внедрения программного продукта «1С: Документооборот» на предприятиях различного масштаба. Нам была важна реализация проекта внедрения системы «под ключ» в определенные сроки и в рамках определенного бюджета, поэтому мы остановились на проектной технологии. Стоит отметить, что итоговые затраты по проекту остались в рамках, указанных в первоначальном коммерческом предложении.
Первое, с чего мы начали проект внедрения – проведение экспресс-обследования. На этом этапе мы детально анализировали наши регламенты и бизнес-процессы для выявления направлений автоматизаций и путей повышения эффективности нашей деятельности. В ходе экспресс-обследования специалисты 1С-Рарус-НН быстро погрузились в нашу довольно непростую предметную область и уже очень скоро мы стали общаться на одном языке. В результате была выработана концепция будущей системы, бизнес-процессы нашей компании были описаны с точки зрения требований к автоматизации. Были определены функциональные границы проекта, мы четко понимали, как и в каком объеме тот или иной процесс компании должен быть отражен в будущей системе.
Следующим этапом внедрения стало создание технического задания на разработку системы. Мы стали детально перекладывать автоматизируемые процессы на стандартный функционал программного продукта «1С: Документооборот КОРП», фиксируя необходимые настройки и доработки системы. По окончании этапа был создан проект системы «на бумаге», был сформирован полный перечень необходимых работ для завершения проекта внедрения. Кроме того, был окончательно уточнен бюджет и календарный план-график проекта.
Вслед за техническим заданием, специалисты 1С-Рарус-НН приступили к реализации всех наших требований к системе: настройкам и доработкам типового функционала системы. Совместными усилиями проводилось тестирование всех выполненных доработок, большое внимание уделялось эргономике и удобству использования будущей системы. По окончании данного этапа система, фактически была готова для начала эксплуатации. Оставалось подготовить персонал.
Обучение проводилось по подразделениям, причем каждому подразделению преподносился только необходимый для него функционал системы. Для обучения использовались не абстрактные примеры, а максимально приближенные к повседневной деятельности случаи с использованием реальных клиентов и проектов. По окончании обучения все прошли небольшую проверку полученных знаний, выполнив небольшое самостоятельное задание в системе.
С 1 апреля 2014 стартовала опытно-промышленная эксплуатация системы. Было принято решение все новые проекты и процессы вести в системе в полном объеме с первых же дней эксплуатации системы. Текущие проекты, начавшиеся до появления 1С: Документооборот, также постепенно находили отражение в системе. За полтора месяца опытно-промышленной эксплуатации наши регламенты, ранее существовавшие лишь на бумаге, обрели вторую жизнь. Запроектированные изначально механизмы незначительно корректировались, в целом же проект внедрения был реализован в первоначальных функциональных рамках.
В настоящий момент автоматизированы все подразделения компании:
• Клиентская служба;
• Отдел анализа рисков и оформления операций;
• Отдел сопровождения;
• Финансовая служба;
• Юридическая служба;
• Администрация.
По прошествии полутора месяцев работы в системе можно уже подвести определенные итоги и результаты внедрения:
Благодаря автоматизации основных бизнес-процессов компании нам удалось сделать их более прозрачными. Теперь мы точно знаем, на каком этапе находится каждый проект, по какой причине задерживается, когда наступает крайний срок выполнения той или иной задачи.
В любой момент времени любой сотрудник может открыть карточку проекта и за считанные секунды получить исчерпывающую информацию о проекте: какие документы собраны, а какие ещё необходимо получить от клиента, копии или оригиналы документов имеются в распоряжении компании, кому из контактных лиц клиента переданы оригиналы документов и когда ориентировочный срок возврата.
Хранение электронных документов в 1С: Документооборот также имеет свои преимущества перед хранением в сетевых папках: документы проще размещать и искать, возможности настройки доступа шире и удобнее, отправка электронной версии файла происходит непосредственно из системы.
Система сама автоматически формирует напоминания на совершение важных операций в будущем, что очень удобно.
В настоящий момент автоматизировано16 рабочих мест.
В будущем планируется сопровождение и поддержка системы, внедрение неиспользуемых в настоящий момент подсистем.
Оценка внедренной информационной системы по шкале от 1 до 5:

Соответствие потребностям нашей организации - 5
(где «5»- «в информационной системе реализованы все необходимые возможности»)
Удобство работы в программе – 5
(где «5»- «работать с программой легко и комфортно»)
Качество работы партнера 1С - 5
(где «5»- «работой партнера очень доволен»)
Рекомендация коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности – Да, будем рекомендовать.