Автоматизация системы электронного документооборота с помощью программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» в ФГБУ «ФЦССХ им. С.Г. Суханова» Минздрава России

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru

Описание

ФГБУ «ФЦССХ им. С.Г. Суханова» Минздрава России (г.Пермь) – это современный центр высоких медицинских технологий, который проводит диагностику и хирургическое лечение заболеваний сердечно-сосудистой системы за счет ассигнований федерального бюджета в рамках плановых объемов высокотехнологичной медицинской помощи, средств фонда обязательного медицинского страхования.
В связи с тем, что сотрудники организация создают ежедневно большое количество заявок на закупку товаров, реализацию услуг и выполнению работ, возникают проблемы:
• потеря оригиналов документов;
• отсутствие возможности оперативного отслеживания статуса подготовки документов;
• большое количество времени на подготовку, согласование и подписание заявок и дальнейшей обработки документов.
В октябре 2021 года руководством ФГБУ «ФЦССХ было принято решение о выборе в качестве автоматизированной системы электронного документооборота программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения 8».
Цель проекта: повышение эффективности работы центра за счет:
- сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов;
- обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации;
-- уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов.
Задачи проекта:
1. Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
2. Обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;
3. Обеспечить многопользовательскую работу над документами - создание, редактирование, контроль обновления версий документов и их поиска;
4. Хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, с функционалом быстрого поиска по различным критериям;
5. Предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте.
На основании проведённых конкурсных процедур партнером для автоматизации была выбрана Группа компаний «Автоматизация учёта».
В процессе внедрения выполнены следующие работы:
• обследование бизнес-процессов предприятия для подготовки к внедрению;
• помощь в выборе программного продукта для автоматизации процессов делопроизводства;
• обучение пользователей;
• первоначальная настройка программного продукта и загрузка НСИ;
• настройка: виды документов (входящие, внутренние и исходящие), шаблоны маршрутов, шаблоны документов, автозаполнения бланков документов, структура папок, нумераторы, отсутствие сотрудников, делегирование полномочий, календари, рабочее время, файлы, процессы, почта, форум, обсуждения;
• консультации по дальнейшей настройке и использованию.
Партнёром автоматизированы участки работ:
• ведение и учет входящей и исходящей корреспонденции,
• ведение и учет заявок на договор,
• ведение и учет договорной деятельности,
• формирование отчетности по исполнительской дисциплине в рамках данных процессов,

Результаты внедрения:
• повышение исполнительской дисциплины с помощью мониторинга сроков исполнения задач;
• увеличение оперативности подготовки, согласования и утверждения документов организации;
• исключение рисков возникновения ошибок человеческого фактора при подготовке исходящих документов.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика