Внедрение "1С:Бухгалтерия 8" в ГУП ШБС «Выхино"

Описание

ГУП "ШБС Выхино" является комбинатом питания – школьной базовой столовой, обеспечивающей питание ряда школ района. Используется собственный цех по производству блюд и выпечки, а так же подразделения, базирующиеся на территориях школ, где происходит окончательная доводка и реализация произведенной продукции и покупных товаров для школьного питания.
Большая часть школ обслуживается в рамках государственных контрактов, с ведением расчетов по целевому финансированию. Оказание услуг по государственным контрактам сопровождается коммерческими дополнительными услугами питания и реализацией готовых продуктов питания через буфеты. Кроме того есть и чисто коммерческие договоры со школами, в том числе и негосударственными. Предприятие использует для доставки питания постоянного поставщика транспортных услуг, при этом осуществляется «транзит услуги», не добавляя стоимости посредничества.
Условием заключения (или продления) государственного контракта на обслуживание каждой школы является победа в тендерных торгах, проводимых каждые 6 месяцев. Для достижения этого предприятие ГУП "ШБС Выхино" использует «тендерное» снижение цен на реализуемую продукцию (услугу питания), а так же на реализуемую услугу доставки, получаемую от субподрядчика. Процент «тендерного снижения» определяется во время проведения торгов для каждой школы отдельно и может изменяться по результатам следующих торгов. Сумма «тендерного снижения» принимается на собственные затраты, уменьшающие прибыль, как издержки обращения.
Расчеты по государственным контрактам ведутся через центральную бухгалтерию управления образования города Москвы. Условия государственных контрактов предполагают ежемесячное размещение бухгалтерской отчетности на официальном сайте Департамента потребительского рынка и услуг города Москвы.
На момент обращения клиента в нашу компанию внутренний учет велся в технологически устаревшей специализированной программе на базе MS DOS. В стадии первичного внедрения находились программы "1С:Зарплата и кадры 7.7", "1С:Комбинат Питания (разработка партнера 1С:Агентство «Капитан» на базе "1С:Предприятие 7.7") и "1С:Бухгалтерия 8". Нам было предложено доработать и внедрить "1С:Бухгалтерия 8".
Основными задачами внедрения было:
• Ведение взаиморасчетов с потребителями услуг
• Формирование затрат из суммарных данным данных по школам вводимым вручную, либо переносом из других баз данных 1С по мере их внедрения
• Формирование общей бухгалтерской и налоговой отчетности
• Финансовый анализ хозяйственной деятельности
Наибольшую трудность представляло решение первой задачи, учитывая большой объем документооборота, его нестандартность с точки зрения технологии учета 1С и необходимости обходиться при этом малыми трудозатратами сотрудников бухгалтерии.
Для решения ее был разработан мегадокумент с очень удобной формой ввода и анализа суммарных данных по расчетам с каждой школой по каждому виду услуг, материальных затрат по ним и сумм тендерного снижения. При проведении документа формируется полный комплект документов реализации. С целью возможности повторного автоматического создания документов реализации после правки исходных данных добавлен регистр сведений, учитывающий документы реализации в привязке к их документу-создателю, движение по которому является единственным движением самого мегадокумента, а так же сохранение в мегадокументе номеров документов реализации. Мегадокумент дополнен сервисными процедурами заполнения, генерации номеров документов реализации, отчетами по созданным документам.
Добавлен регистр сведений, содержащий планы отгрузки по договорам, используемый при заполнении упомянутого мегадокумента. Справочник ДоговорыКонтрагентов дополнен реквизитами, служащими, в том числе и этой цели.
Проводки по бухгалтерскому и налоговому плану счетов документов реализации корректируются в соответствии с нестандартной учетной политикой, к ним добавлен учет материальных затрат, транзит услуг доставки, начисление затрат на тендерное снижение цен реализации. Изменение проводок реализовано с помощью механизма подписок на событие, не затрагивая модулей типовой конфигурации.
Регистр сведений «Учетная политика организаций дополнен ресурсами, содержащими некоторые служебные данные, необходимые для автоматического формирования документов реализации
Для интерактивного редактирования добавленных объектов используется механизм внешних печатных форм, и добавленные формы некоторых типовых объектов. Добавлен специальный интерфейс, объединяющий все дополнительные инструменты и формы. Все добавленные интерфейсные объекты помечены значком логотипа компании «Что Делать Консалт»
Основным достоинством доработки программы является достижение высокой степени автоматизации процесса формирования документов реализации при сохранении возможности автоматического обновления релиза типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия 8».
В процессе внедрения проводились консультации с официальным аудитором предприятия и была разработана система необходимых аналитических разрезов, что существенно улучшило возможности финансового анализа хозяйственной деятельности предприятия.
Неоднократно проводились сеансы разового обучения сотрудников бухгалтерии на территории предприятия по работе с типовой конфигурацией и с доработанными механизмами учета. Составлялись и корректировались инструкции по использованию доработанных механизмов.
Используется типовая интеграция с программой «1С:Зарплата и кадры 7.7».
Состояние внедрения: Система внедрена и находится на сопровождении внутренней ИТ службой. В настоящее время происходит внедрение системы «1С:Комбинат Питания» силами другого партнера 1С, и по завершении этого внедрения ручной ввод информации в мегадокумент должен быть заменен на загрузку суммарных данных, выгружаемых из системы «1С:Комбинат Питания».
Описание автоматизированных участков и бизнес-процессов: в единой базе работают: участок «банк», участок «Касса», материальный отдел, участок взаиморасчетов с поставщиками, участок формирования документов реализации (главный экономист), участок финансовой отчетности (главный бухгалтер).