«1С:Документооборот» повышает эффективность взаимодействия сотрудников ЗАО МОФ «Парижская коммуна»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

В состав ЗАО МОФ "Парижская коммуна" входит 27 структурных подразделений, в которых работают более четырехсот человек. Объем документооборота входящей и исходящей переписки по вопросам деятельности холдинга, организационно-распорядительной документации, служебных записок, договоров и сопроводительной документации к ним превышает 8 тысяч единиц в год.

Согласование одного договора между генеральным директором и его заместителями длилось до двух часов, между руководителями подразделений - до 4 часов. Топ-менеджеров фабрики не устраивали длительные сроки поиска и получения необходимых документов сотрудниками, связанный с этим низкий уровень исполнительской дисциплины, имевшие место случаи утери документов.

Для совершенствования договорной деятельности было решено внедрить систему электронного документооборота. К реализации проекта были привлечены специалисты компании «СофтЭксперт», ранее успешно внедрившие на фабрике программный продукт «1С:Управление производственным предприятием». Они рекомендовали использовать систему «1С:Документооборот 8 КОРП», построенную на той же технологической платформе «1С:Предприятие 8.2». При этом учитывались не только функциональные возможности системы, позволявшие организовать СЭД в короткие сроки и без серьезных доработок, но и возможность использования ранее приобретенных лицензий на «1С:Предприятие 8», что давало значительную экономию средств.

За 17 рабочих дней специалистами «СофтЭксперт» было проведено экспресс-обследование существующих бизнес-процессов согласования, утверждения и учета договоров. Было установлено, что ключевые регламенты работы с документами безнадежно устарели.

Приняв во внимание рекомендации специалистов «СофтЭксперт», руководство фабрики поставило задачу кардинальной перестройки самого процесса работы с документами. После того, как вступил в силу разработанный «СофтЭксперт» корпоративный регламент работы с электронными документами, началось поэтапное внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Все структурные подразделения были задействованы уже через 64 рабочих дня.

В результате внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» ЗАО МОФ «Парижская коммуна» получила следующие результаты:

• сроки согласования организационно-распорядительной документации сократились на 30%;
• время получения руководителями различных уровней отсканированных документов сократилось с нескольких часов до 5 минут;
• контроль сроков согласования документов усилился – система позволяет отслеживать каждый этап согласования;
• повысилась исполнительская дисциплина;
• случаи утери бумажных оригиналов документов были сведены к минимуму.

В процессе автоматизации документооборота фабрики был принят ряд дополнительных решений по его оптимизации. Например, вслед за договорами и организационно-распорядительной документацией в электронную форму была переведена вся работа со служебными записками. Исключение из обращения «лишних» бумажных документов позволило повысить скорость решения оперативных вопросов и существенно сократить затраты на бумагу.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика