Автоматизация договорного учета в ООО "БиоЛайн" на базе решения "ИБР:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Сотрудниками финансовой дирекции был проведен сравнительный анализ существующих предложений на рынке. Далее была подготовлена конкурентная таблица функциональных возможностей, сроков и стоимости внедрения. В результате было выбрано решение "ИБР:Документооборот КОРП", разработанное на платформе "1С:Предприятие 8.2".
Система принята в промышленную с 18 июля 2013 года.
В целом проект автоматизации признан успешным.

Автоматизированы следующие функции:
В ходе в выполнения проекта в рамках соответствующих блоков доработан и внедрен следующий функционал:

1. Блок «Общих настроек»
- настройка структуры организации (группы компаний, отделов, должностей);
- поддержка роли заместителя для определенных должностей;
- настройка сотрудников, пользователей;
- настройка ролевых специализаций и прав доступа;
- настройка внутренней цифровой подписи;
- поддержка назначения/временного замечания на должность с переадресацией всех задач должности на текущего пользователя.

2. Блок «Преддоговорной работы»
- настройка видов договоров (и дополнительных соглашений);
- настройка видов договоров, порождаемых в учетной системе;
- настройка свойств договоров и категорий;
- настройка правил установки ответственных по договору;
- настройка шаблонов/бланков договора;
- механизм планирования этапов и платежей;
- настройка правил – логических связей между поставками и платежами с учетом частичных поставок, авансовых платежей, минимальным уровнем выполнения;
- контроль непротиворечивости данных на этапах планирования договора;
- поддержка логических связей между расходными и доходными договорами;
- поддержка многосторонних договорных отношений;
- настройка листа согласования;
- настройка валюты расчетов;
- настройка ответственных сотрудников по договору;
- настройка правил доступа к договору;
- настройка условий по договору в части отгрузки, товарных условий, расчетов и порядка выполнения, дополнительных условий (обучение, монтаж и т.д.).

3. Блок «Согласования документов»
- настройки неограниченного количества сценариев, привязки к конкретному документу, задать условия для значений в точке сценария;
- настройки сложных последовательно-параллельных сценариев;
- управления задачами (отклонения, перенаправления, переноса времени).

4. Блок «Исполнение договора»
- отражение фактических данных в части поставок;
- отражение фактических данных в части проведенных оплат;
- формирование претензий;
- контроль дебиторской задолженности;
- контроль кредиторской задолженности;
- механизм настройки уведомлений;
- механизм корректировки и переноса обязательств по договору/доп. соглашению;
- механизм уведомлений;
- механизм сообщений и поручений по договору;
- механизм комментариев к договору.

5. Блок «Обмена данными с учетной системой «1С:Комплексная автоматизация 8»
- настройка механизма формирования вида договора учетной системы на основании управленческого договора;
- настройка механизма создать на основании для целей формирования проекта договора;
- настройка механизма обмена данными в части Договоров;
- настройка механизма обмена данными в части Контрагентов;
- настройка механизма обмена данными в части фактического исполнения договора по поставкам и платежам.

В том числе произведены работы по интеграции с ПО «1С:Комплексная автоматизация 8» в части:
1. загрузки данных заказа для целей формирования карточки договора и плана поставок/платежей;
2. обмена данных справочника контрагента;
3. выгрузки из учетной системы фактических данных об исполнении обязательств управленческий договор.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Уважаемый Сергей Григорьевич!
Выражаем благодарность и признательность Вашей Компании за успешную работу на проекте автоматизации договорной работы в ООО «БиоЛайн», за профессиональный подход к своей работе и внимательное отношение к нашим требованиям и пожеланиям.
Данное программное решение помогло нашей Компании выйти на новый уровень и поднять качество работы не только внутри Компании, но и с нашими клиентами. Продукт «ИБР: Документооборот КОРП», безусловно, служит целям более разумного управления преддоговорной, договорной работы и подходит для компаний, имеющих разветвленную систему партнеров.

Подведя итоги реализованного проекта и запуска системы в промышленную эксплуатацию, с 18.07.2013г., мы готовы дать следующие оценки:
1. соответствие потребностям организации - 5 баллов;
2. удобство работы – 5 баллов;
3. качество работы специалистов ООО «Информационные Бизнес Решения» мы оцениваем на 5 баллов.
Мы рекомендуем использовать данное решение для целей автоматизации договорной работы.

В ближайшее время планируется второй этап нашего совместного сотрудничества - автоматизация процессов бюджетного управления посредством программного продукта «ИБР: Бюджетирование». Надеюсь, что реализация вновь поставленной задачи будет не менее успешной, чем предыдущая.
Мы рады, что Компания «Информационные Бизнес Решения» оправдала наше доверие, поскольку в ее лице мы нашли опытного и ответственного поставщика информационной системы, которая отвечает высоким требованиям и стандартам нашей Компании.