Управление недвижимостью в УК «Соло» стало эффективнее с "1С:Документооборотом 8"

Партнер: Группа компаний "СофтБаланс"

Автоматизированы следующие функции:

  • Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
    • Автоматизация бизнес-процессов

Описание

Управляющая компания «Соло» совместно с партнером по внедрению Группой Компаний «СофтБаланс» завершила внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8». Система позволила организовать учет внутренних и внешних документов в единой информационной базе, автоматизировать процедуры их согласования. На данный момент 25 пользователей активно используют информационную систему для ввода и согласования документов, извлечения необходимой информации из архива документов. Получив первые положительные результаты, руководство УК «Соло», планирует расширение сферы использования "1С:Документооборот 8" и увеличение числа активных пользователей до 50, а в перспективе до 100.

Управляющая компания «СОЛО» была создана в результате слияния нескольких петербургских девелоперских компаний, действовавших на рынке коммерческой и жилой недвижимости Санкт-Петербурга более десяти лет.

Компания «Соло» занимается управлением большим количеством объектов коммерческой недвижимости, а также строительством и проектированием новых объектов, вследствие чего через секретариат проходят ежедневно десятки входящих и исходящих документов.

Кроме того, в процессе становления и развития компании был накоплен большой объем положений и регламентов в виде внутренних документов.
В ходе увеличения бумажного документооборота стало возникать все больше ошибок, связанных с потерей документов, с невозможностью контролировать сроки исполнения и согласования документов.

Для повышения эффективности работы компании руководство приняло решение с 01 января 2010 года построить электронный документооборот. Приоритетными задачами автоматизации было упорядочить хранение накопленных внутренних документов и систематизировать входящие и исходящие документы.

В процессе выбора системы автоматизации, управляющая компания «Соло» рассматривала различные системы документооборота. В результате было выбрано решение «1С:Документооборот 8» на новой платформе «1С:Предприятие 8.2».

Основными критериями выбора послужили: функциональность решения, уверенность в платформе «1С:Предприятие 8» и положительный опыт использования других систем на базе «1С:Предприятие 8». Возможность использования лицензий от ранее приобретенных продуктов семейства «1С:Предприятие 8» позволила оптимизировать расходы на приобретение системы.
Программный продукт «1С:Документооборот 8» был внедрен в кратчайшие сроки.
Благодаря гибкости типового решения, специалистам ГК "СофтБаланс" потребовалось всего две недели, чтобы ввести систему в эксплуатацию. За этот период были реализованы следующие задачи: формализованы существующие процессы документооборота в компании; построен эскиз системы в рамках функционала типовой конфигурации "Документооборот" системы программ "1С:Предприятие 8", проработана структура справочной информации; разработаны шаблоны бизнес-процессов для ознакомления, согласования и исполнения внутренних и внешних документов; произведено первичное обучение пользователей работе в системе.

В планах компании увеличение количества пользователей системы и развитие функционального использования бизнес-процессов. Есть планы по внедрению блока учета рабочего времени для расчета временных затрат сотрудников некоторых подразделений.

Внедрение

ООО "СОЛО"

Управляющая компания «СОЛО» предоставляет весь спектр услуг, которые необходимы инвестору, занятому в сфере недвижимого имущества. На каждой стадии инвестиционного проекта предлагает свои профессиональные знания и опыт, которые помогут клиентам получить наилучший результат.

Общая численность компании: 150

Санкт-Петербург, Январь 2010

Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 30

Параметры

"1С:Документооборот 8"