Автоматизация документооборота и закупочной деятельности предприятия ООО "Ставропольский аптечный склад" на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов

Сопровождение:

Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Компания «Ставропольский аптечный склад» была основана в 1997 году. Сегодня она входит в число крупнейших поставщиков в Ставропольском крае медицинской продукции для учреждений здравоохранения.
В компании постоянно ведется изучение последних разработок в области медицины и медицинских технологий, особенностей их внедрения и использования. Грамотные специалисты осуществляют консультации при подборе медицинского оборудования, медицинских расходных материалов, лекарственных средств, лабораторного оборудования и реагентов, специализированной медицинской мебели. Весь предлагаемый товар сертифицирован и обеспечен гарантийным обслуживанием в соответствии с законодательством РФ.

Деятельность компании основана на работе с клиентами, которая начинается либо с процесса обработки полученных от них заявок, либо с поиска аукционов для участия.
При ведении бумажного документооборота было сложно отследить путь заявки и конечный результат ее обработки.
В итоге было принято решение об автоматизации документооборота, главными задачами были снижение риска потери клиентов и уменьшение сроков согласования конкурсной документации.

В качестве программного продукта был выбран "1С:Документооборот 8 КОРП". Главными факторами, повлиявшими на выбор именно этой системы, были настройка составных бизнес-процессов с возможностью применения логических условий без программирования, а также интеграция "1С:Документооборота" с другими конфигурациями на платформе "1С:Предприятие 8".

Внедрение выполнялось специалистами группы компаний «Бизнес ИТ» г. Ставрополь, имеющими большой опыт внедрения систем автоматизации электронного документооборота.
Перед внедрением было проведено обследовании существующей системы документооборота в результате которого были выработаны правила настройки системы, вынесены предложения по оптимизации существующих бизнес-процессов и регламентации процессов документооборота.
В ходе проекта сотрудниками ГК «Бизнес ИТ» была настроена система, проведено групповое обучение пользователей, созданы шаблоны документов с автозаполнением прикрепленных файлов, настроены маршруты бизнес-процессов.

Результаты проекта:

В результате внедрения в компании «Ставропольский аптечный склад» были автоматизированы:
• процессы регистрации и отработки всех видов заявок (от клиентов, на отгрузку по контракту, на заказ транспортной компании, на самовывоз товара, на склад);
• обработка аукционов;
• согласование и оплата счетов;
• согласование договоров;
• контроль исполнения задач.
Также был налажен процесс интеграции «1С:Документооборота» с «1С:Управление торговлей» в части справочника «Контрагенты» и автоматического старта комплексного бизнес-процесса «Заказ на сборку» в «1С:Документооборота» при создании документа в «1С:Управление торговлей».
Система позволила уменьшить риски потери заявок и сроки согласования конкурсной документации, увеличить исполнительскую дисциплину и качество оказываемых услуг.

Состояние проекта:

В настоящее время система «1С:Документооборот КОРП» активно используется в компании «Ставропольский аптечный склад» более чем на 60 местах. Внедрение позволило упорядочить работу не только в рамках классического делопроизводства, но и в оформлении/согласовании документов для участия в аукционах, согласовании и оплаты счетов.
В перспективе компания планирует усовершенствовать и расширить области интеграции «1С:Документооборота» с другими имеющимися программными продуктами фирмы 1С.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

Проведено обследовании существующей системы документооборота в результате которого были выработаны правила настройки системы, вынесены предложения по оптимизации существующих бизнес-процессов и регламентации процессов документооборота.
В ходе проекта настроена система, проведено групповое обучение пользователей, созданы шаблоны документов с автозаполнением прикрепленных файлов, настроены маршруты бизнес-процессов.

Внедрение

ООО "Ставропольский аптечный склад"

Общая численность компании: 65

Ставрополь, Октябрь 2014

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 65

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 0

Тонкий клиент: 65

Веб-клиент: 0