Построение системы документооборота в Администрации Череповецкого муниципального района Вологодской области на базе продукта "1С:Документооборот 8"

Отзыв клиента

Администрация Череповецкого района
Вологодская обл, г Череповец, Июль 2011

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 20

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 15

Автоматизированы следующие функции:

  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Описание

В Администрации Череповецкого муниципального района Вологодской области, как и во многих государственных структурах, одним из наиболее приоритетных направлений развития является организация эффективного документооборота. В связи с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов возникла необходимость внедрения специализированного программного обеспечения, которое обеспечило бы не только хранение и удобный поиск документов, но и полноценный учет и контроль исполнения резолюций по ним.
В качестве программного продукта для внедрения был выбран "1С:Документооборот 8", поскольку он не только содержит практически все учетные контуры, необходимые для заказчика, но и значительно дешевле других решений, подходящих для данной организации.
В ходе внедрения были подробно проанализированы процессы обработки документов заказчика, определен перечень регистрируемых документов и схемы их обработки. В качестве дополнительной функциональности был разработан механизм учета расходных материалов для отправки исходящих документов (конверты и т.д.), механизм возврата бизнес-процессов на предыдущую стадию (в случае ошибочно сформированной задачи), а также ряд дополнительных отчетов. Для всех пользователей было проведено обучение на рабочих местах.
В результате внедрения продукта "1С:Документооборот 8" повысилась эффективность поиска и обработки документов, взаимодействия между различными структурными подразделениями организации, а также увеличилась скорость и прозрачность работы с обращениями граждан.
В настоящее время система сдана в промышленную эксплуатацию.

Отзыв клиента

АДМИНИСТРАЦИЯ ЧЕРЕПОВЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Отдел документирования и взаимодействия с муниципальными образованиями
ул.Первомайская, д.58, г.Череповец,
Вологодская обл., 162612 тел. (8202) 24-92-79, факс (8202) 24-93-45

На № от



В администрации Череповецкого муниципального района для решения задач автоматизации учета документов, ускорения и увеличения прозрачности работы с обращениями граждан и взаимодействия между структурными подразделениями учреждения был внедрен программный продукт «1С:Документооборот 8». Внедрение данного решения позволило перейти на новый, более эффективный уровень работы с документами и обращениями.
В результате внедрения были решены следующие задачи:
- централизованное безопасное хранение документов,
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
- регистрация входящих и исходящих документов,
- просмотр и редактирование документов,
- контроль версий документов,
- ограничение прав доступа к документам
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
- выдача и контроль поручений
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
- учет и контроль рабочего времени сотрудников
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Сотрудниками ООО «Логасофт» было произведено внедрение «1С: Документооборот 8» без существенных изменений, так как функциональности типовой конфигурации оказалось достаточно.
В ходе внедрения специалистами ООО «Логасофт» были выполнены следующие работы:
- оказаны консультации по выбору программного продукта для оптимального решения задач заказчика,
- произведена установка ПО на территории клиента на 30 рабочих местах в нескольких отделах,
- настроена учетная политика организации,
- настроены права и интерфейсы пользователей,
- проведено первоначальное обучение сотрудников заказчика работе в новой системе,
- проведено тестирование системы на пригодность к эксплуатации и обеспечен её ввод в эксплуатацию.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте организации. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам законодательства РФ.