Внедрение системы электронного документооборота в ЗАО "МЦ НТТ" на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"
ЗАО "МЦ НТТ"
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Компания МЦ НТТ является крупнейшим оператором интегрированных телекоммуникационных услуг в России и СНГ.
Исходные задачи:
- Автоматизация бизнес-процессов предприятия.
- Согласование внутренних, входящих и исходящих документов.
- Утверждение внутренних, входящих и исходящих документов.
- Исполнение внутренних, входящих и исходящих документов.
- Каталогизация внутренних, входящих и исходящих документов.
- Полнотекстовый поиск в системе.
- Ведение версий файлов.
- Постановка задачи и контроль ее выполнения.
- Обеспечение разграничения доступа к документам.
- Получение достоверной информации об основных показателях выполнения бизнес-процессов.
Был выбран продукт "1С:Документооборот", т.к. у данного продукта уже имелся функционал, который был необходим компании.
Решение:
По методической части:
- разработка регламентирующих документов: доходные договора, расходные договора, служебные записки и приказы. Каждый вид документа имеет свою утвержденную регламентом схему согласования и утверждения.
- настройка прав доступа по документам была реализована по принципу иерархической структуры компании.
- разработан отчет по отображению «воронки продаж» по каждому этапу согласования доходных договоров.
По технологической части:
- создание алгоритма формирования данных для отчета «Воронка продаж».
- интеграция с подсистемой «Управление производственным предприятием» средствами плана обмена.
Результаты проекта:
Внедрение системы в ООО «МЦ НТТ (Ростелеком)» привело к повышению следующих показателей:
- оперативный контроль над исполнением документов в Компании;
- эффективности труда сотрудников в процессах системы электронного документооборота организации.
- ведение версий документов.
- анализ информации об эффективности взаимоотношений с покупателями.
Система передана в промышленную эксплуатацию с ноября 2013 года.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Внедрение системы электронного документооборота и CRM в ЗАО "МЦ НТТ" на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"
«30» апреля 2014 г. В фирму «1С»
26 декабря 2012 года компания ЗАО «МЦ НТТ (дочерняя компания Ростелеком)», крупнейший оператор интегрированных телекоммуникационных услуг в Москве и Московской области, объявил о начале проекта внедрения электронного документооборота и CRM.
В связи с потребностями бизнеса, реализации стратегических целей компании возникла необходимость внедрения электронного документооборота и CRM, позволяющей всем сотрудникам Компании осуществлять ведение автоматизированного учета документации и взаимоотношений с клиентами в Компании. Основной целью автоматизированной системы является ведение и регистрация внутренней, входящей и исходящей документации в системе и оперативно получать информацию о происходящих контактах с клиентами с возможностью формировать отчеты о сделках.
Руководством ЗАО «МЦ НТТ» было принято решение о реализации проекта электронного документооборота ЗАО «МЦ НТТ» на конфигурации «1С: Документооборот КОРП 8» и CRM на конфигурации «1С: Управление производственным предприятием 8».
Ожидания, что после внедрения системы в ЗАО «МЦ НТТ» будут получены следующие основные результаты:
- Автоматизация бизнес-процессов предприятия.
- Согласование внутренних, входящих и исходящих документов.
- Утверждение внутренних, входящих и исходящих документов.
- Исполнение внутренних, входящих и исходящих документов.
- Каталогизация внутренних, входящих и исходящих документов.
- Полнотекстовый поиск в системе.
- Ведение версий файлов.
- Постановка задачи и контроль ее выполнения.
- Обеспечение разграничения доступа к документам.
- Получение достоверной информации об основных показателях выполнения бизнес-процессов.
Система должна обеспечить:
- ведение и регистрация внутренней, входящей и исходящей документации;
- каталогизация внутренних, входящих и исходящих документов.
- оперативное получение информации об успешных / не успешных сделках с клиентами;
- оперативное получение информации о просроченных задачах.
- оперативное получение информации руководителей о задачах подчинённых.
- формирование группы отчетов для Компании.
Выбор конфигураций был обусловлен следующими причинами:
1) Возможность ведения и регистрации внутренней, входящей и исходящей документации.
2) Возможность ведение блока CRM.
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания ООО «Абсолют софт», имеющая положительный опыт в аналогичных проектах по автоматизации телекоммуникационных компаний.
Работы начались в марте 2013. В опытную эксплуатацию система была введена с декабря 2013 года. В промышленную эксплуатацию система передана с мая 2014 года. Типовая конфигурация подвергалась модификациям в течение всего хода внедрения. Всего в ходе работ было автоматизировано 95 рабочих мест:
Внедрение выполнялось с использованием проектной технологии. В рабочую группу проекта вошли эксперты и менеджеры компании «Абсолют-Софт», руководители ЗАО «МЦ НТТ».
Все методические вопросы внедрения решались на уровне рабочей группы проекта. В данном процессе роль «Абсолют-Софт» заключалась в следующем:
- построение архитектуры системы с целью обеспечение корректного и рационального использования возможностей конфигурации при построении учета;
- подготовка проектов решений по вопросам методики отражения операций по всем участкам учета;
На этапе опытной эксплуатации консультанты «Абсолют-Софт» проводили активную работу с пользователями. Проводились консультации пользователей по вопросам работы в системе. Выполнялся анализ проблем и пожеланий пользователей, которые решались по согласованию на уровне рабочей группы проекта.
Доработка конфигурации «1С: Документооборот КОРП 8» и «1С: Управление производственным предприятием 8» производилась в офисе компании ООО "Абсолют-Софт" путем совместной разработки несколькими программистами и в виде файлов обновлений передавалась на объекты внедрения.
В ходе внедрения ООО «Абсолют-Софт» были выполнены следующие работы:
1) Выполнена настройка конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8».
2) Выполнена настройка конфигурации «1С: Документооборот КОРП 8».
3) Произведены разработки в части блока электронного документооборота и CRM.
4) Создана система обмена данными между конфигурациями «1С: Документооборот КОРП 8» и «1С: Управление производственным предприятием 8».
5) Проведены работы по подготовке методических материалов по вопросам ведения учета в системе.
6) Проведено индивидуальное обучение пользователей системы, по блокам учета.
7) Проведены консультации пользователей по вопросам работы в системе.
Наиболее значимые моменты внедрения заключались в реализации следующих пунктов:
1) Организовать ведение электронного документооборота и автоматизация бизнес-процессов исполнения и контроля.
2) Построение учета в системе, с возможностью формирования отчета «Воронка продаж» по подсистеме CRM.
3) Организовать управление обменом между конфигурациями «1С: Документооборот КОРП 8» и «1С: Управление производственным предприятием 8».
В ходе выполнения работ были внедрены следующие подсистемы:
- Электронный документооборот;
- CRM.
Внедрение системы в ЗАО «МЦ НТТ» привело к повышению следующих показателей:
- оперативный контроль над исполнением документов в Компании;
- эффективности труда сотрудников в процессах системы электронного документооборота организации.
- ведение версий документов.
- анализ информации об эффективности взаимоотношений с покупателями.
Цели проекта были достигнуты, компания получила информационную систему, в которой задействована работа всех ведущих подразделений компании.
В настоящее время система продолжает развиваться. В планы развития системы входит:
1) Создание учета задач сотрудников технической поддержки.
Также ведутся работы по сопровождению системы, в т.ч. техническая и методическая поддержка пользователей.
Компания ЗАО «МЦ НТТ» выражает благодарность проектной команде компании ООО «Абсолют-Софт», в лице следующих сотрудников:
Гончаров Владислав – руководитель проекта
Маркевич Сергей – менеджер проекта
Пугачев Николай – ведущий программист
Навценя Александр – программист консультант
Мурадов Музафар – программист консультант
Рекомендуем компанию ООО «Абсолют-Софт» потенциальным заказчикам на выполнение аналогичных работ, как специализированную профессиональную фирму, способную автоматизировать задачи учета и управления в телекоммуникационных компаниях.
Отзыв клиента
