Внедрение "1С:Управление небольшой фирмой 8.ПРОФ" в финской торговой компании «Йоутсен»

Кейс №1

Клиент

ООО Joutsen — дочерняя компания финской фирмы «Joutsen Finland Оу», занимается оптовыми поставками продукции в регионы, розничной продажей верхней одежды и спальных принадлежностей с пуховым наполнителем.

Общая численность компании: 10 человек.

Как было/Проблема

Учет в компании вёлся полностью в Excel или на бумаге, из-за чего возникали проблемы:

• сложно посчитать остатки товаров и точное количество продаж
• сложно зарезервировать нужный товар
• невозможно получить системную аналитику по заказам

Также, в программе не было данных об оплате счетов и возможности автоматически конвертировать цифры в евро. 

Задача

Для  того, чтобы решить проблемы учета, компании была нужна система, в которой всем ключевым сотрудникам будут видны заказы клиентов, видны остатки на складе с возможностью их быстро зарезервировать, и в которой можно анализировать заказы, продажи и остатки запасов по цветам и размерам.

Решение:

Самым простым и удобным вариантом стало внедрение программы 1С:Управление Нашей Фирмой с нашей помощью.

Ход работы:.

Для начала ключевые сотрудники приступили к изучению возможностей системы 1С:УНФ. Наши консультанты в это время узнали о проблемах компании со слов директора по продажам, сформировали список основных требований к системе и приступили к моделированию бизнес-процессов.

Затем мы организовали систему ведения учета доходов и расходов, а также настроили создание необходимых отчетов в системе, чтобы можно было видеть рентабельность магазинов, своих торговых точек и всего оптового направления.

Мы запустили систему учета в компании раньше, чем сотрудники успели закончить обучение, поэтому наши специалисты в течение месяца оказывали постоянную оперативную поддержку и настройку.

Механика

Теперь весь учет осуществляется в единой информационной системе 1С:УНФ.

• Когда покупатель делает заказ, товар на складе тут же резервируется и отмечается в системе. Так товар не отгрузят по ошибке в другой заказ и не зарезервируют повторно.
• Также в отчете по продажам есть сортировка по нескольким пунктам: наименование изделия, артикул, цвет, размер. Это очень удобно для анализа продаж.

Результат

• Руководящему составу стало удобнее управлять компанией. Взаиморасчеты с клиентами в евро учитываются и конвертируются автоматически. Доработка программы позволяет меньше чем за час создавать любые специфичные отчеты, а также получать самую свежую информацию о каждом подразделении и оперативнее планировать его дальнейшее развитие. 

• Сэкономлено время сотрудников: больше не надо отправлять сотрудника на склад для подсчета остатков и "откладывания" товара для клиента, сокращено время оформления отгрузочных документов. Из-за этого улучшилось качество обслуживания, что также не осталось без внимания клиентов.

• Бонусом во время проекта была достигнута незапланированная цель -  появилась возможность учета комиссионной торговли.

2023 год. Кейс №2

«Joutsen», дочерняя компания финской фирмы «Joutsen Finland Оу», использует систему «1С» с 2012 года. Программный продукт «1С:Управление нашей фирмой» помогает вести учет и оперативно управлять оптовыми поставками изделий из пуха в регионы и розничным магазином пуховых курток и постельных принадлежностей в Санкт-Петербурге. На протяжении 10 лет «РАУ АйТи» помогает компании развивать систему и консультирует по техническим и управленческим вопросам. В течение последних двух лет в компании реализовали несколько функций, сделавших «Joutsen» сильнее и прибыльнее:

1. Дисконтные карты
2. Скидочная система
3. Курсовые разницы
4. Маркировка

«Joutsen» также использует возможности «1С:Управление нашей фирмой» в части работы с маркировками, и на данный момент переходит на новую редакцию (3.0) программы.

Дисконтные карты

При достижении суммы покупок 51 000 рублей, покупателю выдается дисконтная карта. По каждой покупке дисконтная карта фиксируется в чеке или накладной с помощью сканирования или привязки по номеру телефона. При возврате товара сумма вычитается из суммы покупок.

В «1С:Управление нашей фирмой» настроен справочник Дисконтные карты. Каждая карта привязана к контрагенту. Внесение информации о держателях позволило организовать практику по предоставлению 5% скидки за неделю до и неделю после Дня Рождения участника программы лояльности.

Скидочная система

В «Joutsen» реализована установка скидок на товар. Скидки управляются одним документом и устанавливаются процентом (%) от номенклатуры. В программе устанавливаются:

• срок начала и окончания акции;
• вид изделия, на который предоставляется скидка.

Также выпущены неименные подарочные карты. Используя карту, предъявитель может:

• доплатить за товар, если цена товара выше номинала карты;
• использовать в одном чеке одну или несколько подарочных карт.

Курсовые разницы

Розница «Joutsen» ведется в рублях. Для оптовых продаж цена изначально назначается в евро и, при продаже, переводится в рубли двумя вариантами:

1. При предоплате перевод в рубли происходит в день поступления денежных средств.

2. При пост-оплате перевод в рубли происходит в день отгрузки.

Маркировка

Для выполнения требований обязательной маркировки одежды и белья, в «Joutsen» подключили соответствующий функционал «1С:Управление нашей фирмой». Программа оформляет отражение маркировки, здесь же заказываются и списываются коды.

«Когда стали вводить маркировку текстиля, технологию не откатали на 100%. Возникали проблемы и вопросы. Сначала часть задач по маркировке выполняли вручную»

Элли Нуут, генеральный директор ООО «Йоутсен»

В «1С:УНФ» маркировка «привязана» к продаже и прослеживается из соответствующего отчета. При возникновении ошибок, сотрудник корректирует данные без дополнительных сложностей для покупателя.

Обновление на версию 3.0

В марте 2023 в «Joutsen» перешли на «1С:Управление нашей фирмой» версии 3.0. В компании рассматривают использование нескольких новых функций из обновления:

• подключение функции подарков для клиентов;
• сообщения-напоминания для менеджеров;
• интеграция с маркетплейсом «Яндекс.Маркет».