Реализация электронного архива документов с помощью ПП "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в ООО "Автоматизация.Модернизация.Технологии "

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ООО "Автоматизация.Модернизация.Технологии" занимается оптовой торговлей оборудованием для строительства.
Периодически в организации проводятся проверки, как аудиторские, так и налоговые. Ранее во время этих проверок выделялся сотрудник, который выполнял подбор документов, сканирование и ксерокопирование.
В связи с этим возникла необходимость создания электронного архива с возможностью подбора необходимых документов по запросу.

Для реализации электронного архива была выбрана программа "1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Необходимым условием была реализация двухстороннего обмена между "1С:Бухгалтерией 8" и "1С:Документооборот 8". Для этого были доработаны типовые правила обмена и планы обмена конфигураций.

Позже появилась необходимость формировать необходимые выборки документов непосредственно из "1С:Бухгалтерии".
Был реализован следующий механизм:
Бухгалтер, работая с любым документом или создав отчет в "1С:Бухгалтерии" может нажать кнопку "Получить оригиналы". Программа, подключаясь через COM-соединение к базе документооборота, получает все необходимые пути файлов, которые расположены на том же сервере и выводит картинки отсканированных документов в печатную форму в "1С:Бухгалтерии". Бухгалтеру остается только распечатать выборку, вместо того, чтобы искать оригинал документа и делать ксерокопию либо заходить в базу документооборота и искать его там по ключевым реквизитам.

Результат внедрения данного решения - значительное сокращение работы по поиску и ксерокопированию документов.
Первая же аудиторская проверка доказала, что система получилась крайне эффективной, превзойдя все самые смелые ожидания.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Внедрение решения "1С:Документооборот 8 ПРОФ" в ООО "Автоматизация. Модернизация.Технологии", осуществляющей оптовую торговлю машинами и оборудованием для строительства, состоялось 23 мая 2012 года ООО «Аналитика». Выбор "1С: Документооборот 8 ПРОФ" был обусловлен необходимостью хранения отсканированных копий первичных документов. Так же решалась задача автоматического подбора необходимого пакета документов для аудиторских проверок.
Сотрудниками ООО «Аналитика» была произведена установка программы на рабочие места. Также было произведено обучение персонала работе в программе. Была произведена интеграция программ «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» и «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Реализованы дополнительные функциональные возможности, позволяющие автоматически формировать нужные подборки документов напрямую из бухгалтерской программы. Данная настройка позволила оперативно реагировать на запросы аудиторов и экономить рабочее время сотрудников фирмы.
Установленная система принята в промышленную эксплуатацию с 28 мая 2012 года, автоматизировано 8 рабочих мест.
С помощью ПП "1С:Документооборот 8 ПРОФ ” в ООО " Автоматизация. Модернизация.Технологии ", осуществлена автоматизация следующих участков хозяйственной деятельности:
-Делопроизводство
-Учет и хранение документов
-Учет и контроль исполнения поручений
-Учет договоров
-Автоматическая выборка документов

В настоящее время оказывается консультационная и методическая помощь пользователям программы. Ведется информационно-технологическое сопровождение.
Таким образом, внедренный программный продукт успешно функционирует в ООО " Автоматизация. Модернизация.Технологии ".
Оценка внедренной информационной системы (в баллах от 1 до 5, где 1-2 - плохо, 3-удовл., 4-хор., 5-отл.):
-соответствие потребностям организации 5.
-удобство работы с программой 5.
-качество работы партнера «1С» 5.

Рекомендовали бы использовать коллегам данное решение для автоматизации деятельности: Да

За время выполнения работы по внедрению ООО «Аналитика» проявило себя как надежный партнер, готовый и способный оперативно и качественно решать поставленные задачи. В дальнейшем планируем продолжать наше сотрудничество.