Автоматизация процессов работы с протоколами и распоряжениями Комитета по тарифам Санкт-Петербурга на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8»

Автоматизированы следующие функции:

• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Основными целями автоматизации были:
• обеспечение своевременной и качественной подготовки к проведению заседаний правлений Комитета (мероприятий) и рабочих совещаний.
• обеспечение работы с заявками для формирования повесток, протоколов и распоряжений заседаний правлений Комитета и рабочих совещаний.
• организация голосования в ходе проведения заседаний правлений по вопросам повестки.
• подготовка протоколов по результатам проведения заседаний правлений.
• ознакомление с итоговыми материалами заседаний правлений и рабочих совещаний.

ООО «СБС-Инфо» приняло участие в запросе котировок цен на право заключения Договора на выполнение работ, проводимом Автономной некоммерческой организацией «Санкт-Петербургский региональный сегмент Единой информационно-аналитической системы», и было признано победителем, в том числе и благодаря подтвержденному опыту внедрения программных продуктов на базе конфигурации «1С:Документооборот 8». В связи с тем, что в ходе автоматизации поставленных задач требовались существенные доработки типовой конфигурации, для участия в проекте были приглашены сотрудники ООО «БЭР». Получателем работ являлся Комитет по тарифам Санкт-Петербурга.

Для решения задач, поставленных перед совместной командой внедрения, был использован типовой функционал «Мероприятия» с учетом его дальнейшего развития под конкретные задачи Заказчика. В процессе разработки подсистемы электронного документооборота были реализованы следующие функциональные модули:
• заявок для формирования повестки;
• формирования мероприятий;
• формирования итоговой повестки;
• голосования;
• формирования протоколов;
• ознакомления с результатами мероприятий.

Основной особенностью данного проекта явилось требования Заказчика о предстоящей работе с подсистемой исключительно посредством веб-браузера, что накладывало ряд ограничений при проектировании решения.
Разработка данных подсистем электронного документооборота позволило Заказчику:
• автоматизировать процесс подготовки и проведения заседаний правлений и рабочих совещаний;
• обеспечить своевременное ознакомление регулируемых организаций в части их касающейся с предстоящими заседаниями и рабочими совещаниями;
• формализовать процессы подготовки протоколов и распоряжений Комитета по тарифам Санкт-Петербурга и ознакомления с ними регулируемых организаций;
• обеспечить централизованное хранение документов по заседаниям правлений и рабочим совещаниям за счёт создания единого хранилища данных.
По результатам разработки и внедрения подсистем электронного документооборота для автоматизации задач подготовки и проведения заседаний правлений и рабочих совещаний Комитета по тарифам Санкт-Петербурга было проведено обучение основных ключевых пользователей Комитета.
В общей сложности, автоматизировано 35 рабочих мест. Подсистема Заседания правления принята в эксплуатацию в октябре 2013 года. Подсистема Рабочие совещания принята в эксплуатацию в сентябре 2014 года.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика