Внедрение программного продукта «1С:Документооборот» в ООО «Оптима Група»

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов

Сопровождение:

Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

«Оptima Grupa» d.о.о. (ООО «Оптима Группа») расположено на территории Боснии и Герцеговины. Деятельность компании очень разноплановая:
• закупка сырья для производства нефтепродуктов на «Rafinerija nafte Brod» a.d. (АО НПЗ «Брод») и реализация уже готовой продукции нефтеперабатывающего завода на отечественном и зарубежном рынках;
• сбыт на мировом рынке моторных масел, произведённых на «Rafinerija ulja Modrica» a.d. (АО МПЗ «Модрича»);
• развитие и расширение розничной сети АЗС «Nestro Petrol» (Нестро Петрол) на рынке Боснии и Герцеговины и в соседних странах, в первую очередь, в Республике Хорватия и Республике Сербия.


Бумажный документооборот компании не позволял достаточно быстро согласовывать документацию, что негативно влияло на скорость заключение сделок.
Руководство ООО "Оптима Группа" приняло решение об автоматизации документооборота, с помощью программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП.

В качестве подрядчика для внедрения 1С:Документооборот 8 КОРП, по результатам проведения конкурса была выбрана компания «Деснол Софт».

Основной целью проекта являлось ускорение и упрощение документооборота компании.

Задачи проекта:
• Автоматизация процесса согласования договоров и организационно-распорядительной документации.
• Организация единого электронного архива документации компании.
• Формирование специализированной отчетности по договорам, для предоставления в вышестоящие организации.
• Автоматизация контроля исполнения поручений.

В связи с тем, что большая часть наших сотрудников ООО "Оптима Группа" является носителями сербского языка интерфейс системы был переведен на сербский язык, с сохранением возможности представления интерфейса на русском языке. Были спроектированы 4 комплексных бизнес-процесса согласования договоров, 15 бизнес-процессов согласования организационно-распорядительной документации. Автоматизирована работа секретариата с входящей и исходящей корреспонденцией. Проведено очное обучение сотрудников. Разработаны обучающие видео-материалы и инструкции по работе с 1С:Документооборот на русском и сербском языках.

Результат внедрения стало:
• Сокращение времени на согласование договоров и организационно-распорядительной документации.
• Сокращение времени на поиск документов.

Поскольку в своей деятельности «Оptima Grupa» d.о.о. очень тесно взаимодействует с Rafinerija ulja Modriсha a.d. (АО «МПЗ Модрича», г.Модрича), «Rafinerija nafte Brod» a.d. (АО НПЗ «Брод», г.Брод), "Nestro Petrol" a.d. (АО «Нестро Петрол», г.Баня Лука) в целях оптимизации документооборота между компаниями было проведено внедрение 1С:Документооборот и в этих компаниях.

В рамках внедрения были разработаны сквозные процессы согласования документов сотрудниками нескольких компаний. Это позволило существенно сократить общие сроки согласования документов.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика
Установка и настройка сервера СУБД
Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования

Работы по адаптации типового решения:

Перевод интерфейса на сербский язык.
Разработка механизма ввода и хранения данных на 2х языках с возможностью интерактивного переключения языка.
Расширение состава реквизитов и доработка функционала внутренних документов.

Внедрение

ООО "Оптима Группа"

Общая численность компании: 2390

Босния и герцеговина, Баня-Лука, Май 2015

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 201

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 45

Параметры

Справочников: 134
Документов: 9
Регистров сведений: 196
Регистров накопления: 1
Бизнес-процессов: 53
Среднее количество документов в день (за последний месяц): 114
Размер базы: 22 115 Мб
Размер тома файлов: 10 800 Мб