Автоматизация документооборота в компании ООО "КРОНЕ Инжиниринг" на базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование содержания и сроков проекта
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управление отношениями с поставщиками
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет продаж ТМЦ
• Формирование отраслевой отчетности

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Компания "КРОНЕ Инжиниринг" является производителем и поставщиком решений в области промышленных измерений.

Исходная ситуация:
В связи с увеличением объема обрабатываемых организаций документов, возможностей MS Excel для учета документов и, тем более, контроля их исполнения стало не достаточно. Также учитывая, что компания имеет территориально-распределенные филиалы, консолидация всех данных стала проблематична.
На выбор продукта "1С:Документооборот" повлияли понятный и удобный интерфейс, использование платформы "1С:Предприятие" для других задач компании и приемлемая стоимость по сравнению с конкурентными продуктами.

По методической части на внедрении было выполнено:
- разработка регламентирующих документов,
- разработка классификаторов,
- проектирование прав доступа,
- разработка бизнес-процессов,
- разработка форм отчетности.
По технологической части:
- краткое описание автоматизируемых процессов,
- установка системы,
- доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот",
- интеграция с другими программными продуктами,
- разработка инструкции пользователей,
- обучение сотрудников.

Информация по автоматизации функций:
- "Учет продаж ТМЦ" - разработан бизнес-процесс "отгрузка ТМЦ", в котором фигурируют все документы по отгрузке, а также сам отгружаемый товар. По этому бизнес-процессу формируется управленческая отчетность.
- "Управление отношениями с клиентами (CRM)" - решение базовых задач - консолидированное хранение информации по контрагентам и контактам контрагентов по всем филиалам Заказчика в системе "1С:Документооборот". Также ведется хранение всей переписки по контрагентам.

Результатом проекта стала автоматизация работы службы ДОУ, ускорение процессов обработки документов, консолидация информации по всем подразделениям и возможность осуществления контроля.
На текущий момент система передана в промышленную эксплуатацию, но при этом планируется дальнейшее развитие системы в части формализации и автоматизации других бизнес-процессов, а также интеграции с другими системами корпоративной ИС компании.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ООО «КРОНЕ Инжиниринг» является 100% дочерней компанией мирового производителя измерительной техники (торговая марка KROHNE) в РФ. Наша компания имеет головной офис в г. Самара и филиальную сеть в различных городах России.
Сотрудничество ООО «КРОНЕ Инжиниринг» с ООО «Софтмаш» началось в 2011 году, когда перед нашей компанией встала задача автоматизации документооборота не только в рамках работы одного офиса, но и для обеспечения единого системного подхода к ведению документооборота во всех наших филиалах. Нами был проведен анализ существующих на российском рынке программных продуктов и наш выбор был сделан в пользу «1С: Документооборот». Для оперативного и безболезненного внедрения данной программы в работу нашего офиса мы пригласили компанию ООО «Софтмаш», и мы не ошиблись.
Компания ООО «Софтмаш» проявила в нашей совместной работе компетентность, инициативность, ответственность и отличное знание функционала программы. Это позволило нам за довольно короткий срок достигнуть значительных результатов:
- сотрудники нашей компании были обучены работе в программе. Каждый пользователь независимо от его уровня владения компьютером приобрел достаточные навыки для работы, это заслуга не только удобного и понятного интерфейса программы, но и внимательного и профессионального отношения к работе сотрудников ООО «Софтмаш».
- были отлажены стандартные модули документооборота под нужды нашей компании.
- автоматизирован контроль работы и посещаемости всех сотрудников нашей компании, даже тех, которые значительно удалены от головного офиса.
- дополнительный модуль программы бизнес-процессов позволил значительно повысить уровень взаимодействия и эффективность работы всех отделов нашего предприятия.
- значительно сокращено время на формирование различного рода отчетов.
- в программе был реализован процесс выставления счетов на основе выданных технико-коммерческих предложений.
И 1 декабря 2011 года началась промышленная эксплуатация системы.
В настоящий момент нами сделан следующий шаг в работе и сотрудники компании ООО «Софтмаш» успешно реализуют на базе программы процесс прохождения заказа нашей продукции. Специалисты компании ООО «Софтмаш» быстро и точно воспринимают пожелания заказчика и предлагают нестандартные варианты решения задач. Это характеризует компанию как предприятие, имеющее системно-структурированный подход в работе с клиентом.
Сотрудники ООО «Софтмаш» проделали огромную работу и оказали неоценимую помощь в нашей работе. Для обеспечения эффективной работы нашего предприятия компания ООО «Софтмаш» предложила рассмотреть не только стандартные механизмы, заложенные в программу 1С, но и помогли реализовать на базе существующей программы специфические процессы, имеющие место в нашей работе.
ООО «Кроне Инжиниринг» выражает благодарность компании ООО «Софтмаш» за плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество!