Внедрение системы внутреннего документооборота в дочерней компании РЖД - ООО "БФИ" на базе решения "1С:Документооборот 8 ПРОФ" редакции 2.1 с интеграцией с 1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2.

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

На момент начала внедрения в компании отсутствовала система учета делопроизводства, учета и хранения документов. С развитием компании, появилась необходимость в упорядочивании и оптимизации делопроизводства. В качестве продукта для построения учетной системы было выбрано современное решение фирмы «1С» -"1С:Документооборот 8 ПРОФ".

Для внедрения данной системы была выбрана компания АКСИОНТ, специалисты которой на этапе выбора компании 1С-франчайзи показали высокий уровень знания программных продуктов "1С".
В настоящее время завершено внедрение системы - специалисты компании произвели настройку системы и интеграции "1С:Документооборот 8 ПРОФ" с решением «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2».
В ходе внедрения были выполнены работы по разработке модели учетной системы:
1. Определена и сформирована в информационной базе структура входящих, исходящих и внутренних документов,
2. Создана структура папок для внутренних документов,
3. Сформирован регламент организации нормативно справочной информации.
4. Разработан регламент выдачи и контроля поручений.

В ходе внедрения была выполнена установка системы на сервер и компьютеры пользователей, произведена настройка прав и ролей пользователей, перенесена из файлов формата Excel история по входящим, исходящим и внутренним документам за последний год. Были настроены бизнес процессы выдачи поручений. Также было выполнено обучение сотрудников и оказаны консультации на всех этапах внедрения системы.

В результате внедрения было автоматизировано 20 рабочих мест со средним количеством одновременно работающих пользователей - 20 человек.
Руководство компании получило систему, позволяющую полностью вести учет и хранение сканов документов, выдачу и контроль исполнения поручений. Бесшовная интеграция с корпоративной системой на базе "1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2" позволила оперативно прикреплять сканы и храненить информацию о заявках на расходование денежных средств, документов оприходования и реализации товаров и услуг.

В настоящее время осуществляется сопровождение компании.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

В рамках внедрения были выполнены следующие доработки системы:
1. Доработан отчет о структуре связей документов - реализовано так, чтобы "дерево" документов строилось всегда от первого по дате документа независимо от того из какого документа в "цепочке" формируется отчет
2. В отчет о структуре связей документов добавлен вывод о виде документа (Входящий, Исходящий или Внутренний)
3. В систему был добавлен механизм регистрации "Тем". Под темой понимается сущность аналогичная Проекту, но в отличие от проекта документ может принадлежать нескольким "темам". Таким образом, в документы была добавлена табличная часть для возможности указания тем, а во все отчеты и журналы документов была добавлена возможность выбора, группировки и фильтрации по темам.

Внедрение

ООО "БФИ"

ООО "БФИ" - судоходная компания холдинга РЖД, которая осуществляет международные перевозки грузов железнодорожно-паромными сообщениями в бассейнах Балтийского и Черного морей.

Общая численность компании: 150

Москва, Октябрь 2016

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 20

Параметры

Более 50 документов в день, объем базы более 3 Гб.