Автоматизация документооборота и процессного управления компании по производству огнеупорных материалов и изделий ОАО "Огнеупоры"

Партнер: ПитерСофт

Отзыв клиента

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Делопроизводство
  • Учет и хранение документов

Описание

Для автоматизации документооборота и процессного управления в компании "Огнеупоры", направлением деятельности которой является производство огнеупорных материалов и изделий, было выбрано решение "ПитерСофт:Управление процессами", версия Проф.

Программный продукт "ПитерСофт: Управление процессами" в целях автоматизации административного документооборота и создания электронного архива документов и автоматизации бизнес-процессов компании. Поставлена задача решить проблему недостаточного контроля за исполнением документов и сократить затраты времени на передачу бумажных документов между подразделениями внутри компании.

На данном предприятии используются следующие возможности продукта "ПитерСофт:Управление процессами":

-Формализованное описание процессов. Каждый процесс описывается в виде последовательности задач, или работ, которые необходимо выполнить сотрудникам (исполнителям). Настройка выполняется визуально, в виде схемы или модели процесса. Схема включает в себя циклы, условия, по которым система будет определять направление движения процесса (маршрут), участки параллельного или последовательного выполнения задач, связи между процессами. Проектируется внешний вид задач, объем отображаемой информации и правила ее изменения, определяются исполнители и сроки выполнения.

-Запуск процессов на выполнение. Запуск процесса может быть инициирован как пользователем, так и произвольным событием (например, проведением документа определенного вида), либо наступлением определенного момента времени. На основании настроенных шаблонов процессов создаются экземпляры процессов, в рамках которых исполнителям ставятся задачи. Система оповещает сотрудников о появлении новых задач, предупреждает исполнителей и ответственных лиц о приближении срока выполнения задачи. Сотрудники, выполнив поручение, вносят в задачу необходимую сопутствующую информацию, которая после выполнения задачи сразу становится доступна другим участникам процесса. Помимо обычных задач в ходе процесса могут выполняться обработки - автоматические действия над объектами системы, например, создающие новые документы и заполняющие их на основании данных из процесса.

-Контроль хода выполнения процессов. С помощью отчетов руководитель в любой момент времени может выяснить, на каком этапе находится выполнение той или иной задачи, в каком статусе находится интересующий его документ, собрать статистику выполнения задач за разные периоды времени, определить, какие задачи и какими сотрудниками не были выполнены вовремя.

Определить для любых документов системы индивидуальные наборы статусов, отражающие их состояние, и управлять статусами при выполнении действий над документами.

-Анализ информации о выполнении процессов и на основе результатов анализа оптимизация процессов организации.

-Ввод плановых и расчет фактических показателей, определяющих эффективность деятельности компании. Исходными данными для расчета может быть как информация, накопленная при прохождении процессов, так и данные из учетной системы, с которой объединен программный продукт. Также показатели могут использоваться для автоматического определения маршрута процесса.

-Настройка схем мотивации и использование показателей эффективности для расчета премиальных, бонусов и т.д.

Внедрение

ОАО "Огнеупоры"

Свердловская обл, г Богданович, Октябрь 2011

Вариант работы: Файловый

Общее число автоматизированных рабочих мест: 10

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 10

Отзыв клиента

Отзыв о сотрудничестве компании «Огнеупоры» с компанией «ПитерСофт».
ОАО «Огнеупоры» является одним из крупнейших в России и странах СНГ предприятий по производству огнеупорных материалов и изделий. Предприятие предлагает широкий ассортимент огнеупорной продукции: керамический кирпич и шамотный кирпич, огнеупорные массы, огнеупорные мертели и огнеупорные смеси.
В 2010 г. на нашем предприятии было успешно внедрено программное решение «1С:Управление производственным предприятием 8», после чего появилась необходимость автоматизировать систему электронного документооборота, бизнес-процессы компании, а также реализовать систему показателей KPI. Познакомившись в конце 2010 года с компанией «ПитерСофт» и программным продуктом «ПитерСофт: Управление процессами», мы поняли, что именно эта компания сможет помочь нам в сжатые сроки и с минимальными затратами решить поставленные задачи.
Прежде чем начать внедрение системы, было принято решение обучить наших сотрудников основным приемам работы с программой «ПитерСофт: Управление процессами».
В августе 2011 года специалистами компании «ПитерСофт» было проведено обучение, в процессе которого наши сотрудники ознакомились с основными принципами работы программного продукта.
Особенно понравились такие возможности, как настройка моделей бизнес-процессов в режиме визуального редактора, удобный интерфейс программы, возможность электронного хранения документов и поиск необходимых данных внутри электронного архива. Наши сотрудники научились получать различную информацию по бизнес-процессам с помощью таких аналитических инструментов, как «Графический отчет» и «Отчет по бизнес-процессам». Для руководства нашего предприятия оказалась очень полезной и удобной «Панель руководителя», при помощи которой можно контролировать деятельность компании.
Обучение проходило в продуктивной обстановке. По итогам обучения поставленная задача была решена: наши специалисты смогли самостоятельно начать моделировать и настраивать бизнес-процессы, полноценно работать в программе, не прибегая к помощи программистов.
Уже сейчас нами завершен первый этап внедрения проекта, автоматизирован бизнес-процесс "Управление затратами на качество». На сегодняшний день мы сформировали справочники (роли, пользователи, структура предприятия, выражения, графики работы и т.д.). Создали схемы бизнес-процессов (по подразделениям, с учетом статей затрат соответствующих подразделений), завели нужные в модели реквизиты и выражения. Настроили связи моделей посредством обработки, связи с показателями, сформировали электронный архив документов с учетом предлагаемых системой настроек безопасности. Настроили учетные записи пользователей (графики работы пользователей, оповещения и т.д.) опробовали формирование различных вариантов отчетов системы. Установили программу на 10 рабочих мест, отрабатываем и настраиваем работу программы с участниками бизнес-процессов, по статьям затрат:
- А-1-3 «Составление планов оргтехмероприятий, проверка их выполнения перед совещанием»;
- А-1-4 «Участие в совещаниях по проверке выполнения оргтехмероприятий», для того чтоб нам получить итоговые суммарные затраты, для формирования отчета в системе по данным статьям.
Все модели формирования затрат на качество подразделений на данный момент уже сформированы и настроены на сбор информации от вложенных бизнес-процессов по формированию затрат.
Работа по внедрению системы продолжается, в дальнейшем наше предприятие намерено приобрести дополнительную лицензию программного продукта «ПитерСофт: управление процессами» на 40-50 рабочих мест.
Мы благодарны компании «ПитерСофт» за проявленный высокий профессионализм и рассчитываем на дальнейшее плодотворное сотрудничество.