Построение системы документооборота в компании МУ "Ледовый дворец" на базе продукта «1С:Документооборот 8»

МУ "Ледовый дворец"
Вологодская обл, г Череповец, Июнь 2011

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 5

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 5

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Описание

Муниципальное учреждение «Ледовый дворец» города Череповца - универсальный спортивно-концертный комплекс, основной деятельностью которого является организация и проведение матчей Чемпионата России по хоккею, спортивных, культурных, зрелищных и развлекательных мероприятий.В октябре 2006 года арена была принята в эксплуатацию, получила имя «Ледовый дворец» и адрес: Октябрьский проспект, д. 70.
Необходимость автоматизации процесса возникла в связи с ростом объема документооборота и увеличением затрат времени на согласование и утверждение документов. Основные задачи, которые ставил заказчик - это оперативный доступ к документам с учетом прав доступа, коллективный доступ к документообороту, сокращение использования бумажных носителей, контроль за исполнением поставленных задач, обеспечение безопасности хранения документов и контроль версий документов. Основой для автоматизации была выбрана система "1С:Документооборот 8", которая отвечает всем заявленным требованиям заказчика. При выборе программного продукта заказчик опирался на положительный опыт внедрения и использования разработок фирмы "1С" и приемлемую стоимость. В ходе внедрения специалистами ООО НТП "Стелс" были выполнены следующие работы: презентация программного продукта, анализ организации делопроизводства заказчика, выработка правил работы пользователе в соответствии с возможностями ПП "1С:Документооборот 8", установка программного обеспечения на рабочие места заказчика, произведено разграничение прав доступа на уровне групп пользователей, налажен обмен данными между подразделениями компании, произведено первоначальное обучение пользователей и ввод системы в эксплуатацию. В результате реализации проекта: автоматизирована работа службы делопроизводства, автоматизировано безопасное электронное хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий, загрузка документов со сканера, автоматизирован учет и анализ рабочего времени сотрудников, автоматизирован полнотекстовый поиск данных, автоматизированы ключевые бизнес-процессы, касающиеся делопроизводства: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация и ознакомление. На данном этапе все работы по внедрению завершены. В планах компании увеличение количества пользователей системы и развитие функционала системы.