Автоматизация расчета заработной платы и кадрового учета Жанаозенского филиала ТОО "KMG EP-Catering" многопрофильного предприятия сферы обслуживания на базе ПП "1С:Зарплата и Управление персоналом 8

Жанаозенский филиал ТОО «KMG EP-Catering» расположен в городе Жанаозен, основной вид деятельности филиала - организация питания сотрудников Производственного Филиала «ОзенМунайГаз» на месторождениях, а также доверительное управление гостиницей «Аруана», базой отдыха «Кендерли», физкультурно-оздоровительным комплексом. ТОО «KMG EP-Catering» является дочерней компанией АО «Разведка Добыча КазМунайГаз» и имеет 4-е филиала по Казахстану в городах Жанаозен, Атырау, Астана, Кызылорда. Основным видом деятельности компании является организация питания сотрудников подразделений на месторождениях АО «Разведка Добыча КазМунайГаз» и обслуживание объектов, находящихся в собственности АО «Разведка Добыча КазМунайГаз»: гостиничные комплексы в городах Жанаозен и Астана, курортная зона «Кендерли» на берегу Каспийского моря, офис «Разведка Добыча КазМунайГаз», жилой комплекс «Кульсай» в г. Астане и т.п.
В процессе работы для предприятия стала необходимой консолидация учетных данных с Центральным аппаратом ТОО «KMG EP-Catering», так как учет Жанаозенского филиала (как и остальных филиалов компании) и Центрального аппарата велся в отдельных системах. Для Жанаозенского филиала использовалась система «1С:БУхгалтерия 8 для Казахстана» для бухгалтерского и налогового учета, а также нетиповая программа на базе «1С:Предприятия 7.7» для расчета заработной платы и кадрового учета. Выгрузка итоговых данных зарплатной программы в бухгалтерскую не выполнялась, так как используемые системы не предусматривали такой возможности. Кроме того используемые ранее учетные системы устарели и требовали модернизации, как в рамках бухгалтерского и налогового учета, так и в рамках кадрового учета и расчета заработной платы.
Проанализировав ситуацию и проконсультировавшись со специалистами ТОО «1С-Рейтинг», уполномоченные лица Товарищества приняли решение о необходимости внедрения новых учетных систем на платформе 1С:Предприятие 8. Компания «1С-Рейтинг» была выбрана в качестве исполнителя данных работ на основании положительных отзывов о внедрении продуктов "1С:Предприятие" в других компаниях, связанных с нефтегазодобывающей отраслью. Для внедрения были использованы следующие конфигурации, как отвечающие указанным целям: «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8 для Казахстана».
Специалистами ТОО «1С-Рейтинг» было выполнено комплексное внедрение с обучением сотрудников, адаптацией системы и внесением индивидуальных доработок под специфические требования нашей компании, выездными консультациями на места и удаленным сопровождением и поддержкой. Был произведен перенос данных из прежних систем учета. Внедрение новых систем, в числе полученных преимуществ, позволило настроить обмен данными между Центральным аппаратом и Филиалом, а также более глубоко и полноценно использовать функционал и возможности систем 1С:Предприятие, дало возможности кадрового учета и специализированного, расширенного расчета заработной платы. Обмен данными между Филиалом и Центральным аппаратом выполняется автоматически с высокой частотой - каждые 10 минут, что позволяет исключить человеческий фактор и дает возможности оперативного отслеживания учетных данных Жанаозенского филиала в Центральном аппарате. После внедрения системы и настройки обмена отпала необходимость ручного сбора многих отчетных данных в Ехсеl для предоставления в Центральный аппарат, так как посредством обмена все данные Филиала сразу отражаются в базе 1С Центрального аппарата.
Реализован механизм автоматических взаиморасчетов между Филиалами и Центральным аппаратом - при оплате поставщикам Центральным аппаратом за Филиал, происходит автоматическое отражение внутренних (межфилиальных) взаиморасчетов, как в базе Центрального аппарата, так и в базе Филиала. Аналогичное автоматическое отражение происходит при получении Центральным аппаратом оплаты от покупателей за Филиал. Ранее отражение этих взаиморасчетов выполнялось вручную, данные вводились как в Центральном аппарате, так и в Филиале, один раз в неделю, или один раз в месяц. После внедрения взаиморасчеты выполняются автоматически, сразу же при получении или отправке платежа в Центральном аппарате. Далее, эти данные автоматически передаются в Филиал при очередном обмене (который выполняется автоматически каждые 10 минут). Таким образом, сократились трудозатраты, и повысилась оперативность ввода информации - отражение взаиморасчетов происходит не раз в неделю, или в месяц, как раньше, а раз в 10-20 минут.
После настройки обмена данными с Центральным аппаратом, в Филиале доступна возможность вести учет согласно единой утвержденной политики, включая план счетов и справочники-классификаторы (такие как, например, статьи затрат, виды доходов), так как эти настройки доступны для изменения только Центральному аппарату, и выполняются «сверху вниз» для всех филиалов. Теперь к 1С подключены экономисты, для которых ранее бухгалтеры подавали информацию в файлах Ехсе1. Сейчас экономисты сами получают эту информацию из 1С, благодаря чему снизились трудозатраты на получение информации и повысилась оперативность. Внедрение новой системы также позволило сократить трудозатраты и на обработку информации. Например, расчет заработной платы сотрудников Жанаозенского филиала выполняется теперь в 2-3 раза быстрее. Выгрузка списков swift на заработную плату социальные и пенсионные отчисления раньше выполнялась вручную, что требовало от 1 до 2 дней. В настоящее время выгрузка этих файлов выполняется автоматически из 1С и обработка этой информации теперь занимает не более полудня. Дополнительно, многие отчеты по заработной плате доступны для формирования из 1С, с возможностью расшифровки. Ранее такие отчеты формировались вручную. После внедрения системы, в рамках сопровождения ведется поддержка пользователей и оперативная адаптация системы по возникающим в результате работы системы вопросам.
Внедрение системы позволило автоматизировать формирование данных по регламентированной отчетности для предоставления в головное предприятие. Отчеты формируются автоматически, при обмене удаленных баз 1C филиалов с центральном аппаратом.
Есть планы на внедрение системы специализированного учета для предприятий общественного питания («1C -Рейтинг: Общепит») и системы автоматизации бюджетирования («1C -Рейтинг: Управление финансами и бюджетирование»). В этом вопросе наша компания полностью может рассчитывать на специалистов ТОО «1C -Рейтинг».