Автоматизация документооборота в крупнооптовой торговле полезными ископаемыми

Автоматизированы следующие функции:

  • Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
    • Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
      • Оптовая торговля
  • Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
    • Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
      • Бухгалтерский учет

Описание

Справка о компании.
Компания занимается куплей-продажей руды, фактически является посредником между горно-обогатительными и металлургическими комбинатами. Входит в состав крупнейшего в стране холдинга металлургической промышленности. Занимает прочные позиции на рынке, постоянно развивается и наращивает обороты.

Предмет обращения.
Руководство обратилось к компании "СофтОфис" со следующими задачами. Ввиду постоянного роста компании объемы документооборота требовали значительных людских ресурсов. Стояла опасность раздуть штат учетных работников до состояния крайней неэффективности, а значит привести к неуправляемости, значительному количеству ошибок, потере денежных средств, нестабильному положению компании на рынке. Оперативный учет в компании, как таковой, отсутствовал, данные обрабатывались с задержкой в несколько недель.

Предпроектное обследование фактически не проводилось ввиду того, что на момент обращения руководство компании четко осознавало стоящие перед ними задачи, сформулировало требования к будущей системе, назначило контрольные точки.

Проект.
Автоматизация проводилась первоначально на существующих у клиента компонентах «1С:Бухгалтерия» и «1С:Предприятие. Оперативный учет», в дальнейшем внедрили Комплексную конфигурацию. Проект длился 8 месяцев и делился на три этапа.

Автоматизация документооборота. Введение строгого электронного документооборота позволило остановить рост объема учетных работ при постоянном увеличении товарооборота. Более того, свободные людские ресурсы позволили ускорить темпы роста, и уже в первые месяцы после сдачи проекта объем товарооборота компании увеличился вдвое по отношению к объемам на момент обращения.
Следующим шагом был перенос данных в бухгалтерию. Основная сложность заключалась в большом объеме имеющихся данных и ежедневном потоке новых. По окончании данного этапа отпала необходимость дважды вводить одни и те же документы, а значит, бухгалтерия теперь не отставала от коммерческой деятельности компании, отчетность сдавала точно в срок, вовремя выявляла задолженности покупателей, наладила своевременную оплату поставщикам. Дополнительным преимуществом стало то, что теперь НДС рассчитывался вовремя, и отпала необходимость перечислять авансом лишние средства на счета ИМНС.
Последним этапом проекта стала автоматизация оперативного учета. До автоматизации электронные документы изначально составлялись на момент отправки руды железной дорогой с приблизительными цифрами, которые корректировались только после фактического прихода товара. Временной лаг мог доходить до месяца. Часто возникала ситуация, когда отправленный товар приходило время оплачивать, а он еще не доехал до покупателя. После внедрения оперативного учета руководство компании смогло гораздо более эффективно составлять планы и объемы платежей, а также получило дополнительный источник дохода. Теперь счета, выставленные приблизительно, на большую сумму, чем фактическая отправка, своевременно корректировались, и оплачивались строго в соответствии с реальным количеством товара.

Результат.
Таким образом, клиент получил такую систему, которая максимально соответствует его потребностям. Руководство компании смогло выявлять и создавать дополнительные ресурсы для роста компании в целом и профессионального уровня ее сотрудников. Значительный рост объемов, абсолютная прозрачность деятельности и удовлетворенность персонала подтвердили эффективность внедрения и создали почву для дальнейшего плодотворного сотрудничества.

Факты.
Совместная работа сотрудников СофтОфиса и клиента позволила выявить узкие места, привлечь дополнительные прибыли. Например, возможность в программе пользователю выбирать метод округления до копеек, центов etc. ежемесячно приносит клиенту дополнительную прибыль порядка 500$.

Внедрение

Купля-продажа руды

Москва, Сентябрь 2000

Параметры

Кол-во рабочих мест: 6. Кол-во документов в день: 30. Кол-во строк в док-те: 5