Построение системы электронного документооборота в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Научно-исследовательский институт медицинской приматологии» РАМН на базе «1С:Документооборот госуд
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научно-исследовательский институт медицинской приматологии» Российской академ
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научно-исследовательский институт медицинской приматологии» Российской академии медицинских наук (ФГБУ «НИИ МП» РАМН) работает в государственном секторе. Требования к ведению документации в организациях такого уровня предъявляются достаточно строгие. Во избежание типичных ошибок при работе с документами было принято решение об автоматизации некоторых процессов документооборота, оповещению сотрудников о поставленных задачах и выданных поручениях.
При выборе программного продукта для автоматизации документооборота предпочтение отдавалось простым и интуитивно понятным в использовании продуктам, также учитывался набор функциональных возможностей. Особое внимание было уделено сопровождению программного продукта: возможности оперативного реагирования на вопросы пользователей при работе с продуктом. Наиболее оптимальным вариантом для пользователя оказался ПП "1С:Документооборот".
В ходе внедрения был внедрен типовой функционал продукта без каких-либо дополнительных доработок. Клиенту внедрены подсистемы: учета и хранения документов, версификации документов, контроля выданных задач.
Данный инструмент значительно облегчил работу сотрудников, позволил отслеживать очередность работы с документами. Продукт помогает избежать таких ошибок как: незнание сотрудника о выданной ему задаче, утеря информации в результате редактирования документов, потеря договора или документа, ошибочная нумерация исходящих документов и др.
Заказчик получил рабочий инструмент по работе с документами, договорами и поручениями.
Система передана в промышленную эксплуатацию. Обеспечено полное освоение функционала программы руководящим составом. В дальнейшем ожидается внедрение отлаженной системы в работу менеджерам среднего звена.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Для клиентов и партнеров компании «Альфа-Софт»
Отзыв
Наша компания Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научно-исследовательский институт медицинской приматологии» Российской академии медицинских наук (ФГБУ «НИИ МП» РАМН)
Отрасль – медицина
Мы обратились в компанию «Альфа-Софт» за выполнением работ по автоматизации деятельности на платформе «1С:Предприятие 8»
В качестве программного продукта было решено использовать «1С:Документооборот 8» в целях автоматизированного ведения учета по стандартам российского законодательства.
Система введена в промышленную эксплуатацию в июне 2012 года.
На наш выбор программы «1С:Документооборот 8» главным образом повлияли следующие возможности продукта:
• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• контроль версий документов,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам
по 5-бальной шкале:
Соответствие потребностям организации
(где «5» - «в информационной системе реализованы все необходимые возможности»)
Удобство работы с программой
(где «5» - «работать с программой легко и комфортно»)
Оцените качество работы партнера «1С»
(где «5» - «работой партнера очень доволен»)
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (один ответ из числа перечисленных) Да
Скорее да
Скорее нет
Нет
Программный продукт «1С:Документооборот 8» имеет понятный и дружелюбный интерфейс, удобен в использовании. В результате его внедрения улучшилась эффективность деятельности автоматизированных служб, сократилось время на выполнение рутинных операций, повысилось качество работы персонала.
Коллектив Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научно-исследовательский институт медицинской приматологии» Российской академии медицинских наук (ФГБУ «НИИ МП» РАМН) благодарит специалистов компании «Альфа-Софт» за грамотно выполненную установку и настройку программного продукта и выражает уверенность в дальнейшем сотрудничестве.
Ф.И.О. ____________________
Должность ____________________
Подпись ____________________
МП
Дата_____________________