Автоматизация учета на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» в Оптово-посредническом предприятии "Спецстройсервис" при Федеральном агентстве специального строительства

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Федеральное государственное унитарное предприятие «Оптово-посредническое предприятие «Спецстройсервис» при Спецстрое России» (далее - СПСТС) является структурным подразделением Федерального агентства специального строительства. Приказом Директора Спецстроя России на СПСТС возложены функции Генерального подрядчика по строительству, реконструкции и перевооружению предприятий, находящихся в ведении Роскосмоса.

В соответствии со стратегией развития Федерального агентства специального строительства СПСТС поручено осуществлять комплектацию оборудованием объектов капитального строительства Спецстроя России.

СПСТС возложена обязанность выполнять функции специализированной организации по проведению закупочных процедур для предприятий, подведомственных Спецстрою России.

Одним из направлений деятельности СПСТС является обработка и прием грузов на ответственное хранение на базах.

Для отслеживания комплектации оборудованием объектов капитального строительства и поставки материалов по договорам закупки для подведомственных Спецстрою России предприятий СПСТС использует понятие «сделки».
По каждой сделке необходимо знать следующее: подписан ли договор с поставщиком, поставлены ли материалы по договору закупки, оплачено ли поставщику за поставку материалов, отгружены ли заказчику необходимые по спецификации материалы или оборудование и т.д. Таким образом, основная специфика деятельности СПСТС оказывает непосредственное влияние на требования к системе документооборота.

Перед началом проекта заказчиком были поставлены следующие задачи:
1. Удобное и прозрачное представление информации по каждой сделке;
2. Отслеживание исполнения сделки с обеих сторон: с заказчиком и поставщиком – по оплате и по поставке/ отгрузке;
3. Фиксирование и автоматическая нумерация входящих и исходящих писем как государственного предприятия;
4. Хранение всех документов по сделке: договор поставки; договора закупки; переписка по договорам; хранение коммерческих предложений, приходящих по сделке; исходящих и входящих писем по согласованию сделки со Спецстроем России.

Клиент перед покупкой и внедрением программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» использовал одну из первоначальных версий программы – "1С:Документооборот ПРОФ". Его возможности и структура представления информации повлияли на выбор новой версии КОРП и внедрение системы с помощью сотрудников компании "1С-Рарус".

В связи с тем, что изначальным форматом хранения и обработки данных у клиента был формат *.xls, возможность получения финансовой информации по сделкам была затруднена и занимала большой объем человеческих и временных ресурсов. Поэтому руководством компании было принято решение о выборе и внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

До внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» согласование и отслеживание исполнения сделок у Заказчика велось с помощью Microsoft Excel и вручную формировавшихся отчетов по исполнению сделок. Это не давало руководству полную финансовую картину по каждой сделки в разрезе договоров. Приходилось очень много времени уделять выверке данных и внесению их вручную в отчеты.
«1С:Документооборот 8 КОРП» позволил получать развернутую информацию о ходе сделки и согласованию документов по сделке.

Для решения задач Заказчику была предложена следующая система хранения информации:
a. Фиксирование в системе входящих писем под регламентированным номером, присвоенным отправителем;
b. Создание в системе внутреннего документа на основании входящего письма в папке соответствующей сделки;
c. Создание в системе исходящего документа на основании внутреннего для указания предмета согласования;
d. Создание внутреннего документа на основании исходящего для хранения полученного письма о согласовании сделки;

Таким образом, во внутренних документах, распределенных папками с названием сделок, хранится вся информация, относимая к сделке: переписка, электронные торги, коммерческие предложения, протоколы электронных торгов, договора поставок, закупок, генподряда и субподряда.

В ходе проекта было организовано распределение прав доступа на уровне записей: определенные сделки доступны только указанным пользователям. Корректировать документы по сделкам могут также конкретные пользователи, указанные администратором.

Был разработан специальный регистр для хранения информации об исполнении сделок, получаемой из конфигурации "Управление строительной организации" (для пользователей во внутренних документах вынесена дополнительная закладка об исполнении договора).

Был разработан специальный отчет для отслеживания исполнения сделок в иерархии каждого договора.

Обмен с программным продуктом "1С:Управление строительной организацией 8" осуществляется посредством выполнения регламентированных заданий, которые выгружают из «1С:Документооборот 8 КОРП» информацию о контрагентах, а затем возвращают данные об исполнении договоров: закупка материалов или оборудования, отгрузка материалов или оборудования, предоплата поставщику или от заказчика, оплата поставщику или от заказчика, выполнение субподрядных работ или оказание генподрядных работ и т.д.

В ходе внедрения была осуществлена доработка типовой конфигурации в соответствии с техническим заданием от Заказчика.

После внедрения системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» Заказчик получил удобное хранение информации по каждой сделке, ее автонумерацию по определенным правилам, финансовую составляющую в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора, автоматизацию службы контроля исполнения сделок и автоматизацию службы согласования крупных сделок.

Система электронного документооборота в данный момент передана в промышленную эксплуатацию и находится на поддержке.

В течение месяца планируется доработка сравнения пришедшей товарной накладной поставщика на соответствие спецификации заказчика.

Параметры проекта:
a. Система работает в клиент-серверном варианте;
b. Организация является государственной;
c. Количество сотрудников составляет 100 человек;
d. Число автоматизированных рабочих мест равно 100;
e. Количество документов, обрабатываемых в год, примерно составляет 30 тыс. шт;
f. Распределенной базы данных нет;
g. Для заказчика проводилось обучение в учебном центре "1С-Рарус";
h. В текущее время осуществляется сопровождение системы заказчика.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Федеральное государственное унитарное предприятие «Оптово-посредническое предприятие «Спецстройсервис» при Спецстрое России» (далее ФГУП «ОПП «Спецстройсервис») является структурным подразделением Федерального агентства специального строительства. Приказом Директора Спецстроя России №521 от 02.12.2011г на основании Постановления Правительства РФ № 2016-р от 14.11.2011 г. на ФГУП «ОПП «Спецстройсервис» возложены функции Генерального подрядчика по строительству, реконструкции и перевооружению предприятий, находящихся в ведении Роскосмоса.
В соответствии со стратегией развития Федерального агентства специального строительства ФГУП «ОПП «Спецстройсервис» поручено осуществлять комплектацию оборудованием объектов капитального строительства Спецстроя России.
Также на них возложена обязанность выполнять функции специализированной организации по проведению закупочных процедур для предприятий, подведомственных Спецстрою России.
Одним из направлений деятельности ФГУП «ОПП «Спецстройсервис» является обработка и прием грузов на ответственное хранение на базах. Общая площадь складских помещений составляет 12 тыс. м2. В составе складского комплекса девять крытых складов и складская открытая бетонная площадка, собственные подъездные железнодорожные пути, 2 козловых крана грузоподъемностью 15 и 30 тонн, 2 тепловоза.
Для отслеживания комплектации оборудованием объектов капитального строительства и поставки материалов по договорам закупки для подведомственных Спецстрою России предприятий ФГУП «ОПП «Спецстройсервис» использует понятие «сделки». По каждой сделке необходимо знать следующее: подписан ли договор с поставщиком, поставлены ли материалы по договору закупки, оплачено ли поставщику за поставку материалов, отгружены ли заказчику необходимые по спецификации материалы или оборудование и т.д.
Информация о согласовании и отслеживании исполнения сделок у заказчика хранилась в таблицах продукта Microsoft Excel и анализировалась с помощью отчетов, формировавшихся вручную. Это не давало руководству полную финансовую картину по каждой сделке в разрезе договоров с заказчиками и поставщиками. Приходилось очень много времени уделять выверке данных.
Руководство приняло решение о покупке программного продукта, который бы позволял хранить все документы в рамках одной сделки, начиная от входящих писем, ответов на них и заканчивая подписанными договорами по сделке и документов по согласованию сделок со Спецстроем России. При этом необходима была возможность получать финансовую составляющую по каждому договору и по сделке в целом.
Руководство ФГУП «ОПП «Спецстройсервис» отдало предпочтение программному продукту «1С: Документооборот 8». Партнером по автоматизации стала компания «1С-Рарус», имеющая большой опыт работы с крупными предприятиями.
В ходе проекта специалистам «1С-Рарус» были поставлены следующие задачи:
• Удобное и прозрачное представление информации по каждой сделке;
• Отслеживание исполнения сделки с обеих сторон: с заказчиком и поставщиком – по оплате и по поставке/ отгрузке;
• Обмен контрагентами между Документооборотом и бухгалтерской программой в одностороннем порядке (контрагенты вносятся в Документооборот);
• Фиксирование и автоматическая нумерация входящих и исходящих писем как государственного предприятия;
• Хранение всех документов по сделке: договор поставки; договора закупки; переписка по договорам; хранение коммерческих предложений, приходящих по сделке, во время электронных торгов; исходящих и входящих писем по согласованию сделки со Спецстроем России;
• Распределение зон ответственности сотрудников и в соответствии с этим разграничение прав доступа к информации.
В результате внедрения заказчику предложена следующая система хранения информации:
• Фиксирование в системе входящих писем под регламентированным номером, присвоенным отправителем;
• Создание в системе внутреннего документа на основании входящего письма в папке соответствующей сделки;
• Создание в системе исходящего документа на основании внутреннего для указания предмета согласования;
• Создание внутреннего документа на основании исходящего для хранения полученного письма о согласовании сделки;
Таким образом, во внутренних документах, распределенных папками с названием сделок, хранится вся информация, относимая к сделке: переписка, электронные торги, коммерческие предложения, протоколы электронных торгов, договора поставок, закупок, генподряда, субподряда, оказания услуг.
В рамках внедрения были проведены следующие работы:
1. Реализован полный цикл учета входящей и исходящей информации;
2. Автоматизирована загрузка контрагентов по предъявляемой от них контактной информации;
3. Осуществлен обмен с бухгалтерской программой по выгрузке контрагентов и созданию в ней сделки;
4. Создано регламентное задание, в ходе выполнения которого из бухгалтерской программы получается информация об исполнении сделки и оплаты по ней как поставщику, так и от заказчика;
5. Осуществлено разграничение доступа пользователей к информации на уровне записей;
6. Реализован отчет по исполнению сделки в иерархии каждого договора;
7. Проведено обучение пользователей работе с программой.
Созданная информационная система позволила автоматизировать 40 рабочих мест и охватила подразделения компании:
• Казначейство;
• Обособленное подразделение «Одинцово»;
• Отдел координации и контроля;
• Отдел подготовки и согласования крупных сделок;
• Отдел проведения закупочных процедур;
• Отдел сопровождения договоров;
• Секретариат;
• Управление по правовым вопросам и имущественным отношениям;
• Финансово – экономическая служба;
• Бухгалтерская служба.
В результате реализации проекта компания ФГУП «ОПП «Спецстройсервис» получила:
1. Удобное хранение информации по каждой сделке;
2. Автонумерацию каждой сделке по внутренним правилам;
3. Финансовую составляющую в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки;
4. Отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора;
5. Автоматизацию службы контроля исполнения сделок;
6. Автоматизацию службы согласования крупных сделок
Руководство ФГУП «ОПП «Спецстройсервис» выражает благодарность компании «1С-Рарус» за проведенную работу и уверенность, что сотрудничество будет успешно продолжено в рамках работ по сопровождению Комплексной Информационной Системы управления на базе «1С: Документооборот 8».