ООО «Йоутсен»
Санкт-Петербург, Июнь 2013
Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 3
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 3
Клиент
ООО Joutsen — дочерняя компания финской фирмы «Joutsen Finland Оу», занимается оптовыми поставками продукции в регионы, розничной продажей верхней одежды и спальных принадлежностей с пуховым наполнителем.
Общая численность компании: 10 человек.
Как было/Проблема
Учет в компании вёлся полностью в Excel или на бумаге, из-за чего возникали проблемы:
-
сложно посчитать остатки товаров и точное количество продаж
-
сложно зарезервировать нужный товар
-
невозможно получить системную аналитику по заказам
Также, в программе не было данных об оплате счетов и возможности автоматически конвертировать цифры в евро.
Задача
Для того, чтобы решить проблемы учета, компании была нужна система, в которой всем ключевым сотрудникам будут видны заказы клиентов, видны остатки на складе с возможностью их быстро зарезервировать, и в которой можно анализировать заказы, продажи и остатки запасов по цветам и размерам.
Решение:
Самым простым и удобным вариантом стало внедрение программы 1С:Управление Нашей Фирмой с нашей помощью.
Ход работы:.
Для начала ключевые сотрудники приступили к изучению возможностей системы 1С:УНФ. Наши консультанты в это время узнали о проблемах компании со слов директора по продажам, сформировали список основных требований к системе и приступили к моделированию бизнес-процессов.
Затем мы организовали систему ведения учета доходов и расходов, а также настроили создание необходимых отчетов в системе, чтобы можно было видеть рентабельность магазинов, своих торговых точек и всего оптового направления.
Мы запустили систему учета в компании раньше, чем сотрудники успели закончить обучение, поэтому наши специалисты в течение месяца оказывали постоянную оперативную поддержку и настройку.
Механика
Теперь весь учет осуществляется в единой информационной системе 1С:УНФ.
-
Когда покупатель делает заказ, товар на складе тут же резервируется и отмечается в системе. Так товар не отгрузят по ошибке в другой заказ и не зарезервируют повторно.
-
Также в отчете по продажам есть сортировка по нескольким пунктам: наименование изделия, артикул, цвет, размер. Это очень удобно для анализа продаж.
Результат
-
Руководящему составу стало удобнее управлять компанией. Взаиморасчеты с клиентами в евро учитываются и конвертируются автоматически. Доработка программы позволяет меньше чем за час создавать любые специфичные отчеты, а также получать самую свежую информацию о каждом подразделении и оперативнее планировать его дальнейшее развитие.
-
Сэкономлено время сотрудников: больше не надо отправлять сотрудника на склад для подсчета остатков и "откладывания" товара для клиента, сокращено время оформления отгрузочных документов. Из-за этого улучшилось качество обслуживания, что также не осталось без внимания клиентов.
-
Бонусом во время проекта была достигнута незапланированная цель - появилась возможность учета комиссионной торговли.
Автоматизированы следующие функции:
- Взаиморасчеты с покупателями
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Оптовая торговля
- Оформление заказов покупателей
- Оформление заказов поставщикам
- Подключение торгового оборудования
- Резервирование ТМЦ
- Розничная торговля
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Управление складскими запасами
- Управленческий учет
- Учет продаж ТМЦ
- Финансовый анализ
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
1. Резервирование товаров под клиентов
Раньше учет резервов не велся. Товар просто откладывали в отдельную коробку. Чтобы уточнить информацию о резервах, приходилось ехать на склад и считать. А это влекло за собой расходы на бензин и временные затраты сотрудника
Теперь учет резервов ведется в программе, данные о зарезервированных товаров выводятся в виде отчета.
2. Учет взаиморасчетов с покупателями в валюте
Информация о взаиморасчетах с клиентами в евро ежемесячно отправляется в головной офис компании в Финляндию.
До внедрения данные об оплате счетов в программе отсутствовали. В бухгалтерии можно было получить данные по взаиморасчетам только в рублях. Чтобы сопоставить оплату выставленных счетов в валюте, приходилось вручную конвертировать сумму в рублях на евро.
Реализован учет взаиморасчетов с клиентами в евро, что исключает ручную конвертацию и позволяет оперативно получить данные по взаиморасчётам в валюте.
3. Формирование ежемесячных и годовых отчетов в 1С.
Раньше на составление отчетов для совета директоров головной компании в Финляндии уходил минимум один рабочий день. Вся информация заносилась в эксель вручную. Теперь по предварительным расчетам, на это будет уходить меньше одного часа.
4. Аналитика прибыли по подразделениям
До внедрения можно было получить данные о прибыли только по компании в целом.
С введением учета расходов по подразделениям, появилась возможность видеть прибыльность подразделений. Это актуально, так как не всегда прибыльность компании в целом означала прибыльность каждого подразделения. Руководству необходимо знать в частности рентабельность отдела в гостином дворе, чтобы дальше развивать продажи в нем (нанять сотрудника, изменить цены) или закрыть отдел.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
Наша компания является дочерней компанией финской фирмы «Йоутсен» - производителя пуховиков и спальных принадлежностей. Открылись России в 2004 году, летом 2012 открылся первый розничный магазин в Санкт-Петербурге.
С момента открытия розничного магазина мы начали вести учет розничных продаж в "1С:Управление небольшой фирмой 8 ПРОФ". Однако у нас существует еще оптовая торговля. Учет оптовых продаж велся на отдельных листах и собрать консолидированную информацию о продажах по всей компании было проблематично и занимало несколько дней.
У нас не было возможности получить данные об остатках товаров на складе по цветам и размере в требуемом виде.
Отдельная история у нас была по резервированию товаров под клиентов. Как такового резервирования у нас не было. На основном складе товары просто откладывались в коробки и подписывались. Чтобы понять количество свободного товара, приходилось каждый раз ехать на склад (он удаленный) и подсчитывать. А это не очень удобно.
За помощью в организации учета оптовых продаж в "1С:Управление небольшой фирмой 8 ПРОФ" мы обратились в компанию «РАУ АйТи». Мы уже имели опыт работы со специалистами этой фирмы как по задачам 1С, так и по ИТ-задачам.
Перед началом внедрения наши ключевые сотрудники прошли сертифицированное обучение по "1С:Управление небольшой фирмой 8 ПРОФ" в РАУ. Что позволила нам по-новому взглянуть на возможности программы.
Мы заметили, что консультанты РАУ имеют большой опыт в постановке учета в "1С:Управление небольшой фирмой 8 ПРОФ". Они провели моделирование наших бизнес-процессов, а затем обучили нас работе в программе по индивидуальным инструкциям.
По завершению проекта, мы можем в одном отчете получать объем продаж сводный и по каждому подразделению, а также видеть динамику продаж. Для нас это важно, так как компания планирует масштабироваться в России.
Также получили удобную систему учета резервов. Про ненужные поездки на склад забыли, остатки по свободным и зарезервированным товарам смотрим в "1С:Управление небольшой фирмой 8 ПРОФ".
Еще радует то, что во время проекта мы достигли незапланированных целей – учет комиссионной торговли и учет доходов и расходов по подразделениям.
В общем, системой очень довольны. Только жалко, что раньше о ней не знали.
На сегодняшний день мы получаем качественную помощь специалистов РАУ в рамках комплексного сопровождения по 1С и по ИТ.
Уважаемые сотрудники «Рау АйТи», большое вам спасибо за ощутимый вклад в развитие нашей компании! Вы молодцы!
