Построение системы контроля за исполнением задач с помощью "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в ООО "Новомосковский Хлор"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО «Новомосковский хлор» - один из лидеров химической промышленности в Тульской области. Предприятие ведет свою историю с 1938 года, когда был открыт первый в стране цех хлорной извести. Сегодня ООО «Новомосковский хлор» - это современная компания, продукция которой соответствует всем требованиям стандарта.

Продукция ООО «Новомосковский хлор» поставляется в регионы Центрального федерального округа, Сибири, Белоруссии. Компания расширяет свое присутствие на рынке, заключая соглашения с новыми партнерами. За подготовку, согласование и подписание бумаг отвечает сотрудник, который был инициатором заключения договора. Договорного отдела как самостоятельного подразделения в организационной структуре компании нет.

С увеличением потока бумаг у компании возникла потребность в упорядочивании процессов работы с документами. Задача по построению системы внутреннего электронного документооборота была поручена компании «СофтЭксперт», имеющей обширный опыт реализации подобных проектов.
Уже на этапе обследования специалисты «СофтЭксперт» выявили ряд «узких» моментов. Сложившаяся схема работы не подразумевала ведение архива документов, отсутствовала четкая схема согласования договоров. После детального анализа положения дел, был предложен ряд мер, позволяющих оптимизировать процесс подготовки и согласования договоров, в частности:
• составлен новый регламент работы с проектами договоров;
• разработан наиболее оптимальный маршрут движения документа, исключающий двойное согласование;
• доработана существующая внутренняя инструкция по работе с договорами.

В дальнейшем процесс подготовки и согласования договоров был автоматизирован на базе программного продукта «1С:Документооборот 8». На этом этапе выполнены следующие работы:
• проведена интеграция «1С:Документооборот 8» с установленным ранее ПП «1С:Управление производственным предприятием 8» в части справочников «Корреспонденты» («Контрагенты»), «Внутренние документы» («Договора»), «Контактные лица»;
• настроена автоматическая нумерация договоров;
• сохранены все необходимые шаблоны документов.

Результатом реализации проекта стала оптимизация процесса подготовки и согласования договоров в ООО «Новомосковский хлор». Теперь документы подписываются в установленные сроки, создан электронный архив, обеспечена четкая нумерация договоров, в системе сохраняются все комментарии к документам. Выверенный регламент работы с проектами договоров позволил сэкономить рабочее время сотрудников – сейчас специалисты успевают выполнить больший объем работ за меньшее время.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Помимо консультаций по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения, продажи, установки и доставки программных продуктов в офис заказчика, сотрудниками компании «СофтЭксперт» были проведены работы по установке программного решения на рабочие места, в т.ч. сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе, планирование этапов работ, составление календарного плана работ, начальные настройки программы для начала ведения учета, создание интерфейсов и наборов прав пользователей, помощь при вводе начальных остатков, интеграция с 1С УПП, обучение персонала работе в программе. Автоматизировано 28 рабочих мест. Установленная система принята в промышленную эксплуатацию с «5» августа 2013 г.
Внедрение решения «1С:Документооборот 8 ПРОФ» в ООО «Новомосковский Хлор» позволило:
- автоматизировать организацию процессов предварительного согласования договоров с помощью бизнес-процессов;
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
В настоящее время оказывается консультационная и методическая помощь пользователям программы. Таким образом, внедренный программный продукт успешно функционирует в ООО «Новомосковский Хлор».