Автоматизация работы с документами в ООО "КВС", работающей в сфере строительства

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Основная деятельность компании – строительство
В связи с увеличением бумажного документооборота перед руководством компании возникла необходимость внедрения автоматизированной системы электронного документооборота. Были поставлены следующие задачи:
- Создание единой информационной системы для регистрации различных типов документов;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Учет рабочего времени.

Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», который обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации. При выборе программного продукта учитывались также такие параметры, как знакомый, удобный интерфейс, необходимая функциональность, возможность многопользовательской работы.
В качестве партнера по внедрению была выбрана ГК «СофтБаланс».

Специалисты компании ГК «СофтБаланс» провели обследование бизнес-процессов, по результатам которого была создана схема использования системы и выполнены соответствующие настройки программного продукта, проведено обучение пользователей. Система была запущена в эксплуатацию. Автоматизировано 1 рабочее место. В настоящий момент специалистами ГК «СофтБаланс» осуществляется консультирование и сопровождение программного продукта.

В результате внедрения автоматизированы следующие функции:
- Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
- Работа с файлами;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Формирование отчетности;
- Использование потокового сканирования;
- Использование штрихкодирования;
- Контроль исполнительской дисциплины.

В результате проекта длительность регистрации документов значительно сократилась: теперь документация регистрируется непосредственно в системе, где в электронном виде хранятся все документы.

Выполнены следующие работы:

Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Интеграция со сторонними системами автоматизации
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Обучение в группе в офисе заказчика
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Продажа выбранных программных продуктов
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Внедрение

ООО "КВС"

Санкт-Петербург, Май 2012

Вариант работы: Файловый

Общее число автоматизированных рабочих мест: 1

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 1