Внедрение программного продукта "1С:Управление производственным предприятием 8" в ЗАО «Теликс»

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ запасов ABC/XYZ
• Анализ кадрового состава
• Кадровый учет
• Комплектация и разукомплектация ТМЦ
• Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
• Логистика адресного склада
• Налоговый учет
• Обучение персонала
• Оценка и аттестация персонала
• Оценка эффективности службы персонала и аналитическая отчетность
• Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
• Подбор кадров
• Применение различных мотивационных схем
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Резервирование ТМЦ
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управление обучением и повышением квалификации
• Управление ордерным складом
• Управление складскими запасами
• Учет ТМЦ в цеховых кладовых

Описание

ЗАО «Теликс» — один из крупнейших операторов кабельного телевидения и доступа в Интернет в Санкт-Петербурге – работает на телекоммуникационном рынке с 1991 года. Компания предлагает трансляцию большого числа телеканалов различной тематики с высоким качеством. А также внедрение систем локального видеонаблюдения обстановки у входов в подъезды и придомовых территорий, установку и обслуживание домофонно-переговорных устройств.
В рамках Группы МТС Компания передана под управление ЗАО «КОМСТАР-Регионы», объединяющему региональные активы фиксированной связи.
До внедрения системы агрегации бухгалтерской отчётности (далее Система) в ЗАО «Теликс» для ведения бухгалтерского и налогового учета использовались программные продукты отличающиеся от используемых в ЗАО «КОМСТАР-Регионы», в результате чего возникает ряд проблем, связанных с:
- Поддержанием единой нормативно-справочной информации (НСИ).
- Сложностью при обновлении конфигураций.
- Невозможностью проведения унификации ролей пользователей.
- Отсутствием у Генеральной дирекции контроля штатного расписания и управления процессами расчёта и начисления заработной платы ЗАО «Теликс».
- Отсутствием автоматизированной системы агрегации отчётности по ЗАО «Теликс».

Для решения вышеперечисленных проблем было принято решение о внедрении системы, позволяющей осуществлять ведение автоматизированного бухгалтерского, налогового и управленческого учета в Компании. Решение необходимо было реализовать максимально приближенным к типовой версии для быстрого обновления конфигурации при изменении законодательства, форматов отчетности и пр.
Было принято решение о реализации проекта по внедрению системы агрегации бухгалтерской отчетности ЗАО «Теликс» на ПП «1С:Управление производственным предприятием 8».

Данная Система должна обеспечить:
- Ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета в рамках единой конфигурации системы агрегации отчётности ЗАО «КОМСТАР-Регионы».
- Стабильную работу в новой конфигурации, в том числе при работе через удалённый доступ.
- Ведение единого реестра НСИ во всех компаниях ЗАО «КОМСТАР-Регионы» и ЗАО «Теликс».
- Стандартизацию процедур кадрового учета по всем региональным подразделениям компании.
- Унификацию штатного расписания всех региональных подразделений.
- Стандартизацию процедур расчета и начисления заработной платы.
- Автоматизацию процедур формирования консолидированной кадровой отчетности.

В ходе выполнения работ по внедрению Системы были внедрены следующие подсистемы:
1. Бухгалтерский учет
2. Налоговый учет
3. Управление денежными средствами
4. Управление персоналом
5. Расчет зарплаты

При выборе конфигурации Системы были учтены следующие моменты:
- Возможность ведения бухгалтерского и налогового учета.
- Возможность ведения учета по стандартам МСФО и GAAP в одной конфигурации.
- Возможность ведения расчета зарплаты в единой базе с бухгалтерией.
- Возможность ведения кадрового учета и автоматизации процессов управления персоналом.

В декабре 2010 года была начата подготовка к внедрению Системы. В промышленную эксплуатацию Система была введена с марта 2011 года. До ввода Системы в промышленную эксплуатацию осуществлялось ведение параллельного учёта в старой и новой базах.
Для решения ключевых вопросов проекта, включая методические, была сформирована рабочая группа проекта, в которую вошли: эксперты и менеджеры компании «Абсолют-Софт», руководители финансового блока, Дирекции по управлению персоналом ЗАО «КОМСТАР-Регионы», Департамента ИТ ЗАО «КОМСТАР-Регионы», а также главный методолог «Комстар-ОТС». Внедрение Системы выполнялось с использованием проектной технологии.
Программа "1C:Управление производственным предприятием 8" была изменена с учётом индивидуальных особенностей ведения бухгалтерского, управленческого и налогового учёта в ЗАО «Теликс». Доработка конфигурации осуществлялась в офисе компании ООО "Абсолют-Софт" путем совместной разработки несколькими программистам. Затем файлы обновлений передавались на объекты внедрения.

В ходе внедрения Системы ООО «Абсолют-Софт» были выполнены следующие работы:
1. Выполнена настройка ПП «1С:Управление производственным предприятием 8».
2. Проведено комплексное обучение пользователей системы.
3. Выполнен перенос и выверка остатков из учетной системы ЗАО «Теликс».
4. На уровне Генеральной дирекции реализована консолидация наиболее важных бухгалтерских и налоговых отчетов в Центральной базе Системы. Реализованы алгоритмы сбора консолидированных отчетов на основе данных регистров и проводок по ЗАО «Теликс».
5. Проведены мероприятия по закрытию 2010 года, января 2011года и 1 квартала 2011 года.
6. Реализована возможность ведения единой НСИ, которая позволяет централизовать управление справочниками «Номенклатура», «Контрагенты», «Виды взаиморасчетов, что обеспечивает возможность оперативно получить информацию по задолженности контрагентов, остатках ТМЦ и оборудования. В рамках создания системы единой НСИ выполнено:
- настройка запрета редактирования справочников НСИ пользователями;
- настройка протоколов синхронизации НСИ между центральной и периферийными базами данных;
- загрузка НСИ из учетных баз ЗАО «Теликс» в центральную базу данных с обеспечением процедуры объединения справочников НСИ.
7. Организована служба контроля и ведения единой НСИ, в формате аутсорсингового обслуживания специалистами «Абсолют-Софт».
8. Сформирована центральная база данных Компании. Построена система агрегации данных из всех региональных подразделений в центральной базе Системы.
9. В Компании принят жесткий алгоритм закрытия периода. Период закрывается каждый месяц до 10 числа. В связи с этим настроен алгоритм контроля даты запрета редактирования – общая дата запрета не позволяет редактировать бухгалтерские документы, при этом дата запрета не распространяется на управленческие и зарплатные документы.
10. Реализована система начисления процентов по полученным займам, векселям и кредитам с автоматическим расчетом затрат в бухгалтерском и налоговом учетах, а также с автоматическим формированием постоянных разниц.
11. Реализована методика разграничения кадровых и расчетных функций. Согласно данной методике процедуры расчета заработной платы проводятся строго по утвержденным документам кадрового учета.
12. Проведена унификация штатного расписания ЗАО «Теликс» в рамках ЗАО «КОМСТАР-Регионы». Автоматизированы функции изменения и контроля штатного расписания при выполнении приема или перемещения сотрудников по всем подразделениям компании.
13. Автоматизирована методика расчета премий на основе бонусных планов и оценок выполнения показателей бонусных планов.
14. Реализована методика расчета и формирования резервов премий и отпусков.
15. Реализован механизм автоматической привязки сотрудников и видов начислений к счетам учета и статьям затрат РСБУ.
16. Реализованы механизмы формирования кадровой отчетности по стандартам компании и консолидация отчетов на уровне Генеральной дирекции.

В процессе внедрения подсистемы «Зарплата и управление персоналом» специалистами ООО "Абсолют-Софт" были выполнены следующие работы консалтингового характера:
1. Предложена методика жесткого разграничения кадровых и расчетных функций.
1.1. Разработаны отдельные блоки кадровых документов и документов расчета и начисления заработной платы.
1.2. Предложены правила проведения расчета заработной платы строго по проведенным документам кадрового учета.
1.3. Предложены правила закрытия кадровых документов (после установки даты запрета редактирования любые изменения кадровых документов можно провести только по санкции бухгалтерии и отдела финансовой отчетности)
2. Разработана методика резервирования расходов компании дли исполнения обязательств перед работниками.
2.1. Разработаны правила расчета резервов премий и отпусков на основе кадровых документов.
2.2. Предложены регламенты начисления и сторнирования резервов в РСБУ.

В эксплуатацию было запущено 5 рабочих мест.

Для обучения пользователей работе в новой системе агрегации бухгалтерской отчётности в период подготовки к внедрению были организованы централизованные семинары в учебных классах ООО «Абсолют-Софт».
По окончанию внедрения пользователи ЗАО «Теликс» получают консультационную поддержку в удаленном режиме с использованием электронной почты и средств теле- и видеоконференцсвязи. Заявки, поступающие от клиентов, обрабатываются сотрудниками ООО «Абсолют-Софт» в регламентируемые сроки. Таким образом, обеспечено своевременное решение возникающих проблем. Система консультаций и технической поддержки ООО «Абсолют-Софт» гарантирует высокий уровень качества обслуживания клиентов.

В настоящее время Система продолжает развиваться. В планы развития Системы входит:
- Внедрение подсистемы «Складской учет».
- Внедрение подсистемы «Проектный учёт».
- Внедрение подсистемы «Учёт капитального строительства».
- Реализация проектного учета.
- Развитие инструментария автоматизированного формирования GAAP-отчетности.
Также ведутся работы по сопровождению Системы, в т.ч. техническая и методическая поддержка пользователей.