Построение системы документооборота в компании ООО «Бумфа Групп» на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов

Сопровождение:

Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ООО «Бумфа Групп» - одна из крупнейших компаний по производству средств гигиены в России начала использовать систему «1С:Документооборот 8 КОРП» для систематизации данных и автоматизации процессов делопроизводства.
В ООО «Бумфа Групп» постоянно накапливаются документы, доступ к которым в процессе работы необходим сразу нескольким должностным лицам, подразделениям. Необходимо знать у кого в данный момент находится оригинал, кто работал с документом, когда истекает его срок действия, каким документом он был отменен или изменен. К таким документам относятся правоустанавливающие и правоподтверждающие документы в отношении движимого и недвижимого имущества организаций и физических лиц. Все эти документы ранее хранились только в бумажном виде, хотя система электронного документооборота была внедрена и использовалась только для регистрации входящих и исходящих документов. В связи с этим руководство приняло решение заменить существующую систему на другой продукт.
При выборе новой системы, учитывая предыдущий опыт, особое внимание было уделено следующим возможностям: учет по организациям, адаптированность решения к бизнес-процессам, работы с договорами, учет передачи документов сотрудникам и контрагентам, а также контроль возврата документов.

Решение:
Поставленным требованиям отвечала система «1С:Документооборот 8 КОРП».
Все работы по внедрению системы выполняли сотрудники группы компании «Бизнес ИТ», которыми был предложен весь перечень услуг по внедрению: установку, настройку, обучение.

По методической части:
- анализ текущего состояния документооборота;
- разработка системы разграничения прав доступа;
- групповое обучение сотрудников компании работе в программном продукте.

По технологической части:
- настройка типовых функций;
- разработана возможность добавления электронных копий актов передачи в раздел «Журнал передачи»

Результаты проекта:
• Автоматизирована регистрация всех видов входящих, исходящих и внутренних документов.
• Создано централизованное хранилище документации - правоустанавливающих/правоподтверждающих документов.
• Для каждого вида документа создан свой реквизитный набор.
• Разработана возможность добавления электронных копий актов передачи в раздел «Журнал передачи».
• Настроены бизнес-процессы, которые позволили регламентировать работу пользователей.

При оценке эффективности внедрения СЭД можно отметить:
Программа позволила упорядочить делопроизводство, повысить прозрачность и эффективность бизнес-процессов компании, а также создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым поиском и учетом передачи документов подразделениям и контрагентам, что значительно упростило работу сотрудников ООО «Бумфа Групп».

В дальнейшем планируется расширение используемого функционал и рабочих мест.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика
Установка и настройка сервера СУБД

Работы по адаптации типового решения:

В рамках адаптации типового решения были выполнены работы:

• Перевод правоустанавливающих/правоподтверждающих документов в электронный вид. Большое внимание уделялось их классификации и назначению прав доступа.
• Настроена система для ведения классического документооборота. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
• Изменены формы карточек документов. Для каждого вида документа создан свой набор дополнительных реквизитов.
• Разработана возможность добавления электронных копий актов передачи в раздел «Журнал передачи».
• Настроены бизнес-процессы, которые позволили регламентировать работу пользователей.

Внедрение

ООО "Бумфа Групп"

Общая численность компании: 50

Черкесск, Июнь 2015

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 0

Тонкий клиент: 90

Веб-клиент: 0