Оптимизация управления персоналом и расчета заработной платы с последующей автоматизацией на базе программного продукта «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» в группе компаний «Росводоканал»

Автоматизированы следующие функции:

• Бухгалтерский учет
• Кадровый учет
• Налоговый учет
• Применение различных мотивационных схем
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Учет рабочего времени

Описание

Группа компаний «РОСВОДОКАНАЛ» оказывает услуги по водоснабжению и водоотведению. Работу региональных водоканалов координирует Управляющая компания в Москве. На сегодняшний день под управлением ООО УК «РОCВОДОКАНАЛ» работают 8 водоканалов - Барнаула, Калуги и Калужской области, Краснодара, Омска, Оренбурга, Твери, Тюмени, Луганска и Луганской области с общей численностью 17 000 сотрудников.
До внедрения на водоканалах использовались различные информационные системы. С целью повышения управляемости руководство приняло решение о создании новой HR-системы, позволяющей осуществить ведение учета в едином информационном пространстве. В качестве программного продукта была выбрана программа «1С:Зарплата и Управление персоналом 8», типовое решение наиболее полно охватывало поставленные задачи.
Основные цели автоматизации в группе компаний «РОСВОДОКАНАЛ» были:
- внедрение во всех филиалах программного продукта с единой конфигурацией;
- ведение единых списков видов расчетов и справочников должностей во всех филиалах;
- ведение учета рабочего времени (в том числе для сотрудников, работающих по сложным сменным графикам, а также сверхурочно, в праздничные и выходные дни);
- создание механизма для расчета резервов отпусков и годовой премии;
- создание механизма для формирования печатных форм документов;
- создание единого центра поддержки информационной системы и пользователей.
При этом автоматизация не должна была остановить работу отделов по охране труда, кадровых и расчетных служб водоканалов. Требовалось осуществить внедрение таким образом, чтобы в течение сроков проекта сотрудники своевременно получали заработную плату и причитающиеся дополнительные выплаты.
Автоматизации предшествовал ряд консалтинговых работ, направленных на выработку единых правил организации учета труда и расчета заработной платы, мотивирующих каждого сотрудника к работе на результат.
В рамках реализации проекта автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы:
• Кадровый учет;
• Учет категорий персонала;
• Учет рабочего времени методом регистрации отклонений;
• Учет работы в сверхурочное время;
• Учет работы в праздничные и выходные дни;
• Расчет заработной платы;
• Расчет резерва отпусков;
• Расчет резерва годовой премии;
• Учет расчетов по НДФЛ и страховым взносам;
• Отражение зарплаты и резервов в регламентированном учете;
• Формирование регламентированной отчетности;
• Персонифицированный учет;
• Формирование печатных форм документов.
Внедрение происходило одновременно во всех предприятиях группы. При этом развертывание системы и ввод в промышленную эксплуатацию были осуществлены без остановки работы кадровых отделов водоканалов. Это удалось достигнуть благодаря предварительному полномасштабному тестированию системы и правильной организации поддержки пользователей и обучения.
Для оказания поддержки пользователей был разработан реестр замечаний. Реестр замечаний позволяет контролировать как общую функциональность системы, так и сроки устранения замечаний, что позволило обеспечить необходимый уровень сервиса при внедрении. В ходе проекта были организованы семинары и вебинары, а также разработан комплекс инструкций по работе с подсистемами. Проект длился 8 месяцев.
Всего было автоматизировано 120 рабочих мест.
В результате внедрения удалось решить ряд важных задач:
• Все предприятия группы компаний «РОСВОДОКАНАЛ» перешли на работу с ПП «1С:Зарплата и Управление персоналом 8»;
• Все виды расчетов имеют единые настройки. Унифицирован справочник должностей, а также перечень начислений и удержаний во всех водоканалах группы компаний. Автоматизирован механизм расчета и проверки условий возможности начисления социальных выплат по Управляющей компании и по водоканалам группы компаний;
• Реализован учет рабочего времени методом регистрации отклонений для сотрудников со сложными сменными графиками работы. Благодаря этому кадровики освободились от необходимости заполнять по сотрудникам вручную документы-табели учета рабочего времени. Автоматизирован учет работы в праздничные и выходные дни, а также в сверхурочное время. Используя типовой функционал, расчетчики зарплаты могут полностью автоматически регистрировать начисления за работу в праздники, выходные и сверхурочное время по данным кадровых документов, отражающих работу за пределами нормы времени, введенных службой ОТиЗ;
• Реализована подсистема расчета резервов отпусков и годовой премии. Функционал программы позволяет автоматизировать начисление и списание резервов, а также автоматически формировать соответствующие бухгалтерские проводки;
• Автоматизировано формирование печатных форм документов (приказов, договоров, сводов начислений и т.д.).
Создание унифицированной системы позволило увеличить прозрачность начислений дополнительных выплат сотрудникам. Если раньше в каждом водоканале имелся свой перечень надбавок (в одном регионе могло быть 5, в другом 20 критериев), то теперь все водоканалы начисляют премии по строго регламентированным критериям. Руководство может видеть оперативно отчеты по каждому предприятию и проанализировать, какие фонды были потрачены на премии, за что начислялись премии и надбавки, насколько это обосновано. В настоящее время с компанией ведутся работы в рамках договора сопровождения.
Также группе компаний удалось унифицировать организационную структуру водоканалов. Если раньше подразделения, занимающиеся однотипной деятельностью, носили разные названия, то теперь бизнес-единицы унифицированы, что значительно упрощает взаимодействие внутри холдинга.

Отзыв клиента

"РОСВОДОКАНАЛ" повышает эффективность управления персоналом и рассчитывает зарплату для сотрудников с помощью "1С:Предприятия 8" и компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ)
Специалисты компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершили проект автоматизации расчета зарплаты и управления персоналом в группе компаний "РОСВОДОКАНАЛ". Решение "1С:Зарплата и управление персоналом 8" было внедрено в Управляющей компании и восьми водоканалах в разных регионах России и Украины. Специалисты БИТ привели к единому стандарту все виды выплат, список компенсаций и льгот, а также справочник должностей. В результате проекта увеличилась прозрачность расчета дополнительных выплат сотрудникам, теперь надбавки во всех водоканалах группы начисляются по строго регламентированным критериям. Всего автоматизировано около 100 рабочих мест.
Основными видами деятельности группы компаний "РОСВОДОКАНАЛ" являются услуги по водоснабжению и водоотведению. Водоканалы группы компаний представлены в 8 регионах. Работу региональных водоканалов координирует Управляющая компания в Москве. На сегодняшний день под управлением ООО УК "РОCВОДОКАНАЛ" работают 8 водоканалов Барнаула, Калуги и Калужской области, Краснодара, Омска, Оренбурга, Твери, Тюмени, Луганска и Луганской области с общей численностью 17 000 сотрудников.
Хотя все подразделения занимаются однотипной деятельностью, ранее на каждом предприятии была своя система оплаты труда, своя организационная структура, свой перечень социальных гарантий, использовались различные информационные системы. Как следствие, руководство не могло проанализировать, эффективно ли расходуются фонды, насколько обосновано начисление надбавок и премий и т. д. Из-за различий в организационной структуре возникали трудности во взаимодействии между водоканалами.
В итоге руководство решило внедрить современную HR-систему, единую для всех подразделений. Требовалось унифицировать схему расчетов с персоналом, создать единые справочники должностей во всех филиалах, наладить учет рабочего времени и т. д. При этом процесс внедрения новой системы надо было организовать таким образом, чтобы не нарушать штатный режим работы кадровых и расчетных служб - сотрудники водоканалов должны были своевременно получать заработную плату и причитающиеся дополнительные выплаты.
По результатам открытого конкурса партнером по внедрению единой HR-системы стала компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), специалисты которой обладают необходимыми компетенциями и опытом успешной реализации подобных проектов. В качестве основы для новой системы было выбрано решение "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Поскольку сотрудники компании "РОCВОДОКАНАЛ" уже работали с предыдущими версиями решений "1С", предприятие могло сократить затраты на адаптацию к новой программе.
По словам Кирилла Владимировича Гусева, руководителя проекта со стороны компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ):"Внедрение унифицированной системы управления персоналом на базе "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" в ГК "РОСВОДОКАНАЛ" было достаточно сложным. На реализацию проекта нам давалось 8 месяцев. При этом автоматизировать требовалось удаленные водоканалы и управляющую компанию в Москве. Кроме того, внедрение унифицированной системы управления персоналом проводилось в рамках общей программы по оптимизации, унификации и автоматизации бизнеса. Поэтому были необходимы дополнительные процедуры по согласованию требований, а также постоянный мониторинг возможных рисков. Собственный проектный офис ГК "РОСВОДОКАНАЛ" оказывал нам всю необходимую помощь и поддержку. В итоге проект был выполнен в запланированные сроки с полным соблюдением бюджета".
В рамках проекта автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы:
• Кадровый учет;
• Учет категорий персонала;
• Учет рабочего времени с помощью регистрации отклонений;
• Учет работы в сверхурочное время;
• Учет работы в праздничные и выходные дни;
• Расчет заработной платы;
• Расчет резерва отпусков;
• Расчет резерва годовой премии;
• Учет расчетов по НДФЛ и страховым взносам;
• Отражение зарплаты и резервов в регламентированном учете;
• Формирование регламентированной отчетности;
• Персонифицированный учет.
Внедрение происходило одновременно во всех предприятиях группы. Сотрудники БИТ провели предварительное полномасштабное тестирование системы, провели обучение и поддержку пользователей, были организованы семинары и вебинары, а также разработан комплекс инструкций по работе с подсистемами. Благодаря этому развертывание системы и ввод в промышленную эксплуатацию были осуществлены без остановки работы кадровых отделов водоканалов.
Для поддержки пользователей была использована специализированная разработка БИТ - модуль "Реестр замечаний". Подсистема позволяет в режиме реального времени отправлять замечания по работе с "1С:Предприятие 8" в службу технической поддержки. Благодаря этому специалисты могут оперативно исправлять ошибки, выполнять пожелания, реализовывать требования и т.п. В результате был обеспечен необходимый уровень сервиса при внедрении.
Всего было автоматизировано около 100 рабочих мест.
В результате внедрения удалось решить ряд важных задач:
• Единая конфигурация "1С:Зарплата и управление персоналом 8" была внедрена в восьми водоканалах и Управляющей компании;
• Разработан унифицированный список компенсаций и льгот, включающий две категории - законодательно регламентированные гарантии и дополнительные, которые компания использует по собственной инициативе. Для последних прописаны четкие условия предоставления. Так, подарок от компании к профессиональному празднику "День ЖКХ" предоставляется сотрудникам, отработавшим в ГК "Росводоканал" не менее 1 года и не имеющим дисциплинарных взысканий в течение предшествующего года, а разовая премия в связи с пятидесятилетием предприятия - работникам с трехлетним стажем работы. В общей сложности "Росводоканал" теперь использует порядка 40 видов социальных гарантий, из них "подарки от компании" 11 видов, "материальная помощь" - 9, "дополнительные оплачиваемые отпуска" 8, "оплата больничных" и ДМС - 3, а также около 10 видов премирования.
• Все виды расчетов имеют единые настройки. Унифицирован справочник должностей, а также перечень начислений и удержаний во всех водоканалах группы компаний. Автоматизирована проверка возможности начисления социальных выплат по Управляющей компании и по водоканалам группы компаний;
• Реализован учет рабочего времени методом регистрации отклонений для сотрудников со сложными сменными графиками работы. Благодаря этому кадровики освободились от необходимости заполнять по сотрудникам вручную документы-табели учета рабочего времени. Возможности типового решения позволили автоматизировать учет работы в праздничные и выходные дни, а также в сверхурочное время, рассчитывать соответствующие начисления;
• Реализован расчет резервов отпусков и годовой премии. Функционал программы позволил автоматизировать начисление и списание резервов, а также автоматически формировать соответствующие бухгалтерские проводки.
Создание унифицированной системы позволило обеспечить прозрачность и единообразие начислений дополнительных выплат сотрудникам. Если раньше в каждом водоканале имелся свой перечень надбавок (в одном регионе могло быть 5, в другом 20 критериев), то теперь все водоканалы начисляют премии по строго регламентированным критериям. Руководство может видеть отчеты по каждому предприятию и проанализировать, какие фонды были потрачены на премии, за что начислялись премии и надбавки, насколько это обосновано.
Также группе компаний удалось унифицировать организационную структуру водоканалов. Если раньше подразделения, занимающиеся однотипной деятельностью, носили разные названия, то теперь бизнес-единицы унифицированы, что значительно упрощает взаимодействие внутри холдинга.
Оценив результаты работ, заместитель генерального директора по экономике и финансам ООО УК "РОСВОДОКАНАЛ" Вадим Викторович Песочинский подчеркнул: "Внедрение программы позволило унифицировать управление персоналом во всех водоканалах группы компаний. За счет единых критериев начисления премий мы усилили контроль за дополнительными выплатами сотрудникам. Использование одной конфигурации для всех водоканалов дало возможность сократить расходы на обновление и обслуживание информационной системы. Структурные изменения, которые позволило произвести внедрение, значительно улучшили внутренне взаимодействие подразделений. Выражаем благодарность сотрудникам БИТ за четкое соблюдение сроков и бюджета проекта. Обслуживанием полностью удовлетворены. Сотрудничество с компанией "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) будем продолжать".