Автоматизация процесса документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в группе компаний «ФЕЛИКС»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Описание

Группа компаний «ФЕЛИКС» образована в 1992 году в составе с ООО «ФЕЛИКС» (г. Минск) и ООО «СК ФЕЛИКС» (г. Москва). За эти годы из небольшого архитектурного бюро Компания превратилась в мощную и современную проектно-строительную организацию, предлагающую потребителю весь комплекс услуг от концепции проекта до завершённого «под ключ» объекта.
Ранее документооборот на предприятии не был автоматизирован. Согласование документов (договоров, заявок, приказов и т.п.) занимало большое количество времени. Значительный поток внешней и внутренней документации требовал надежного и безопасного хранения, оптимизации процесса согласования, а также строго контроля сроков исполнения обязательств по договорам.
С целью автоматизации всего цикла обработки документов руководство компании «СК Феликс» приняло решение о внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8», поскольку его функциональные возможности полностью соответствовали потребностям предприятия. Решение в полном объеме обеспечивает решение таких задач, как сохранность документов, быстрота доступа, облегчение поиска и повышение эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.
Партнером по внедрению стала компания «1С:Бухучет и Торговля»(БИТ), имеющая успешный опыт автоматизации документооборота на предприятиях различной специфики деятельности.
Специалистами компании "1С:Бухучет и торговля" (БИТ) были выполнены работы по установке и настройке системы, произведена загрузка классификаторов, заведение и разграничение прав пользователей и т.п., проведено обучение пользователей работе с программой. В ходе внедрения автоматизировано 30 рабочих мест и автоматизированы следующие функции:
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
• поддержка бумажного делопроизводства и документооборота.
Благодаря внедрению системы «1С:Документооборот 8» в компании ускорились процессы рассмотрения и согласования документов, уменьшилось время, необходимое на поиск нужной информации, улучшилось качество документации.
Данный продукт установлен без изменений.
В настоящее время продолжается консультационная поддержка сотрудников.
Вариант работы - сетевой, автоматизировано 30 рабочих мест. Тип организации: коммерческая. Количество сотрудников – 130, количество документов в год - 30000, Наличие территориально-распределенной СЭД: управляющая компания и 5 филиалов. Обучение сотрудников проведено на местах. Осуществляется поддержка ИТС.