ОАО "ПКФ "Аксоль": внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Описание

Клиент обратился к нам с желанием автоматизировать весь поток документооборота - максимально уйти от бумаг. На предприятии уже существовал отлаженный и четкий механизм документооборота с описанными бизнес-процессами "Согласование", "Утверждение", "Рассмотрение" и т.п. Нами было предложено решение "1С:Документооборот 8 КОРП". Клиент сравнил несколько программных продуктов, в том числе и систему "Евфрат". Весомым аргументом в сторону "1С:Документооборот 8 КОРП" выступила цена, к тому же у клиента уже было внедрено "1С:Управление производственным предприятием" и имелось необходимое число клиентских лицензий. Т.е. только затраты на приобретение самого продукта у "1С" были на порядок дешевле, чем у конкурентов. Решение было принято. Клиенту требовалось внедрить продукт для учет внутренних, входящих и исходящих документов.

Цели, поставленные заказчиком на этапе внедрения:
1. Обучение одного "ответственного за внедрение" сотрудника клиента (который уже далее будет взаимодействовать с каждым пользователем системы).
2. Ввод нормативно-справочной информации, загрузка внешних шаблонов документов MS Word.
3. Настройка прав доступа пользователей системы (к файлам, документам)
4. Настройка механизма автозаполнения шаблонов документов MS Word, алгоритмы регистрации и нумерации документов, печати штампа о регистрации.
5. Настройка шаблонов простых и составных бизнес-процессов под нужды и особенности предприятия
6. Настройка использования ЭЦП - для каждого пользователя с легитимностью внутри компании и для генерального директора с легитимностью на уровне ПФР и налоговой.
7. Настройка уведомления пользователей о новых задачах по внутренней электронной почте компании

Описание работ по внедрению: (все задачи были реализованы с использованием типовой конфигурации)
1. Был обучен руководитель службы документационного обеспечения управления - дальнейшее обучение конечных пользователей осуществлял он сам.
2. Оргинозованы справочники нормативно-справочной информации - оказана помощь по вводу информации ответстсвенному за ввод данных.
3. Введены все пользователи, создана иерархия папок документов и файлов. Каждому пользователю выделена личная папка. Настроены разграничания прав доступа всех пользователей к документам и файлам
4. Были определены ключевая информация необходимая для автозаполнения шаблонов документов. При необходимости созданы новые источники данных с использованием произвольных запросов. Осуществлена полная настройка всех шаблонов рабочих документов: приказов, служебных записок, договоров и т.п.
5. Были настроены шаблоны типовых бизнес процессов "Согласование", "Рассмотрение", "Утверждание", "Поручение" с использованием исполнителей, ответственных за исполнение, контролирующих. Помимо простых были настроены 4 составных бизнес-процесса.
6. Был развернул сервер лицензирования на базе MS Windows Server 2008 R2 - Microsoft Enhanced Cryptographic Provider. Каждому пользователю выданы ЭЦП. Произведена соответствующая настройка "1С:Документооборот 8".
7. Было настроено регламентированное задание по уведомлению пользователей через внктреннюю почтовую службу MS Exchange.