ООО "Базэл Аэро" управляет документами с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

УК ООО «Базэл Аэро» включает в себя 4 аэропорта в городах Краснодар, Сочи, Анапа, Геленджик. Общее количество сотрудников в компании составляет более 3 300 чел.

В силу большого объема документооборота, сложности внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимости контролировать исполнение поручений было принято решение о создании системы электронного документооборота. В компании были установлены следующие цели:
- оптимизировать бизнес-процессы по организации и согласованию планов закупок, договоров;
- контролировать правильность, достоверность и максимальную полноту представляемых в договоре сведений;
- завершать процесс согласования в минимально короткие сроки;
- сохранять версии всех документов в электронном виде для анализа;
- исключить возможность утери документов при передачи между отделами.

Для решения задачи был выбран продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» в связи с тем, что он в полной мере соответствовал функциональным требованиям, необходимым для достижения поставленных целей, и позволял выполнить интеграцию с основной системой управления предприятием «1С:УПП».

В ходе внедрения СЭД были выполнены следующие работы:
- проведение обследования предприятия, описание бизнес-процессов, применяемых при согласовании договоров и планов закупок;
- создание рабочей базы данных, заполнение нормативно-справочной информацией, настройка интеграции с учетной системой;
- подготовка инструкций пользователей, комплексное обучение пользователей и руководителей отделов;
- запуск СЭД в опытную эксплуатацию и первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой;
- передача системы ИТ-службе Заказчика для дальнейшего сопровождения.

Благодаря внедрению «1С:Документооборот КОРП» были достигнуты следующие результаты:
- обеспечение непрерывности работы по согласованию договора;
- завершение процесса согласования в нужный срок. Каждому участнику отводится определенное время. В случае отсутствия кого-либо из ответственных за подписание лиц, его полномочия автоматически оперативно делегируются группе сотрудников с эквивалентными компетенциями и должностными обязанностями.
- оперативная работа с договорами позволила сохранить и расширить клиентскую базу покупателей;
- принятие управленческих решений по предоставлению специальных условий для договоров с покупателями (перечень оказываемых услуг, пакетных услуг согласно спецификаций, отсрочка платежа, периоды выставления счетов и актов) сократилось до нескольких часов, хотя ранее этот процесс мог занимать несколько дней.

Система была принята в промышленную эксплуатацию 20.06.2013. Количество автоматизированных рабочих мест 370. В дальнейшем планируется расширение интеграции с «1С:УПП» и офисным оборудованием.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Управляющая Компания ООО «Базэл Аэро» выражает благодарность партнеру фирмы 1С ГК «ГЭНДАЛЬФ» за осуществление комплексного внедрения автоматизированной системы на базе программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Документооборот 8 КОРП», «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ», «1С:Консолидация 8 ПРОФ».
УК ООО «Базэл Аэро» включает в себя 4 аэропорта в городах Краснодар, Сочи, Анапа, Геленджик. Общее количество сотрудников в компании составляет более 3 300 чел.
Ранее для целей бухгалтерского и налогового учетов в каждом аэропорту использовалась своя система учета (КИС, разработанная на базе СУБД Oracle, 1С:Управление строительной организации 8, 1С:Бухгалтерия предприятия 8). По этой причине Единая учетная политика в целях бухгалтерского и налогового учета, утвержденная с 01.01.2011 в группе компаний применялась с допущениями и отклонениями, обусловленными прежде всего возможностями применяемой на предприятии системы учета. Информация и данные в целях управления деятельностью формировались в Excel. В результате внедрения программного продукта 1С:Управление производственным предприятием была завершена стандартизация и унификация бизнес-процессов, учетной политики, нормативно-справочной информации. Выбор был основан на том, что конфигурация обладает всеми необходимыми функциональными блоками для учета на предприятиях производства услуг.
По рекомендации специалистов ГК «ГЭНДАЛЬФ», данной ими после проведения предпроектного обследования, было принято решение также использовать программные продукты «1С:Документооборот 8 КОРП», «1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ», «1С:Консолидация 8 ПРОФ».
Подготовка к проекту началась в ноябре 2012 года. Внедрение было начато в феврале 2013 года. Осуществлялось оно по проектной технологии и выполнялось согласно графику, составленному после проведения предпроектного обследования. По каждому автоматизируемому блоку специалистами ГК «ГЭНДАЛЬФ» были выполнены следующие работы:
• Перенос начальных остатков из предыдущих систем учета в новую на начало 2013 года
• Выполнена программная адаптация
• Продемонстрированы контрольные примеры
• Обучение сотрудников предприятия
• Сопровождение пользователей в ходе опытной эксплуатации.
А также была оказана помощь в закрытии I и II кварталов и формировании регламентированной отчетности.
Завершение проекта осуществлено в октябре 2013 года. За это время были автоматизированы следующие блоки:
Внедрение финансового учета обслуживания воздушных судов. Интеграция с «Коброй».
Внедрение финансового учета оказания прочих услуг аэропорта (в т.ч. По операционным кассам). Грузовой склад.
Внедрение финансового учета оказания прочих услуг аэропорта (в т.ч. По операционным кассам). Прочие услуги.
Учет банковских и кассовых операций (по центральной кассе).
Формирование платежного календаря и БДДС.
Учет материально-производственных запасов.
Учет оценочных резервов и оценочных обязательств (резерв под снижение стоимости МПЗ).
Управление закупками.
Учет ОС, НМА, внеоборотных активов и расходов на НИОКР.
Автоматизация деятельности службы спецтранспорта. С использованием ПП 1С:Управление автотранспортом ПРОФ
Управление взаиморасчетами, дебиторской и кредиторской задолженностью.
Учет оценочных резервов и оценочных обязательств (резерв по сомнительным долгам).
Учет операций с подотчетными лицами.
Учет заработной платы и кадровый учет.
Учет оценочных резервов и оценочных обязательств (резерв по отпускам).
Учет расходов и доходов будущих периодов.
Учет затрат и расчет себестоимости в соответствии с отраслевыми нормативными документами.
Автоматизация формирования бухгалтерской отчетности.
Налоговый учет и формирование налоговой отчетности по НДС.
Налоговый учет и формирование налоговой отчетности по налогу на прибыль.
Налоговый учет и формирование налоговой отчетности по прочим налогам.
Автоматизация блока МСФО. С использованием ПП 1С:Консолидация ПРОФ
Электронный документооборот С использованием ПП 1С:Документооборот КОРП

В настоящий момент специалистами ГК «ГЭНДАЛЬФ» осуществляется гарантийное сопровождение системы.
На сегодняшний день автоматизировано:
∙ 660 рабочих мест в 1С:УПП 8
∙ 370 рабочих мест в 1С:Документооборот 8 КОРП
∙ 65 рабочих мест в 1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ
∙ 3 рабочих места в 1С:Консолидация 8 ПРОФ.

В результате внедрения Заказчик получил единую систему, полностью учитывающую особенности деятельности с полномасштабным решением требований законодательства, в т.ч. автоматизированное формирование отраслевых отчетов в соответствии с Приказом Минтранса РФ от 5 декабря 2011 г. № 303 "Об утверждении Порядка ведения раздельного учета доходов и расходов по видам деятельности, связанной с оказанием услуг субъектов естественных монополий в аэропортах".