Автоматизация оптово-розничной торговли химическими реактивами

Партнер: СМОЛ

Автоматизированы следующие функции:

  • Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
  • Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
    • Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
      • Розничная торговля
  • Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
    • Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
      • Бухгалтерский учет

Описание

Фирма использует в работе несколько регулярно обновляемых электронных каталогов (CD-ROM) товаров зарубежных фирм-производителей химических реактивов. Общее количество препаратов, описанных в этих каталогах, превышает двести пятьдесят тысяч. Решена задача объединения всех указанных каталогов в справочник "Номенклатура" системы программ "1С:Предприятие 7.7". Выделены существенные общие характеристики химикатов и критерии, позволяющие однозначно определять соответствие товарной позиции в справочнике "Номенклатура" и в каталоге производителя. Реализована возможность динамического обновления справочника "Номенклатура" при обновлении любого из каталогов фирм-производителей.
Для автоматизации приема товаров на склад создана обработка заполнения приходной накладной на основании инвойсов поставщика (документы в формате Excel и DBF, всего реализовано семь различных форматов с использованием механизма OLE-Automation).
Заказы на поставку товаров готовят менеджеры в информационной базе "1С:Предприятия" и через OLE-Automation экспортируют их в Excel для последующей отправки поставщикам по электронной почте. Заказов может быть несколько, а инвойс придет один. Если товара пришло меньше чем заказано, автоматически составляется акт о расхождении.
Карточка товара имеет дополнительные реквизиты: каталожный номер, наименование реактива, CAS-номер, химическая формула. Каталожный номер является уникальным идентификатором товара.
При оприходовании товара на склад определяется его место хранения – совокупность номеров комнаты, стеллажа, яруса и места. Товар одного каталожного номера может лежать на разных местах. На одном месте может лежать несколько товаров. Отгрузка товаров производится по методу FIFO. Разработаны отчетные формы для получения информации о том, на каком месте какой товар лежит, а также отчетная форма, позволяющая удобно комплектовать заказ (товар для отгрузки по накладной) – минимизирован обход стеллажей в поисках всех химикатов.
Товар может проходить процедуру расфасовки. Процедура заключается в том, что товар, хранящийся в одной упаковке, может быть "переложен" в другую, отличную от первой типом, весом, емкостью и т.. В этом случае считается, что каталожная характеристика товара поменялась, и вместо одной товарной позиции на складе фиксируется другая товарная позиция (в соответствующих количествах).
Оптово-розничная торговля осуществляется холдингом. На его склад централизованно поступает товар. Отгрузка (продажа) товара идет от имени нескольких юридических лиц – участников холдинга. Разработана гибкая регламентная процедура создания прихода товара на баланс этих юридических лиц по соответствующему расходу. Имеется возможность получения развернутой аналитики (отчетов) по продажам каждого юридического лица.
По заявке покупателя менеджер выписывает счет и отправляет его покупателю по факсу или по e-mail. После поступления оплаты от покупателя товар резервируется. Если нужного товара нет в достаточном количестве на складе, то товар заказывается у поставщика. После поступления от поставщика такой товар идет на комплектацию выписанного ранее счета.
Процедура оформления заказа поставщику автоматизирована: менеджер в нужный момент инициирует автоматическое формирование заказа на основании данных заявки покупателя и текущего свободного складского остатка. Сформированный заказ содержит информацию о том, кто его подготовил. Сформированный заказ может быть сохранен в необходимом электронном формате и отправлен поставщику по e-mail.
Имеется отчет, позволяющий отслеживать состояние выписанных счетов (оплачен, неоплачен, просрочен, отгружен, не отгружен, отгружен частично). Для снятия резервов по просроченным счетам используется специальная регламентная процедура. Движение всех документов в системе авторизовано (каждый документ имеет своего автора). Документы выписываются в различных валютах. Автоматизированная система может пересчитывать любые суммы в валюты бухгалтерского и управленческого учета.
Разработана процедура, облегчающая размещение данных о текущих остатках товаров по складу холдинга на WEB-витрине.

Внедрение

Крупный московский холдинг

Москва, Апрель 2005

Общее число автоматизированных рабочих мест: 15

Среднее число подключений к базе: 7

Параметры

15 рабочих мест, среднее число одновременных подключений – 7. Среднее число активно работающих на выписке документов и получении справок для клиентов – 5. Около 250000 артикулов, более 2000 клиентов, около 30 документов в день, в среднем по 50 строк в документе. Локальная сеть: коммутируемая Ethernet 10/100 Мбит/с, сервер: MS SBS 2000, Intel Pentium IV 2000 MHz, RAID5. Рабочие станции: Windows 2000/XP, PIII-800 и выше.