Издательство журнала «Турнавигатор» автоматизировано на базе «1С:Предприятие 8.0»

Издательство "ИнтерСитиИздат"
Санкт-Петербург, Сентябрь 2006

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 5

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 8

Автоматизированы следующие функции:

  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Оформление заказов покупателей
  • Расчет зарплаты
  • Управление отношениями с клиентами (CRM)
  • Ценообразование, прайс-листы

Описание

Издательство «ИнтерСити» выпускает рекламно-информационный журнал о туризме и отдыхе «Турнавигатор».
Особенностью деятельности подобного рода изданий является большое количество контрагентов, заказов и взаиморасчетов, что требует больших трудозатрат для отслеживания и обработки информации. Кроме того, в таком потоке информации трудно отслеживать точность количества рекламных выходов каждого клиента, своевременность и полноту оплаты, осуществлять контроль за работой менеджеров, вести расчет заработной платы менеджеров.
В итоге руководство организации приняло решение о необходимости автоматизации оперативного учета деятельности издания. В качестве исходной платформы была выбрана 1С:Предприятие 8.0.

Руководством издания была поставлена задача - получить автоматизированную систему, на 100% отвечающую сложившейся практики работы организации. В результате переговоров было принято решение о создании конфигурации «с нуля».

Специалистами компании «1С:Франчайзинг АО Вектор» была разработана и внедрена программа оперативного учёта, предназначенная для регистрации, ввода, хранения, обработки и выдачи оперативной информации о Заказчиках, заказанных услугах и состоянии взаиморасчетов. Программа позволяет контролировать работу менеджеров и рассчитывать зарплаты персонально по каждому менеджеру согласно объему проданных рекламных площадей. Удобно формируется база данных фирм, с которыми сотрудничает организация. Появилась возможность автоматической корректировки цен и оперативного формирования задания для курьеров по развозке журналов клиентам.

Всего автоматизировано 5 типов рабочих мест: администратора, менеджера по работе с клиентами, офис-менеджера, директора по рекламе и руководителя организации. Для каждого типа рабочего места разработан свой интерфейс, позволяющий ограничить действия пользователя в рамках его полномочий. Каждый менеджер может создавать и корректировать документы только по «своим» заказчикам.

Разработанный программный продукт прост и понятен в использовании, он отражает отработанную на предприятии схему работы с клиентами. При поступлении заказа на размещение рекламы, менеджер вводит информацию с помощью документа «Заказ на размещение рекламной информации» («Заказ»), где отражает услугу, место и объем размещения рекламы, номера и даты выхода изданий, дополнительные скидки и/или надбавки. На основании этих данных формируется общая стоимость услуг в валюте управленческого учета.

Для регистрации планируемых платежей заполняется документ «Заявка на оплату», где отражается заказчик, его адрес, телефон, контактное лицо, номер заказа, вид оплаты (наличный или безналичный расчет) и сумма оплаты. Формирование этого документа является обязательным, т.к. без него нельзя оформить поступление денег от заказчика.

Учет поступивших от заказчиков сумм оформляется документами «Оплата». Дальнейшее распределение оплаты по заказам, услугам и номерам выхода журнала производится автоматически. Если в «Заявке на оплату» указан «Заказ», то распределение денег производится автоматически в хронологическом порядке, начиная с самого первого выхода рекламы, отраженного в «Заказе». Если «Заказ» не указан, то сумма учитывается как предоплата и автоматически распределяется по услугам и номерам выхода журнала при формировании документа «Заказ». Распределение предоплаты так же может производиться вручную документом «Корректировка задолженности». Так же этим документом может списываться задолженность по взаиморасчетам.

Особенное внимание уделено взаимоотношениям менеджеров с клиентами. В помощь менеджерам в программе создан документ, позволяющий регистрировать и напоминать о запланированных встречах, звонках, электронных письмах и пр. За каждым менеджером закреплен ряд клиентов, который отвечает за работу с ними. Новых клиентов распределяет между менеджерами директор по рекламе.

Удобно и быстро стало формироваться задание для курьера. Документ «Задание курьеру» позволяет оперативно создать и распечатать список фирм и адресов, по клиентам, требующим доставки журнала.

Автоматизирован сложный процесс расчета заработной платы менеджеров. Для этой цели создан специальный документ «Начисление заработной платы менеджеру». Формирование этого документа делает процесс расчета заработной платы менеджерам контролируемым и прозрачным. В программе отслеживаются заказы, по которым уже производились начисления заработной платы.

Для анализа итоговой информации руководством фирмы, в программе предусмотрено создание специальных отчётов: «Взаиморасчёты», «Отчёт о рекламе и оплате услуг в номере выхода журнала», «Отчёт по зарплате менеджера за номер», «Отчёт по доставке журналов Заказчикам».