Построение системы документооборота в компании ФГУП «Центральное проектное объединение» при Федеральном агентстве специального строительства» на базе продукта "1С:Документооборот 8".

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени
• Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

ФГУП «ЦПО» при Спецстрое России» входит в группу предприятий Федерального агентства специального строительства. Основной вид деятельности – разработка проектной документации для объектов строительства. В августе 2011 года головной офис предприятия был сформирован в Москве. В настоящее время под его управлением объединены филиалы в городах Воронеж, Санкт-Петербург, Щелково Московской области.
Воронежский и Щелковский офисы, до реорганизации существовавшие как самостоятельные предприятия, использовали не связанные информационные системы, построенные на базе морально устаревших продуктов на платформе «1С:Предприятие 7.7». У вновь созданных предприятий – центрального офиса в Москве и филиала в Санкт-Петербурге – документооборот и учет операций осуществлялся с применением различных программ (Excel, Word, Налогоплательщик, Баланс и т.п.). Обмен информацией между головной организацией и филиалами осуществлялся по электронной почте, что сказывалось на сроках принятия управленческих решений, а также требовало существенных трудозатрат на формирование консолидированной регламентированной отчетности в надзорные органы. Перед руководством объединения с территориально-распределенной структурой встала задача построения единой информационной системы предприятия.

Перед началом проекта внедрения системы документооборота Заказчиком был поставлен ряд задач:
• Организация единого пространства для электронного документооборота между филиалами клиента
• Контроль исполнительской дисциплины сотрудников центрального офиса и филиалов
• Консолидация всей информации о проекте в единой информационной базе
• Фиксация и контроль соблюдения план-графика проекта в едином пространстве для всех сотрудников организации

На момент начала внедрения заказчиком использовались следующие программные продукты: 1С:Бухгалтерия 7.7, MS Word, MS Excel и MS Project
Данное сочетание ПП не давало возможность контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, формировать единое информационное пространство для ведения проектов, формировать управленческую отчетность для вышестоящих организаций

Выбор программного продукта был обусловлен наличием у будущих пользователей положительного практического опыта работы с прикладными решениями линейки "1С:Предприятие". Для решения задач, стоящих перед заказчиком, нашими специалистами был предложен программный продукт "1С:Документооборот".

Для успешной работы пользователей программа была адаптирована к требованиям заказчика, также были настроены права доступа в "1С:Документооборот". В результате внедрения автоматизирована работа следующих отделов: Бухгалтерия, Финансовый отдел, Планово-экономический отдел, Администрация.

Оновным результатом внедрения является то, что заказчик получил возможность существенно повысить качество и эффективость работы своих сотрудников с портфелями проектов. Заказчик может осуществлять контроль за ходом ведения проектов на регулярной основе, имея доступ к консолидированной информации.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика