Автоматизация документооборота на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании "Джинсовая симфония"
Джинсовая симфония
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
В компании «Джинсовая симфония» до 2013 года весь документооборот велся вручную и существовал только архив бумажных документов.
С ростом компании и расширения географии ее присутствия на рынке, такая система учета документов перестала соответствовать новым требованиям, поскольку неоправданно отнимала рабочее время на поиск необходимых документов, создавала путаницу в версиях документов. Кроме того, в компании ряд документов, в том числе договоры, проходит по большому количеству различных маршрутов согласования.
Руководство компании приняло решение об автоматизации документооборота. В качестве инструмента для автоматизации документооборота в компании, руководством был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», предложенный и продемонстрированный компанией «1С-Рарус».
Для сохранения конфиденциальности специалистами компании «1С-Рарус» в системе были настроены права доступа и маршруты согласования документов. В процессе возникновения новых потребностей компании планируется увеличение использования возможностей программы. Программа "1С:Документооборот 8 КОРП" интегрирована с "1С:Управления корпоративными финансами" для последующей архивации финансовых документов.
Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило :
• Сократить время на поиск необходимого документа и исключить пересортицу документов. Создано единое хранилище документов, классифицированных по видам документов, ведется номенклатура дел.
• Сократить рабочее время сотрудников на обращение в архив за документом и исключить утерю за счет использования возможностей сканирования документов в программе и введения регламента работы. По завершению процесса согласования и утверждения документа, оригинал с подписями и печатью сдается на хранение в архив, а в дальнейшей работе используется скан-копия и полученные с него бумажные копии.
• Усилить контроль и ответственность при работе с документами. При прохождении согласования, утверждения в системе сохраняются варианты предложений и замечаний. Имеется возможность отследить изменения документа от первоначального варианта, а также автора этих изменений.
В настоящий момент прописано более 40 маршрутов согласования документов. В перспективе список маршрутов будет расширяться.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Для клиентов и партнеров компании «1С-Рарус»
Отзыв о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Компания «Джинсовая симфония» была основана в 1995 году – это успешная, динамично развивающаяся компания, которая входит в число крупнейших дистрибьюторов и сетевых операторов модной одежды в России. В компании свыше 200 магазинов, которые находятся более чем в 30 городах по всей России.
В нашей компании до 2013 года весь документооборот велся вручную и существовал только архив бумажных документов. С ростом компании и расширения географии ее присутствия на рынке, такая система учета документов стала не соответствовать новым требованиям, поскольку неоправданно отнимала рабочее время на поиск необходимого документа, создавала путаницу в версиях документов, вызванных человеческим фактором. В компании ряд документов, в том числе договора, проходит различные маршруты согласования. Руководство нашей компании приняло решение об автоматизации документооборота. В качестве инструмента, позволившего автоматизировать процесс документооборота в компании, руководством был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», предложенный и продемонстрированный компанией «1С-Рарус». В компанию «1С-Рарус» обратились по вопросу автоматизации, поскольку она является крупным внедренческим центром с большим опытом работы на рынке программных продуктов 1С, имеет в штате квалифицированных специалистов.. Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило :
• Сократить время на поиск необходимого документа и исключить пересортицу документов - создание единого хранилища документов в системе, классифицированных по видам документов, с ведением номенклатуры дел.
• Сократить рабочее время сотрудников на обращение в архив за документом и исключить утерю за счет использования возможностей сканирования документов в программе и введения регламента работы. По завершению процесса согласования и утверждения документа, оригинал с подписями и печатью сдается на хранение в архив, а в дальнейшей работе используется скан и полученные с него бумажные копии.
• Усилить контроль и ответственность при работе с документами. При прохождении процесса согласования и утверждения в системе сохраняются варианты предложений и замечаний. Имеется возможность отследить изменения документа от первоначального варианта и автора этих изменений.
• Упростить порядок сбора и хранения документов за счет интеграции с программой«1С:Управлеие корпоративными финансами 8».
Для сохранения конфиденциальности специалистами компании «1С-Рарус» в системе были настроены права доступа. В процессе возникновения новых потребностей компании планируется увеличение использования возможностей программы. В настоящий момент прописано 40 маршрутов согласования документов. В перспективе список маршрутов будет расширяться. Выражаем благодарность сотрудникам компании «1С:Рарус» за работу, выполненную на хорошем профессиональном уровне, высокое качество обслуживания, внимательное отношение и оперативность решения возникающих вопросов. В дальнейшем надеемся на плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество.
Система введена в промышленную эксплуатацию 20.05.13 на 50 рабочих мест.
Отзыв клиента
