Автоматизация процессов договорооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "СТРОЙКОМПЛЕКТ"

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО «1С-Эффективность» совместно с партнером ООО «Бюро экспертных решений» завершено внедрение системы электронного документооборота в части процессов договорооборота на базе решения фирмы «1С» в ООО «СТРОЙКОМПЛЕКТ».
Основными целями внедрения информационной системы были:
• Сокращение сроков согласования договоров;
• Учет бумажных экземпляров документов, как в процессе согласования, так и при последующем хранении;
• Контроль исполнительской дисциплине при работе с договорами.

Руководство Компании приняло решение об использовании программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»: в организации уже использовались учетные программы этого вендора и для ее сотрудников был привычен интерфейс решения.

С помощью типовой конфигурации удалось решить лишь часть задач, поставленных перед Исполнителем работ. Для отражения процессов, связанных со спецификой деятельности Заказчика, была необходима значительная доработка функционального решения. В первую очередь, это было связано с тем, что все договоры в Компании ведутся в разрезе объектов строительства. Подобная организация бизнес-процессов потребовала от специалистов Исполнителя детального пересмотра механизмов разграничения прав в программном решении:
• Запуск процесса согласования договора в зависимости от вхождения сотрудника в проектную команду проекта;
• Контроль заполнения рабочей группы проекта только сотрудниками, входящими в проектную команду проекта;
• Реализована взаимосвязь между ролью в проекте и ролью исполнителя в процессах;
• Заполнение отдельных полей в карточке документа сотрудниками на своем этапе согласования.

Также были изменены и доработаны следующие функциональные возможности «1С: Документооборот 8 КОРП»:
• Добавлена возможность создания внутренних документов на основании данных проекта;
• Доработан механизм отображения виз согласований по договору для сложных комплексных процессов;
• Добавлена возможность отображения текущего исполнителя по задачам для сложных комплексных процессов на рабочем столе пользователя.
Изменения коснулись и отчетных форм: сотрудниками «1С-Эффективность» был разработан ряд отчетов по договорам, основывающийся на связях между документами и ходе исполнения процессов по ним.

Внедрение системы электронного документооборота позволило Заказчику:
• получить удобную и надежную систему документооборота;
• сократить сроки согласования договоров;
• повысить уровень контроля исполнительской дисциплины;
• обеспечить централизованное хранение документов, за счёт создания единого хранилища данных.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)