Автоматизация документооборота в ЗАО "Газпром инвест Юг"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Описание

До внедрения "1С:Документооборот" в компании "Газпром инвест Юг" документооборот велся в бумажном виде, при этом 80-90 делопроизводителей создавали в СЭД, работающей на тот момент в организации, карточки и скан-копии документов, порождаемых примерно 900-ми сотрудниками, а также вводили визы согласования и резолюции (поручения руководителей) по документам. По документам на контроле делопроизводители отслеживали исполнение поручений.

Задачей проекта был переход на использование "1С:Документооборот", работающий платформе "1С:Предприятие" (для снижения стоимости эксплуатации), разгрузить делопроизводителей, подключив к СЭД всех сотрудников и упорядочить работу с документами, сделав процессы их обработки более прозрачными.
Переход связан с тем, что у заказчика эксплуатируются другие продукты "1С" и есть специалисты в области "1С", а специалисты по ранее используемой СЭД отсутствуют.Переход позволил с большой экономией на стоимости лицензий расширить число пользователей СЭД с 80 до 900 человек.

В ходе проекта был установлен программный продукт "1С:Документооборот 8" на 900 рабочих мест.
Произведена доработка и настройка системы, была внесена информация в справочники, были перенесены данные из используемой ранее СЭД.
Настроены процессы обработки документов, такие как создание, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и исполнение около 25 видов внутренних документов.
Настроены регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, утверждение и регистрация исходящих.
Система поддерживает смешанный документооборот(электронный и бумажный), а также два способа работы с документами:
- подразделение полностью работает с бумажными документами и всю информацию в СЭД вносит делопроизводитель;
- сотрудники подразделения работают непосредственно в системе, делопроизводитель осуществляет только регистрацию документов и контроль исполнительской дисциплины.

Созданы механизмы назначения заместителей и секретарей.
Создан составной бизнес-процесс иерархического прохождения документов с возможностью интерактивно менять ключевые точки маршрута непосредственно перед запуском процесса.
Подготовлены инструкции пользователей и администраторов по работе с системой, а также инструкция для делопроизводителей по переходу на "1С:Документооборот".
Проведено обучение пользователей.

Результаты.
Осуществляется полностью электронная обработка 25 видов внутренних документов на 900 рабочих местах.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)