Построение системы электронного документооборота в компании Центр-Дорсервис на базе продукта "1С:Документооборот КОРП"

Партнер: ГЕЛА. Информационные технологии и консалтинг

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Описание

1. Информация о компании:
Компания «Центр-Дорсервис» - динамично развивающаяся проектная организация, занимающаяся инженерными изысканиями, проектированием строительства и ремонта автомобильных дорог.

2. Исходная ситуация:
В связи с ростом организации-заказчика и увеличением объема бумажного документооборота руководство приняло решение о внедрении системы электронного документооборота (далее СЭД).

Перед проектом внедрения СЭД заказчиком были поставлены следующие задачи:
• Построить общий электронный архив документов;
• Обеспечить контроль движения документов;
• Сократить затраты времени сотрудников на обработку документов;
• Автоматизировать процесс выдачи поручений и контроля их исполнения;
• Обеспечить возможность проведения анализа эффективности работы и загруженности персонала;
• Исключить утечку конфиденциальной информации;
• Обеспечить возможность построения базы "корпоративных знаний".

3. Выбор продукта:
Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8. КОРП», обеспечивающий автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

Внедрение данного программного продукта позволяет получить следующие преимущества:
• ощутимые результаты в короткие сроки;
• минимизация затрат на внедрение;
• возможность масштабирования системы;
• общая платформа с учетными системами и другими продуктами линейки программ "1С:Предприятие 8";
• гибкость, возможность доработки функционала под специфику организации.

4. Решение:
Исполнителем работ по проекту была выбрана компания «ГЕЛА. Информационные технологии и консалтинг», занимающая лидирующую позицию в рейтинге партнеров «1С», работающих на корпоративном рынке в Центральном Черноземье.

В процессе внедрения СЭД партнер выполнил следующие работы:
• проведение обследования организации и разработка схемы применения программного продукта;
• доработка конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» под специфику организации:
- расширение функциональности механизма оповещения сотрудников о новых задачах,
- доработка подсистемы разграничения прав доступа пользователей;
• создание рабочей базы данных (настройка программы и заполнение нормативно-справочной информации);
• разработка инструкций пользователей;
• групповое обучение пользователей;
• запуск СЭД и дообучение пользователей на рабочих местах;
• первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

5. Результаты проекта:
Выгоды, полученные организацией-заказчиком от внедрения СЭД на базе ПП «1С:Документооборот 8. КОРП», таковы:
• повышение управляемости в организации;
• укрепление исполнительской дисциплины;
• снижение издержек на расходные материалы;
• снижение расходов на хранение документов;
• повышение информационной безопасности организации;
• сокращение объема документооборота;
• ускорение процесса поиска и обработки документов;
• контроль сроков и результатов исполнения поручений;
• централизованное хранение документов с разграничением прав доступа;
• оперативное составление отчетности по документообороту.

6. Состояние проекта:
На данный момент сотрудничество продолжается в рамках информационно-технологического сопровождения и совместного решения поставленных задач по развитию СЭД.

Внедрение

ООО "Центр-Дорсервис"

Воронеж, Октябрь 2011

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 50

Отзыв клиента

ОТЗЫВ
о внедрении конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП»

Клиент: ООО «Центр-Дорсервис», г. Воронеж.
Вид деятельности клиента: инженерные изыскания, проектирование строительства и ремонта автомобильных дорог.
Внедренные программные продукты: ПП «1С:Документооборот 8 КОРП».
Партнер, выполнивший внедрение: ООО «ГЕЛА. Информационные технологии и консалтинг», г. Воронеж.
Количество автоматизированных рабочих мест: 50.

Положительный отзыв

Настоящим подтверждаю, что партнером – ООО «ГЕЛА. Информационные технологии и консалтинг» – на основе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» в организации создана Система Электронного Документооборота.
Система эксплуатируется на 50 рабочих местах и охватывает верхний и средний уровень менеджмента организации.
Уже в начальном периоде эксплуатации Система позволила поднять уровень исполнительской дисциплины, снизить сроки подготовки и согласования документов, повысить в целом управляемость организации.

В процессе внедрения партнер выполнил следующие работы:
- проведение обследования организации и разработка схемы применения программного продукта;
- доработка ПП «1С:Документооборот 8 КОРП» под специфику организации: расширение функциональности механизма оповещения сотрудников о новых задачах, доработка подсистемы разграничения прав доступа пользователей;
- создание рабочей базы данных: настройка конфигурации и заполнение нормативно-справочной информации;
- разработка инструкций пользователей;
- групповое обучение пользователей;
- запуск Системы и дообучение пользователей на рабочих местах;
- первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой.

В процессе выполнения проекта происходило тесное взаимодействие сотрудников Исполнителя – компании «ГЕЛА» и сотрудников ИТ-службы Заказчика.

Клиент удовлетворен работой партнера.