Автоматизация документооборота и контроля исполнительской дисциплины на базе ПП "1С:Документооборот КОРП" в ОАО "Институт Пермгипромашпром"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ОАО «Институт Пермгипромашпром» основан в 1970 г. с целью разработки проектно-сметной и изыскательской документации для предприятий оборонно-промышленного комплекса. На сегодняшний день «Институт Пермгипромашпром» является крупной комплексной проектно-изыскательской организацией осуществляющей проектирование для строительства новых и реконструкции действующих предприятий и объектов многоотраслевого промышленного назначения, а также объектов жилищно-социальной сферы, энергетических объектов, инженерных сетей и сооружений, систем пожарной и охранной сигнализации, пожаротушения АСУТП систем видеоконтроля.

Задачи для внедрения системы электронного документооборота:
* упорядочить работу сотрудников компании;
* сократить время на поиск и обработку документов;
* исключить возможность утери документов;
* повысить исполнительскую дисциплину.

Для достижения поставленных целей был выбран программный продукт "1С:Документооборот КОРП", как наиболее полно отвечающий потребностям компании и позволяющий качественно упорядочить документооборот компании, т.к. количество документов обрабатываемых за год в компании - более 4000.
Выбор компании для внедрения ПП "1С:Документооборот КОРП" был сделан с учетом таких факторов, как: наличие официального партнерского договора с фирмой "1С", сертификат системы менеджмента качества ISO 9001:2008 и положительные рекомендации по выполненным ранее внедрениям.

В ходе проекта было выполнено:
* проектирование прав доступа;
* краткое описание автоматизируемых процессов;
* произведена доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот КОРП": процесса регистрации исходящих документов;
* проведено индивидуальное обучение пользователей в офисе Заказчика.

Результатом проекта стали:
* регламентация автоматизированных процессов документооборота;
* сокращение времени на обработку документов;
* повышение исполнительской дисциплины.

Система передана в промышленную эксплуатацию. В 2013 году планируется увеличение количества автоматизированных рабочих мест до 35.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ОАО «Институт Пермгипромашпром» основан в 1970 г. с целью разработки проектно-сметной и изыскательской документации для предприятий оборонно-промышленного комплекса. На сегодняшний день «Институт Пермгипромашпром» является крупной комплексной проектно-изыскательской организацией осуществляющей проектирование для строительства новых и реконструкции действующих предприятий и объектов многоотраслевого промышленного назначения, а также объектов жилищно-социальной сферы, энергетических объектов, инженерных сетей и сооружений, систем пожарной и охранной сигнализации, пожаротушения АСУТП систем видеоконтроля. Общая численность сотрудников предприятия – 120 человек.
15 февраля 2013 года введена в эксплуатацию программа «1С:Документооборот 8 КОРП». Общее количество автоматизированных рабочих мест – 6. Одновременно работающих – 6.
Решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» принято на основании рекомендаций специалистов компании ООО «ППВТИ» с целью повышения эффективности работы сотрудников с документами и сокращения времени на поиск и обработку информации.
Специалистами компании «ППВТИ» были выполнены следующие работы:
• Оказаны консультации по выбору программного продукта. Проведена демонстрация ПП и его установка;
• Настроены виды документов: входящие, исходящие, приказы, протоколы, распоряжения и другие;
• Настроена работа с электронной почтой;
• Настроено разграничение прав по группам и профилям пользователей;
• Проведено индивидуальное обучение сотрудников.
Автоматизированы функции:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения документов;
• Учет рабочего времени;
• Учет договоров;
• Учет хозяйственных операций по проектам;
• Автоматизация бизнес-процессов.
В целях информационно-технологического сопровождения (ИТС) программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» оформлен льготный договор на первые 6 месяцев. Осуществляется доставка и установка диска. Производится ознакомление с новыми материалами ИТС ПРОФ. Выполнена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам «Задать вопрос на линию консультаций 1С», «Задать вопрос аудитору».
Благодарим компанию ООО «ППВТИ» за качественно проведенные работы по внедрению программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Готовы рекомендовать данный ПП своим коллегам для решения задач автоматизации учета документов, а также для контроля и анализа исполнительской дисциплины.