Внедрение системы электронного документооборота в МУП г.Сочи "Муниципальный институт генплана" на базе 1С:Документооборот 8

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Организация МУП г.Сочи "Муниципальный институт генплана" работает в государственном секторе. Требования к ведению документации в организациях такого уровня предъявляются достаточно строгие. Во избежание типичных ошибок при работе с документами было принято решение об автоматизации некоторых процессов документооборота, оповещению сотрудников о поставленных задачах и выданных поручениях.

При выборе программного продукта для автоматизации документооборота предпочтение отдавалось простым и интуитивно понятным в использовании продуктам, также учитывался набор функциональных возможностей. Особое внимание было уделено сопровождению программного продукта: возможности оперативного реагирования на вопросы пользователей при работе с продуктом. Наиболее оптимальным вариантом для пользователя оказался ПП "1С:Документооборот".
В ходе внедрения был внедрен типовой функционал продукта без каких-либо дополнительных доработок.

Внедрены подсистемы:
- делопроизводство,
- учет и хранение документов,
- версификация документов,
- контроль выданных задач.

Данный инструмент значительно облегчил работу сотрудников, позволил отслеживать очередность работы с документами. Продукт помогает избежать таких ошибок как: незнание сотрудника о выданной ему задаче, утеря информации в результате редактирования документов, потеря договора или документа, ошибочная нумерация исходящих документов и др.
Заказчик получил рабочий инструмент по работе с документами, договорами и поручениями.
Система передана в промышленную эксплуатацию. Обеспечено полное освоение функционала программы руководящим составом. В дальнейшем ожидается внедрение отлаженной системы в работу менеджерам среднего звена.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика