Автоматизация основных бизнес-процессов в компании "СофтБаланс" с помощью "1С:Предприятие 8.0"

Партнер: Группа компаний "СофтБаланс"

Компания "СофтБаланс"
Санкт-Петербург, Апрель 2005

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 130

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 70

Автоматизированы следующие функции:

  • Планирование продаж
  • Управление складскими запасами

Описание

1.Автоматизация процесса планирования мероприятий :

Полностью автоматизирован процесс планирования мероприятий (семинары, конференции) и регистрации участников. Для мероприятия указываются основные этапы и ответственные за них, источники информации о мероприятии (откуда участники могут узнать о нем).
Создано специализированное рабочее место для регистрации участников мероприятий, позволяющее проводить их оперативную регистрацию. При регистрации собирается вся существенная информация: контрагент и участники, откуда узнали о мероприятии, участие с проживанием или нет и т.п. В результате формируются удобные для дальнейшего использования списки участников.
Отличительные черты решения:
- ведется статистика по количеству зарегистрированных организаций (контрагентов), по количеству зарегистрированных человек, а также по количеству зарегистрированных участников за текущий день;
- при помощи специальной обработки зарегистрированные участники могут быть оповещены о факте их регистрации по e:mail;
- возможность печати бейджей для зарегистрированных участников мероприятия;
- удобный пользовательский интерфейс.
В результате внедрения:
- Сотрудники получили возможность быстро и с максимальной полнотой информации регистрировать участников мероприятий во внутренней информационной базе.
- Регистрируемые участники мероприятий вовремя информируются о факте их регистрации, а также, при необходимости, наделяются бейджами.

2.Автоматизация схемы учета отпусков сотрудников

Автоматизацирован учет "отпускных" в соответствии с положением об отпусках, принятых в компании.
Реализованный механизм позволяет более гибко подходить к планированию отпуска, регистрации использованных отпускных дней, начисления дополнительных дней к отпуску. При расчетах учитываются выходные дни и стаж сотрудника. Созданы отчеты: планируемые отпуска (диаграмма Ганта), количество имеющихся у сотрудника неиспользованных отпускных дней.

3.Автоматизация процесса анкетирования сотрудников и клиентов компании

Потребность:
автоматизация процесса сбора информации путем электронного анкетирования сотрудников и клиентов,
и дальнейшей обработки полученных результатов.

Решение:
в корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" были внедрены гибкие механизмы для проведения внутренних опросов и удаленного анкетирования клиентов, с возможностью получения статистической отчетности.

4.Автоматизация процедуры контроля за подписанием клиентами товарных накладных и актов выполненных работ

Необходимость доработки связана с тем, что в группе компаний ежемесячно создается более 1000 документов реализации (накладные и акты) по 5 юридическим лицам. Многие документы подписываются клиентом на месте отгрузки (оказания услуг), что затрудняет получение сразу-же подписанных документов. В этой связи, возникает задача оперативного контроля за своевременным возвратом в бухгалтерию подписанных первичных документов.
На печатных формах Торг-12 и актах выполненных работ печатается штрих-код содержащий информацию о номере и дате документа. В документ реализация добавлен специальный реквизит - "Подписан", право установки которого есть только у ответственного сотрудника бухгалтерии. Это, в частности, позволяет менеджеру при разговоре с клиентом сразу же видеть какие документы подписаны клиентом и находятся у нас в бухгалтерии, а какие пока еще нет. Создан отчет, который показывает количество сделанных в информационной базе документов реализации и не переданных в бухгалтерию. Отчет формируется в разрезах подразделение/ответственный сотрудник, что позволяет менеджерам отделов, руководству компании и бухгалтериии оперативно следить за ситуацией.
В связи с большим количеством документов,подлежащих контролю, создана специальная обработка, которая позволяет ответственному сотруднику с помощью сканера штрих-кодов быстро устанавливать на документе признак "Подписан". При сканировании штрих-кода с бумажного документа на экране мгновенно появляется его печатная форма, которая позволяет визуально сравнить бумажный документ с его электронной версией. Проведена серьезная работа по оптимизации скорости обработки, что позволяет обрабатывать документы со скоростью 50 документов за 4 минуты. Таким образом, с минимальными затратами времени бухгалтер, который выполнеяет еще массу других функций, ежедневно успевает проверять все принесенные в бухгалтерию документы. В результате внедрения этой системы количество невовремя возвращенных документов уменьшилось на порядок.

5.Автоматизация маханизмов и каналов коммуникаций между сотрудниками

Реализованы разные механизмы передачи заданий/сообщений между сотрудниками компании - пользователями информационной базы.
1. Механизм поручений (документ задание).
Позволяет оформить задание конкретному исполнителю и установить контроль за его выполнением. Задание имеет начало, конец и дату напоминания.
Таким образом, любой сотрудник может оформить задание на выполнение работ другому сотруднику и проследить за его выполнением.
Задание можно привязать к любому документу/элементу справочника корпоративной базы. В наиболее популярных справочниках/документах имеются кнопки автоматического формирования задания. Это, к примеру, позволяет нажатием одной кнопки создавать поручение: "Рассмотрите документ Счет № 1234 от 01/03/06" ответственному за этот документ, мгновенно добавить комментарий/вопрос и контролировать в дальнейшем рассмотрение этого задания. Как только подобное задание создано, у ответственного за его выполнение появляется соответствующее напоминание.
2. Обсуждение заданий и событий.
Позволяет проводить обсуждение (аналог форума) внутри документа задание или события. На специальной закладке каждый из сотрудников, заинтересованных в выполнении этого задания (назначенной встречи), может добавить свой комментарий. Как только добавлен новый комментарий остальным участникам обсуждения выдается сообщение "По заданию ... имеются новые обсуждения".
3. Мессенджер
- аналог ICQ, реализованный внутри информационной базы.
Список адресатов = списку сотрудников компании. Имеется возможность рассылать сообщения группе пользователей. Жирным шрифтом показываются пользователи on-line.
К каждому сообщению можно привязать ссылку на любой документ/элемент справочника.
С помощью мессенджера автоматически формируется доставка сообщений о произошедших событиях, например о том, что поступили денежные средства по выставленному счету.
4. Подготовка предложений по доработке информационной базы.
Позволяет каждому сотруднику непосредственно из информационной базы подготовить сообщение для команды разработчиков. Каждое такое сообщение регистрируется в отдельной информационной базе - "РазработкаПП" как документ "проблема" или "задание на доработку". По мере изменения статуса рассмотрения проблемы (рассматривается, исправлено, требуется доп.информация) сотрудник получает с помощью мессенджера соответствующие уведомления.


6.Автоматизация механизма финансового планирования и контроля за движением денежных средств

В корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" автоматизирован механизм финансового планирования и контроля за движением денежных средств.

Были разработаны следующие объекты:
- Документ "Заявка на расходование денежных средств" — служит для отражения факта планируемого расхода денежных средств компании.
- Документ "Планируемое поступление денежных средств" — служит для отражения факта планируемого поступления денежных средств компании.
Заявки имеют жизненный цикл, который выражается с состояниях: подготовлен / утвержден / отменен.

- Документ "Закрытие документов планирования" — используется для автоматического закрытия просроченных документов "Заявка на расходование денежных средств" и "Планируемое поступление денежных средств".

- Обработка "Рабочее место финансового директора" — платежный календарь, который благодаря удобному пользовательскому интерфейсу, позволяет в одном окне видеть полную картину по ожидаемым поступлению и расходованию денежных средст в разрезе нескольких расчетных счетов и касс в течение указанного периода (с детализацией до дня). Непосредственно из рабочего места можно создавать новые заявки на расходование и планирование денежных средств, утверждать, корректировать, переносить или отклонять их, анализировать планируемый остаток денежных средств в разрезе банковских счетов/касс по дням.
В случае утверждения/корректировки или совершения оплаты по заявке на расходование денежных средств автоматически формируется уведомление для ответственного за эту заявку.
Благодаря данному механизму финансовый директор анализирует прогнозируемое состояние расчетных счетов и касс (более 10) на ближайший период и эффективно управляет движением нескольких десятков заявок на расходование денежных средств в день.

7.Внедрение подсистемы автоматизации Информационно-технологического сопровождения

Внедрена подсистема автоматизации Информационно-технологического сопровождения. К подсистеме относятся следующие механизмы:
- Оформление подписки на диск ИТС (документ "Подписка ИТС") - процесс, позволяющий зарегистрировать контрагента, как обладателя подписки на диск ИТС. Есть возможность анулирования подписки при отказе контрагента от обслуживания.
-Заказ дисков ИТС - процесс регистрации оформленных подписок на диск ИТС в фирме 1С на следующий месяц (разработан специальный отчет, который по существующим данным информационной системы заполняет файл Microsoft Excel. Заполняются все требуемые поля: контрагент, контактный телефон, ПП, контактное лицо, регистрационный номер и вид подписки на диск ИТС).
- С помощью отчёта "Подписки ИТС" менеджером проекта ИТС осуществляется:
1. Пакетное оформление отгрузочных документов (Торг-12 и счет-фактура) по действующим подпискам на диски ИТС,
2. формирование "Бланков доставки дисков ИТС", по которым осуществляется доставка диска ИТС сервис-инженером подписчику,
3. контроль за доставкой дисков ИТС (с помощью подписанного бланка доставки диска ИТС),
4. редактирование контактной информации о контрагенте.
В конце месяца по данным отчета начисляется заработная плата сотрудникам, занятым в проекте ИТС.

8.Автоматизация процесса учета выдачи доверенностей на подписание документов

Потребность:
автоматизация процесса учета выданных доверенностей от юридического лица на право подписи документов. Быстрый поиск сотрудника, имеющего право подписи.

Решение:
Ведется учет входящих исходящих доверенностей. Доверенности на сотрудников на подписание документов от группы компаний, возможность автоматической подстановки в первичные документы (счет, накладная, акты, сч.фактура и т.п.) лица, имеющего доверенность на подписание этого документа.

Отличительные черты решения:
- Удобный пользовательский интерфейс.
- Возможность печати доверенности от контактного лица клиента (т.е. подготовка доверенности за клиента).
- Возможность подстановки в шаблоны договоров в Microsoft Word переменных: в лице кого, на основание доверенности №… и т. д.
- Возможность открыть список лиц, имеющих право подписи конкретного первичного документа, и определенить присутствие на своем рабочем месте в данный момент (активные пользователи отмечаются жирным шрифтом).

В результате внедрения:
- Сотрудники получили четкое представление о том кто и когда сможет подписать нужные документы.
- Руководство компании получило централизованное управление доверенностями от Юридических лиц группы компаний.

9.Автоматизация процесса управления взаиморасчетами и создание возможности многовалютного учета

В корпоративной базе разработан оригинальный механизм управленческого учета взаиморасчетов.
Учет ведется в разрезе проектов контрагента, выставленных счетов или договоров. Для каждого проекта может быть задана своя валюта взаиморасчетов. В документах реализации и поступления денежных средств указывается свой курс по данной сделке (ЦБ, ЦБ+% или произвольный). Ведется учет возникающих курсовых разниц между валютой проекта и валютой управленческого учета.
Для контроля за задолженностями создан специализированный отчет, который показывает срок задолженности. Для удобства работы с отчетом задолженности с критическим сроком выделяются цветом. Расшифровки отчета позволяют быстро проанализировать историю возникновения долга и посмотреть историю взаимоотношений с клиентом (включая встречи, письма и т.п.).

10. Автоматизация процессов управления входящей/исходящей корреспонденцией

В корпоративной базе разработаны механизмы для регистрации входящих и исходящих документов.

В состав вносимой информации о входящей корреспонденции входит:
- входящий номер и дата получения,
- юридическое лицо отправителя и контактное лицо контрагента.
Кроме этого в форме присутствуют поля для уточняющих данных:
- на какое юридическое лицо в группе компаний «СофтБаланс» пришло это письмо;
- способ получения,
- исходящий номер и исходящая дата (если они присутствуют),
- а также место для комментариев по этому письму от офис-менеджера, регистрирующего этот документ.

Отсканированный образец входящего письма (факса) прикрепляется к документу вложенным файлом. После регистрации документа офис-менеджером, сотруднику, на чье имя пришла корреспонденция в информационной базе, создается задача на рассмотрение этого документа. В случае регистрации жалобы от клиента соответсвующее уведомление делается также и менеджеру по качеству и руководителю компании.


Документ исходящая корреспонденция позволяет регистрировать все исходящие письма от группы компаний. Разработаный механизм подстановки типовых шаблонов текстов позволяет быстро подготавливать наиболее частые варианты писем клиентам.
Данные механизмы позволяют централизованно хранить всю входящую и исходящую корреспонденцию, легко и быстро получать доступ ко всей переписке с клиентом.

Автоматизирована работа с заявками на курьерскую доставку.
В случае необходимости, любой сотрудник может создать задание на доставку документа или груза курьером, в котором указывается: что, кому, по какому адресу и в какой срок необходимо доставить. По мере выполнения поручения, ответственный за курьерскую доставку отмечает это в базе, о чем мгновенно узнает сотрудник, оформивший заявку. При составлении заявок в документе указывается важность заявок: низкая/средняя/высокая, что помогает определить очередность выполнения.

Целью автоматизации механизмов для работы с курьером является упорядочивание работ, обеспечение качества и контроля выполнения заявок. Это влияет на повышение лояльности клиентов и партнеров, а также на ускорение процесса взаимодействия между сотрудниками фирмы и клиентами.

11.Автоматизация механизма планирования поступления денежных средств и контроля за оплатой выставленных счетов

В корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" автоматизирован механизм планирования поступления денежных средств и контроля за оплатой выставленных счетов.
При проведении нового счета автоматически формируется документ "Планируемое поступление денежных средств" и формируется задача ожидания оплаты для автообработчика задач.
Ожидаемые денежные средства в сводном виде показываются в платежном календаре, с которым работает финансовый директор, что позволяет ему видеть планируемую картину поступления ден.средств на разные счета (в разные кассы) нескольких юр.лиц группы компаний.
В случае поступления оплаты по счету (наличной или безналичной) регистрируется сумма оплаты. Если оплата по счету поступила в полном размере, то бизнес-процесс завершается.
Специальный автообработчик подготавливает для каждого пользователя задачи контроля счетов, по которым была просрочена оплата.
Разработаны отчеты "Воронка продаж" и "Реестр счетов", в которых в удобной для анализа менеджерами отделов форме показывается сводная информация по состоянию счетов: подготовленные, оплаченные, отгруженные и т.п.

Благодаря данным механизмам удалось наладить эффективный контроль за оплатой счетов. Всего в группе компаний ежемесячно выставляется более 1000 счетов, из которых около 80% оплачиваются клиентами.

12.Разработка оригинального механизма учета номенклатуры в разрезе серий, характеристик, № ГТД

В корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" был разработан оригинальный механизм учета номенклатуры в разрезе серий, характеристик, номеров ГТД.
Полностью автоматизирован количественный учет по номерам ГТД, в том числе в разрезе характеристик и серий.
При оформлении первичных документов ведется полный контроль соответствия номеров ГТД, серийных номеров купленных (оприходованных) товаров.
Автоматизирован процесс выбора серий номенклатуры, находящейся в остатке по месту хранения, с автоматической подстановкой соответствующих им номеров ГТД, что существенно ускоряет процесс оформления первичных документов.
Для оптимизации работы по учету движений товаров учет ведется в разрезе характеристик номенклатуры.
Для элементов справочника "номенклатура", после указания необходимости ведения учета в разрезе характеристик, подключается механизм создания произвольного набора характеристик и соответсвующего им набора значений. В дальнейшем весь учет прихода, расхода, остатков товаров ведется в разрезе характеристик. При этом поддерживается связь: характеристика-серия-номер ГТД.
Соответствующий набор характеристик может быть привязан к конкретной номенклатуре, к группе или списку.
Учет номенклатуры в разрезе серий, характеристик, № ГТД интегрирован во все зависимые подсистемы, обеспечивающие учет товара от закупки до реализации.
Использование характеристик позволило существенно упорядочить и сократить количество элементов в справочнике Номенклатура, существенно повысить скорость подбора в документы необходимых товаров.

13.Внедрение подсистемы процеса продаж для автоматизации работы менеджера по продажам

В корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" успешно внедрена одна из крупнейших подсистем - подсистема процесса продаж.

1. Разработан и внедрен специальный интерфейс "Рабочее место менеджера по продажам", который стал основным рабочим инструментом сотрудников отделов продаж ВЦ "СофтБаланс".
"Рабочее место менеджера по продажам" содержит следующие функции и механизмы:
- оформление счетов и заказов покупателей;
- реализация товаров и услуг (оформление расходных накладных, актов и счетов-фактур);
- иерархический список номенклатуры, отображающий артикул и название номенклатуры, ее характеристики и параметры;
- возможность видеть в реальном времени остатки товаров на различных складах, заказы поставщикам и резервы по счетам;
- отображение цен номенклатуры "В валюте цены" и "В выбранной валюте" (Руб., $, Евро);

В целом разработанное "Рабочее место менеджера по продажам" значительно ускорило работу продавцов и повысило эффективность такого бизнесс-процесса ВЦ "СофтБаланс" как продажи.

2. Механизм создания заказов покупателей.
Для оптимизации работы с клиентом была организована система заказов покупателей, в которой основным документом является "Заказ покупателя".
В данной системе реализованы следующие возможности:
- формирование сложного заказа покупателей, содержащего группы товаров/услуг;
- возможность изменения в заказе типа цен и валюты документа;
- осуществление скидок (вручную и автоматический пересчет для выбранных товаров с учетом типа и размера скидки)
- автоматическая конвертация табличной части документа, содержащей список товаров и услуг, в документ WORD
- возможность получить несколько вариантов печатных форм для документа "Заказ покупателя" (заказ покупателя с артикулом и без, заказ покупателя со скидкой по номенклатуре и со скидкой в итоге, заказ покупателя по типам цен и карта оферты)
- для менеджера по продажам организована возможность видеть в документе "Заказ покупателя" предполагаемый маржинальный доход от продажи товаров и услуг, а также отдельно по товарам и услугам.

Внедрение данной подсистемы существенно повысило скорость и эффективность работы менеджеров по продажам, позволило быстро подготавливать разнообразные коммерческие предложения в соответствии с требованиями клиентов.

14.Автоматизация работы менеджера по закупками процесса учета товаров на ответственном хранении

В корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" автоматизирована работа менеджера по закупкам.
Создано "Рабочее место менеджера по закупкам", которое позволяет на основании оперативной информации о состоянии склада и текущих заказов автоматически формировать заказы поставщикам по установленным критериям;
После формирования таблицы в соответствии с условиями отбора анализируются показатели:
Номенклатура, Характеристика, Поставщик, Заказано, На складе всего, В резерве по счету, Доступно, На других складах, В резерве по другим, Заказано поставщику всего, Размещено, Минимальный остаток, Дефицит.
На основании указанной информации, автоматически формируются заказы поставщикам или корректируются ранее созданные заказы.
"Рабочее место менеджера по закупкам" позволяет резервировать товар по невыполненным ранее заказам, как на складе, так и размещать его в уже созданном заказе поставщику.
Выполнение заказов поставщикам происходит с учетом: статуса заказа (предварительный, подтвержденный, в пути, закрыт), предполагаемой даты поступления товара на склад.
Автоматизирован учет заказов поставщикам с учетом минимального остатка по товару, который задается статически в карточке товара.
Для автоматизации учета товаров на ответственном хранении созданы документы:
- Поступление товаров на ответственное хранение;
- Возврат товаров на ответственном хранении.
Каждый из документов имеет признак: "Входящее", "Исходящее", определяющий направление движения товара на ответственном хранении.
В документе указывается вид хранения: аренда, ремонт, тестирование и т.п.
Формируюся печатные формы "Сохранных расписок" компании и клиента.
В целом, внедрение данного рабочего места, позволило сократить штат сотрудников, занимающихся закупками с трёх до одного человека.

15.Автоматизация механизма E-mail и факс-рассылки

В корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" реализована технология рассылок по электронной почте.
Автоматизирован механизм создания выборок
как по определенным критериям контрагента:
- приобренный/внедренный продукт,
- вид/сфера деятельности,
- работа с определенным отделом,
- категория важности клиента,
- вид (тематика) рассылки,
так и по определенным критериям контактных лиц контрагентов:
- пол (м/ж)
- основное/не основное контактное лицо.

Инструмент обладает возможностью автоматического контроля дублирования элементов созданной выборки и некорректных адресов.

Все перечисленные возможности работают также для создания выборки для рассылки факсовых сообщений.

Данный механизм используется для рассылки информационных писем клиентам, партнерам, приглашений на семинары, презентации, поздравлений с праздниками и т.п..

16. Автоматизация работы с договорами и внешним приложением MS Word

Потребность:
автоматизация процесса создания договора в формате Microsoft Word из готового шаблона с заполнением данных из учетной системы

Решение:
в корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" был создан справочник типовых шаблонов, в котором хранятся шаблоны Microsoft Word. При записи документа «Договор» в корпоративной базе происходит создание и заполнение документа Microsoft Word. В созданном по шаблону документе заполняются из корпоративной базы юридические реквизиты сторон и табличная часть спецификации с товарами и услугами.

Отличительные черты решения:
- удобный пользовательский интерфейс;
- доступ к шаблонам договоров непосредственно из корпоративной базы данных;
- централизованное управление шаблонами договоров;
- возможность печати в Microsoft Word табличной части документа «счет» или «заказ покупателя» что позволяет ускорить процесс создания коммерческого предложения.

В результате внедрения:
- создание, редактирование и запись готового договора стала возможной за 1 минуту;
- руководство компании получило централизованное управление шаблонами договоров и доступом из корпоративной базы ко всем договорам группы юридических лиц.


17. Внедрение подсистемы автоматизации процессов поддержки программных продуктов

Внедрена подсистема автоматизации процессов поддержки программных продуктов. К подсистеме относятся следующие механизмы:
- "Регистрация ПП" – механизм позволяет зарегистрировать за определенным клиентом программное обеспечение, обладающее регистрационным номером. Возможна отмена регистрации ПП в случае апгрейда.
- "Установка ПП" – механизм позволяющий зафиксировать какие компоненты, и какие релизы установлены на компьютерах клиента. Есть возможность хранить информацию о путях к информационным базам и дистрибутивам на компьютерах клиента.
- "Обновление ПП" – механизм позволяет фиксировать факт передачи обновления ПП конкретному пользователю, проверив при этом возможность получения данного обновления (зарегистрированные ПП, подписка ИТС). С помощью этого механизма ведется учет переданных номеров релизов. Обновление может быть отправлено из информационной системы с помощью электронной почты.
- "Отчет о внедренном решении" – специальный документ, в котором отражается вся информация для подачи в 1С отчета о внедренном решение.
- Подача в 1С отчетности о продажах ПП 1С - разработан специальный отчет, который по существующим данным информационной системы заполняет файл Microsoft Excel о проданных за произвольный период программных продуктах 1С. Заполняются все требуемые поля: телефон, ПП, контактное лицо, регистрационный номер и т. д.

18. Планирование и учет рабочего времени сотрудников

Внедрена подсистема планирования и учета рабочего времени сотрудников. К подсистеме относятся следующие механизмы:
- Ежедневник пользователя - позволяет планировать встречи, формировать задания для сотрудника, регистрировать входящие и исходящие звонки;
- Планирование встреч - механизм позволяет пригласить несколько сотрудников на встречу, при этом проверив занятость сотрудников на этот период. Все приглашенные сотрудники получают специальные уведомления о приглашении. После принятия/отклонения приглашения назначивший встречу сотрудник получает соответствующее уведомление.
- Занятость помещений – реализован механизм бронирования помещений для проведения встреч, презентаций, переговоров, обучения.
- Отпуска сотрудников – механизм позволяет зарегистрировать планируемый уход в отпуск сотрудника, проконтролировать с помощью диаграммы Ганта отсутствие группы сотрудников и найти проблемные зоны.
- Командировочные – механизм аналогичен отпускам. Позволяет печатать заполненный бланк командировочного удостоверения.
- Реализован механизм напоминаний о событиях, добавлена возможность ставить задачу сотрудникам и контролировать ее выполнение (завершать задачу или продолжать ее выполнение)
- Реализован механизм напоминания о днях рождениях сотрудников и контактных лиц контрагентов. Напоминания появляются при начале работы системы, есть возможность назначить оповещения за несколько дней.
- Реализовано хранение фотографий сотрудников в базе данных и печать бланка поздравления с днем рождения и персонального бейджа.

Реализованные механизмы значительно повысили возможности организации рабочего времени сотрудников, сделали базу более "живой", несущей элементы корпоративной культуры.

19.Автоматизация процедуры удержания с сотрудников за пользование корпоративными ресурсами

Разработаны механизмы позволяющие производить удержания с сотрудников за использование ресурсов компании в личных целях.

Документ "Удержание за интернет" - загружает информацию, предоставляемую системным администратором о трафике пользования интернетом по каждому сотруднику. Автоматически рассчитывается трафик потребленный сверх установленного норматива (для каждого сотрудника может быть свой).

Документ "Ведомости телефонных разговоров". По данным предоставляемым сотовым оператором Мегафон в html формате создаются документы по каждому из абонентов (сотрудников), содержащие подробные расшифровки телефонных разговоров за предыдущий месяц. Все номера телефонов автоматически ищутся по контактной информации, имеющейся в информационной базе (контрагенты, контактные лица, сотрудники, личные адресные книги, и где найдены соответствия подставляются расшифровки.
Создан удобный интерфейс, который позволяет отметить ряд телефонных разговоров как личные. Сервисные возможности включают в себя выделение выходных дней и нерабочего времени. Кроме того, имеется возможность занести ряд телефонов в личную записную книжку с указанием того, что звонки на этот номер будут всегда личные.

Документ "Удержание за еду" - загружает информацию за месяц по каждому сотруднику из БД Трактиръ-ФронтОфис.
При проведении этих документов делаются соответствующие удержания из зарплаты сотрудников.


20.Внедрение подсистемы консолидированного учета денежных средств группы компаний

Внедрена подсистема консолидированного учета денежных средств группы компаний.
Учет ведется в разрезах юридических лиц, расчетных счетов/касс, валюты.
Настроен клиент-банк со следующими банками: Сбербанк, СОЮЗ, Внешторбанк, МТПБ. Созданы удобные журналы документов: Банк и Касса.
При вводе документа "Платежное поручение входящее" автоматически создается уведомление от приходе денег на расчетный счет ответсвтенному за выставленный счет.
Модуль учета денежных средств тесно интегрирован с системой планирования поступления и расходования денежных средств.
Внедрение данной подсистемы позволило существенно повысить эффективность работы финансового директора и бухгалтера, отвечающего за регистрацию платежных поручений. В среднем в день вводится 30 новых платежных поручений исходящих и регистрируется 50 п/п входящих по 10 расчетным счетам шести юридических лиц, на что у ответственного бухгалтера уходит не более 3 часов.

21.Автоматизация процесса оперативного учета доходов и расходов по Центрам Финансовой Отчетности (ЦФО)

В корпоративной базе управленческого учета реализован оперативный учет доходов и расходов по Центрам Финансовой Отчетности (ЦФО) по факту совершения сделки.
Учет доходов ведется в разрезах: ЦФО, Статья доходов/расходов, Ответственный сотрудник.
Маржинальный доход регистрируется документами <Реализация товаров и услуг> (Накладные и Акты). Расходы фиксируются при проведении таких документов как <Списание>, <Поступление товаров и услуг>, <Начисление Зарплаты> и некоторых других. Разработаны гибкие возможности для перераспределения доходов и расходов между ЦФО.
В результате в одном отчете собирается полная картина по доходам и расходам, сгруппированным по ЦФО/сотрудникам. Расшифровка отчета показывает распределение доходов/расходов по статьям затрат. Это дает возможность каждому ответственному сотруднику (от менеджера по продажам до директора) оперативно отслеживать успешность текущей деятельности, что является сильным мотивирующим фактором для повышения эффективности.

22.Автоматизация Линии Консультации

В корпоративной базе ВЦ "СофтБаланс" были разработаны механизмы, которые позволили автоматизировать работу Линии Консультаций (телефонная поддержка пользователей программных продуктов ).
Каждое обращение клиента регистрируется специальным документом. В документе созданы удобные возможности быстрого поиска клиента и зарегистрированных за ним программных продуктов. Благодаря тому, что в корпоративной базе ведется учет установленных у клиента релизов, консультант мгновенно получает информацию о том, какой релиз платформы и типовой конфигурации в настоящий момент использует клиент.

Согласно политике компании общее время консультаций клиенту определяется в специально выдаваемом талоне на услуги ЛК. При проведении документа "Обращение на горячую линию" время консультации списывается с баланса клиента. При каждом обращении клиента ведется контроль за остатком доступного клиенту времени по талону и наличием у него действующей подписки на диск ИТС (в соответствии с правилами 1С). Разработаны специальные отчеты позволяющие:
- анализировать интенсивность обращений по дням недели/часам;
- анализировать "рабочую" нагрузку на консультантов;
- определять список наиболее активных клиентов;
- выявлять клиентов с заканчивающимся/отрицательным/нулевым остатком доступных минут консультаций;
- получать историю обращений клиента.

Внедрение данной подсистемы позволило повысить эффективность работы консультантов, благодаря доступности информации об имеющихся у клиентов программных продуктах и установленных релизах, сохранении истории всех обращений. Учет времени консультаций позволил сделать эту услугу платной и ввести разнообразные тарифные планы (для клиентов, приобретающих ПП в компании СофтБаланс, выдается бесплатный талон на услуги ЛК). Менеджер отдела получил возможность оперативно анализировать загрузку консультантов и обоснованно планировать график их дежурств.